WPPN 01/20 Cymalau gwerth cymdeithasol/uddion cymunedol drwy gaffael cyhoeddus

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru iachach
• Cymru sy’n fwy cyfartal
• Cymru o gymunedau cydlynus
• Cymru â diwylliant bywiog lle mae’r Gymraeg yn ffynnu
• Cymru sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang

Pwrpas y Nodyn Polisi Caffael hwn ar gyfer Cymru (WPPN) 01/20 yw rhoi cyngor i gyrff y sector cyhoeddus yng Nghymru ar amcanion polisi cyffredinol Llywodraeth Cymru ac adrodd ar ganlyniadau mewn perthynas â chymalau gwerth cymdeithasol/buddion cymunedol. Mae’r WPPN hwn yn ymdrin ag:

• Amcanion polisi cymalau gwerth cymdeithasol/buddion cymunedol - gweler adran 7 isod
• Adrodd ar ganlyniadau – gweler adran 9 isod.

• Mae’r WPPN hwn at sylw pob Corff Sector Cyhoeddus Cymruyng Nghymru, gan gynnwys adrannau Llywodraeth Cymru, cyrff GIG Cymru, Cyrff a Noddir gan Lywodraeth Cymru, awdurdodau lleol a’r sector cyhoeddus ehangach. Gyda’i gilydd, cyfeirir at y rhain fel ‘Gyrff Sector Cyhoeddus Cyrmu’ yn y WPPN hwn. Mae’r WPPN hwn yn cynnwys contractau nwyddau, gwasanaethau a gwaith sy’n cael eu darparu yng Nghymru.
• Cofiwch ddosbarthu’r WPPN hwn ar draws eich sefydliad ac i sefydliadau perthnasol eraill rydych chi’n gyfrifol amdanynt, gan dynnu sylw penodol y rheini sydd mewn rolau caffael, masnachol a chyllid ato.

Mae’r WPPN hwn yn weithredol o’r dyddiad cyhoeddi 18/11/2020 tan nes bydd yn cael ei ddisodli neu ei ganslo.

Pan ystyrir y sector cyhoeddus yng Nghymru drwyddo draw, dyma ddefnyddiwr mwyaf nwyddau a gwasanaethau y sector preifat a’r sector gwirfoddol yng Nghymru, ac mae’n gwario tua £6.7bn y flwyddyn (Dadansoddi gwariant caffael 2018-19). Drwy ddarparu contractau cyhoeddus, mae gan y grym gwario hwn y potensial i ddylanwadu ar ddatblygiad y farchnad yn y tymor canolig i’r tymor hir a chreu cyfleoedd i gyflawni canlyniadau economaidd-gymdeithasol ac amgylcheddol ehangach, gan ddiwallu anghenion y presennol heb beryglu gallu cenedlaethau’r dyfodol i ddiwallu eu hanghenion eu hunain.

Lle bynnag y bo modd, dylid ystyried cynnwys gofynion gwerth cymdeithasol sy’n gymesur â gwerth ac sy’n ymwneud â chwmpas y contract mewn tendrau sector cyhoeddus.

Ym mhob achos lle y mae Corff Sector Cyhoeddus Cymru yn penderfynu cynnwys gofynion gwerth cymdeithasol:

• Dylid nodi cysylltiadau rhwng gofynion gwerth cymdeithasol a Nodau Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 (“WBFG”). Dylid pennu nodau (pan fo Corff Sector Cyhoeddus Cymru yn ddarostyngedig i WBFG), a
• Dylid rhoi pwysoliad o 10% (Procurement Policy Note 06/20 – taking account of social value in the award of central government contracts) o leiaf ar gyfanswm y meini prawf dyfarnu ar gyfer gwerth cymdeithasol yn y tendr, i sicrhau sgôr digon trwm i fod yn ffactor sy’n gwahaniaethu wrth werthuso cynigion.

Nid yw manteisio ar y cyfleoedd hyn erioed wedi bod yn bwysicach ac mae’n hanfodol er mwyn bodloni gofynion Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 (am ragor o wybodaeth, gweler Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015: yr hanfodion) a’r Ddyletswydd Economaidd-Gymdeithasol a fydd yn ei gwneud hi’n ofynnol i gyrff cyhoeddus penodol, wrth wneud penderfyniadau strategol fel ‘pennu blaenoriaethau a gosod amcanion’, ystyried sut y gallai eu penderfyniadau helpu i leihau’r anghydraddoldebau sy’n gysylltiedig ag anfantais economaidd-gymdeithasol,’ (fel y diffiniwyd yn y Datganiad Ysgrifenedig: Cymru Fwy Cyfartal – Cychwyn y Ddyletswydd Economaidd-gymdeithasol - Mawrth 2020) pan ddaw i rym ar 1 Ebrill 2021.

Mae’r ddau fesur yn ategu diffiniadau hirdymor “caffael” a “gwerth am arian yng Nghymru” (gweler isod).

Beth yw gwerth cymdeithasol yng nghyd-destun caffael? - Diffiniadau

• Mae ‘Gwerth Cymdeithasol’ yn derm eang a ddefnyddir i ddisgrifio effeithiau cymdeithasol, amgylcheddol ac economaidd camau a gymerir gan gymunedau, sefydliadau, llywodraethau ac unigolion (fel y diffiniwyd yn Social Value for Commercial Success eLearning, Government Commercial College, 2020).
• Mae ‘cymalau Gwerth Cymdeithasol / Buddion Cymunedol’ yn is-set o werth cymdeithasol sy’n cyfeirio at amodau contract neu amodau grant neu arian cyfatebol mewn gwariant sector cyhoeddus (grant neu arian cyfatebol) sydd wedi’i gynllunio i sicrhau canlyniadau gwerth ychwanegol cymdeithasol, amgylcheddol, economaidd a diwylliannol wrth dendro am waith (adeiladu / seilwaith), gwasanaeth neu gyflenwadau.
• 'Caffael’ (fel y diffiniwyd yn Procuring the Future - Tasglu Caffael Cynaliadwy y DU 2006 and Datganiadau Polisi Caffael Cymru 2012 and 2015) yw’r broses lle mae sefydliadau yn diwallu eu hanghenion o ran nwyddau, gwasanaethau, gwaith a chyfleustodau mewn ffordd sy’n sicrhau gwerth am arian ar sail oes gyfan o ran creu buddion nid yn unig i'r sefydliad, ond hefyd i’r gymdeithas a’r economi, gan effeithio cyn lleied â phosibl ar yr amgylchedd.
• ‘Gwerth am Arian’ (Datganiadau Polisi Caffael Cymru 2012 a 2015) yw’r cyfuniad gorau posibl o gostau oes gyfan, o ran sicrhau arbedion effeithlonrwydd a chanlyniadau o ansawdd da i’r sefydliad, yn ogystal â sicrhau budd i gymdeithas, i'r economi ac i'r amgylchedd, nawr ac yn y dyfodol.

Mae’r diffiniadau hyn yn bwysig gan eu bod yn gwahaniaethu rhwng y prif amcanion / dibenion / buddion a ragwelir o ymrwymo arian cyhoeddus i brosiectau neu gontractau a’r amcanion eilaidd gwerth ychwanegol y gellid eu cyflawni hefyd. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu mai’r ffordd orau o fynd i’r afael â phroblemau / risgiau / cyfleoedd yw ar wahanol adegau yn y broses gaffael, yn dibynnu ar eu blaenoriaeth a’u cysylltiad â phwnc y contract.

Prif amcanion

– y buddion a ragwelir; y rheswm dros wario arian cyhoeddus; i, sicrhau’r nwyddau, y gwaith a’r gwasanaethau sydd eu hangen ar sefydliadau a phobl Cymru, ... diwallu anghenion y presennol heb amharu ar allu cenedlaethau’r dyfodol i ddiwallu eu hanghenion eu hunain...gan greu buddion nid yn unig i’r sefydliad, ond hefyd i’r gymdeithas a’r economi, gan effeithio cyn lleied â phosibl ar yr amgylchedd. Mae’r rhain yn debygol o fod yn ‘fuddion i’r gymuned’ ee adeiladu ysgolion o dan raglen Ysgolion yr 21ain Ganrif, er mwyn sicrhau bod modd defnyddio’r adeilad fel ysgol ac ased cymunedol i’r graddau mwyaf posibl.

Amcanion eilaidd

– ‘eilaidd’ dim ond yn yr ystyr na ellir eu cyflawni heb y prif bwrpas. Maent yn werth ychwanegol sy’n deillio o’r prif gyllid sy’n arwain at ‘fuddion cymunedol gwerth cymdeithasol - ee mentrau cadwyn gyflenwi - cyfle i fusnesau yng Nghymru; mentrau addysgol – defnyddio gweithgarwch y contract i gefnogi addysg STEM; ac ati.

Mae delwedd isod yn nodi’r amcanion polisi ar gymalau Gwerth Cymdeithasol / Buddion Cymunedol y gellir eu teilwra yng nghyd-destun gofynion penodol contractau ac anghenion pobl a chymunedau Cymru.

Image

Er enghraifft (ond heb fod yn gyfyngedig i):

Hyfforddi a recriwtio pobl economaidd anweithgar

Creu cyfleoedd newydd fel prentisiaethau neu ddarparu wythnosau hyfforddiant ymarferol ar gyfer prentisiaid presennol; cyfleoedd profiad gwaith neu hyfforddiant canolradd fel Hyfforddeiaethau; Treialon Gwaith neu leoliadau ‘rhyngosod’ ar gyfer profiad gwaith wrth astudio.

Mentrau’r gadwyn gyflenwi a Gweithio gyda’r 3ydd Sector

Hyrwyddo cadwyni cyflenwi agored a hygyrch sy’n rhoi cyfleoedd i fusnesau yng Nghymru – yn enwedig y rheini sy’n rhan o’n Heconomi Sylfaenol a busnesau bach a chanolig – wneud cais am waith; hyrwyddo ymgysylltu â mentrau cymdeithasol a busnesau a gynorthwyir; hyrwyddo gwaith teg a thelerau talu teg a phrydlon i lawr cadwyni cyflenwi.

Mentrau addysgol

Roedd cyfraniadau at addysg yng Nghymru drwy ymgysylltu â chwricwlwm ysgolion, colegau a phrifysgolion yn canolbwyntio ar gefnogi dysgu STEM.

Mentrau Cymunedol a Diwylliannol

Cyfraniadau at fentrau cymunedol gan gynnwys y rheini sy’n cefnogi mynd i’r afael â thlodi ledled Cymru ac sy’n cael effaith barhaol ar y gymuned; hyrwyddo presenoldeb a chyfranogiad mewn digwyddiadau cymunedol a diwylliannol a rhai sy’n gwarchod ein treftadaeth ddiwylliannol.

Mentrau amgylcheddol

Manteisio ar gyfleoedd i leihau effaith amgylcheddol y contract ymhellach a hyrwyddo buddion amgylcheddol, yn enwedig pan na ellir cynnwys yr amcanion hyn yn y fanyleb.

DS: Er mwyn gallu gwerthuso Gwerth Cymdeithasol, rhaid cyfeirio ato yn y fanyleb a’r meini prawf dyfarnu. Nodir isod camau proses gaffael a sut y gellir cynnwys Gwerth Cymdeithasol ym mhob cam:

Y cam cyn caffael

Dylai Gyrff Sector Cyhoeddus Cymru:

• Ddeall y gofynion deddfwriaethol a/neu ymrwymiadau sefydliadol o ran Gwerth Cymdeithasol (ee Cynlluniau Llesiant lleol neu ranbarthol y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus; a yw’r Corff Sector Cyhoeddus Cymru yn ddarostyngedig i WBFG, y Ddyletswydd Economaidd-Gymdeithasol neu lle nad yw’r Corff Sector Cyhoeddus Cymruyn ddarostyngedig i’r rhain a oes unrhyw amodau cyllid y mae angen rhoi sylw iddynt)
• Deall y problemau yn eu cymunedau a’u rhanbarthau a nodi sut y rhoddir sylw i’r rhain a’u mynegi fel amcanion Gwerth Cymdeithasol
• Ar ôl nodi’r problemau, mynd ati i’w blaenoriaethu, gan ystyried:
  • Beth sy’n rhesymol ei gynnwys yn y fanyleb
  • A ellir eu cwestiynu a’u gwerthuso yn y tendr, neu
  • Pan nad yw amodau’r farchnad yn caniatáu rhoi sylw i werth cymdeithasol ymhellach yn y broses gaffael, a oes modd rhoi sylw i werth cymdeithasol gyda chontractwyr wrth reoli contractau
• Cyfeirio at eich bwriad i roi sylw i’ch amcanion Gwerth Cymdeithasol drwy edrych ar gyfleoedd a thrwy ddulliau ymgysylltu cyn mynd i’r farchnad; Gall hyn gynnwys siarad â grwpiau cymunedol i ddeall eu hanghenion / diddordebau er mwyn targedu canlyniadau Gwerth Cymdeithasol yn well, yn ogystal â dulliau ymgysylltu cyn mynd i’r farchnad megis Hysbysiadau Dangosol Blaenoro; a digwyddiadau Cwrdd â’r prynwr.
• Nodi sut y bydd ymrwymiadau Gwerth Cymdeithasol yn cael eu monitro a’r canlyniadau’n cael eu hadrodd. (gweler adran 9, Adrodd ar Ganlyniadau, isod)

Y cam caffael

Er mwyn gwerthuso Gwerth Cymdeithasol, bydd angen i gyrff Sector Cyhoeddus Cymru sicrhau bod y gofynion yn gysylltiedig â chwmpas y contract, fel y nodwyd yn y dogfennau caffael, gan sicrhau nad yw’r meini prawf a ddewisir yn gosod rhyddid di-rwystr o ddewis ar yr Corff Sector Cyhoeddus Cymru a sicrhau bod y gofynion yn gymesur nac yn torri egwyddorion o ran triniaeth deg, peidio â chaniatáu gwahaniaethu neu dryloywder.

Dylai gyrff Sector Cyhoeddus Cymru:

• Pennu meini prawf dethol a dyfarnu ar gyfer gofynion cost / pris, technegol / ansawdd (gan gynnwys y Gwerth Cymdeithasol a nodwyd yn y cam Cyn caffael)
• Sicrhau bod unrhyw gymalau Gwerth Cymdeithasol/Buddion Cymdeithasol y maent yn bwriadu eu cynnwys yn gysylltiedig â phwnc y contract a’r hyn a nodwyd yn nogfennau’r contract. Dylid hefyd ystyried sut y bydd gofyn i’r contractiwr/cyflenwr/darparwr gwasanaeth llwyddiannus eu llifo i lawr y gadwyn gyflenwi a sut y byddant yn cael eu monitro a sut yr adroddir ar ganlyniadau (gweler adran 9 Adrodd ar Ganlyniadau, isod), a
• Sicrhau bod Hysbysiad y Contract yn cyfeirio at y Gwerth Cymdeithasol i’w ddarparu. Dylai’r dogfennau caffael hefyd fanylu’r cysylltiadau rhwng yr amcanion Gwerth Cymdeithasol arfaethedig a Nod(au) WBFG perthnasol (pan fo’r Corff Sector Cyhoeddus Cymru yn ddarostyngedig i WBFG).

Y cam dyfarnu contract a rheoli contract

Dylai’r Awdurdod Contractio:

• Sicrhau bod rheolwyr contractau a’r contractwr / cyflenwr neu ddarparwr y gwasanaeth yn ymwybodol o ofynion Gwerth Cymdeithasol unrhyw Ddangosyddion Perfformiad Allweddol cysylltiedig a’r dulliau adrodd a ddewiswyd
• Cadw golwg ar y ddarpariaeth yn erbyn y gofynion Gwerth Cymdeithasol, cyn belled i lawr y cadwyni cyflenwi ag sy’n rhesymol ymarferol, gan sicrhau bod hyn yn un o nodweddion cyfarfodydd rheoli contractau rheolaidd, a dilyn y trywydd cyflawni o ran y Dangosyddion Perfformiad Allweddol a thrwy gyfeirio at y dull adrodd o’ch dewis, a
• Rhannu unrhyw wersi a ddysgwyd wrth baratoi ar gyfer contractau dilynol a hynny ar draws y sefydliad a'r tu allan iddo, er mwyn i eraill ddysgu o’u profiad.

Mae nifer o ddulliau adrodd, sydd yn wasanaethau am ddim ac sydd ar gael yn fasnachol ac y codir tâl amdanynt, ar gyfer monitro ac adrodd yn erbyn canlyniadau Gwerth Cymdeithasol. Mater i gyrff Sector Cyhoeduss Cymru yw dewis yr adnodd adrodd, ar yr amod bod yr adnoddau neu’r prosesau a ddewisir yn caniatáu adrodd ar ganlyniadau Gwerth Cymdeithasol yn erbyn un neu ragor o Nodau WBFG (pan fo’r Corff Sector Cyhoeddus Cymruyn ddarostyngedig i WBFG).

• PPN 06/20 Procurement Policy Note – Taking Account of Social Value in the Award of Central Government Contracts (Gwasanaethau Masnachol y Goron, Medi 2020)
• Social Value for Commercial Success eLearning (Government Commercial College 2020)
• Procuring the Future (Tasglu Caffael Cynaliadwy y DU 2006)
• Datganiadau Polisi Caffael Cymru (Llywodraeth Cymru 2012 and 2015)
• Buddion Cymunedol – Sicrhau’r Gwerth Mwyaf Posibl ar gyfer y Bunt Gymreig 2014