Cafcass Cymru: sut mae cael at eich gwybodaeth bersonol

O dan gyfraith diogelu data'r DU, mae gennych hawl i ofyn am gopi o'r wybodaeth bersonol sydd gan Cafcass Cymru amdanoch.  Gelwir hyn yn hawl mynediad neu'n gais am fynediad at ddata gan y testun, SAR neu DSAR.

Dim ond eich gwybodaeth bersonol eich hun yn unig mae gennych hawl i'w gweld.

Fodd bynnag, mae adegau lle efallai na fyddwn yn gallu rhannu'r holl wybodaeth sydd gennym.  Er enghraifft:

• Gall gwybodaeth gynnwys manylion am berson arall (‘trydydd parti’).
• Efallai bod rhywun wedi rhoi gwybodaeth i ni yn gyfrinachol.
• Gallai rhannu gwybodaeth effeithio ar achosion Llys Teulu sy'n mynd rhagddynt.
• Gall gwybodaeth gael ei diogelu gan fraint broffesiynol gyfreithiol.
• Mewn rhai achosion, gall gwybodaeth sy'n ymwneud ag iechyd, gwaith cymdeithasol, atal troseddau neu ddiogelwch unigolyn gael ei heithrio rhag cael ei datgelu.

Lle na ellir rhannu gwybodaeth, byddwn yn esbonio hyn lle bo modd.

Nid yw SAR yn rhoi mynediad awtomatig i'ch ffeil achos gyfan na phob dogfen sy'n gysylltiedig â'ch achos.

Os ydych yn ceisio mynediad at ddogfen benodol/dogfennau penodol neu ddogfen(nau) sy'n cynnwys gwybodaeth am bobl eraill, efallai y bydd angen i chi wneud cais i'r llys datgelu gan na fyddant yn cael eu datgelu o dan SAR.

Os yw achos Llys Teulu yn mynd rhagddo, efallai y bydd y wybodaeth y gallwn ei darparu drwy gais am fynediad at ddata gan y testun yn gyfyngedig.

Ni fyddwn yn datgelu gwybodaeth lle gallai gwneud hynny gael effaith andwyol ar yr achos llys.  Os bydd angen i chi gael mynediad at ddogfennau cyflawn sy'n ymwneud â chi eich hun, eich teulu, neu'r achos ehangach, efallai yr hoffech eu ceisio drwy'r llys gan na fyddant yn cael eu datgelu o dan SAR.

Os nad ydych (neu nad oeddech) yn barti i achos Llys Teulu, ni allwn ddatgelu gwybodaeth sy'n ymwneud â'r achos hwnnw drwy SAR: mae hyn yn unol â'r Rheolaeth Trefniadaeth Teulu.

I gael gwybodaeth o achosion llys, bydd angen i chi ofyn am ganiatâd y llys drwy wneud cais am ddatgeliad.

Yn y rhan fwyaf o achosion, eiddo i'r plentyn ac nid i'w riant na'i ofalwr mae gwybodaeth am blentyn.

Pan fo plentyn yn barti i'r achos, gall unigolyn sydd â chyfrifoldeb rhiant wneud cais ar ei ran.  Fodd bynnag, cyn datgelu unrhyw wybodaeth, bydd Cafcass Cymru bob amser yn ystyried budd pennaf y plentyn.  Hyd yn oed os bydd y plentyn yn ifanc iawn, eiddo iddo ef yn unig mae ei wybodaeth, a'r plentyn sydd â'r hawl i gael mynediad at y wybodaeth.

Pan fo plentyn yn ddigon aeddfed i ddeall ei hawliau diogelu data, byddem fel arfer yn disgwyl iddo wneud ei gais ei hun.  Efallai y byddwn yn gofyn am dystiolaeth bod y plentyn wedi cytuno i rywun arall wneud cais ar ei ran.

Yn gyffredinol, ystyrir bod plentyn dros 12 oed yn gallu gwneud ei gais ei hun, ond bydd pob achos yn cael ei ystyried yn seiliedig ar ei amgylchiadau penodol.

Fel arfer, bydd angen i blant nad ydynt yn bartïon i achos gael caniatâd gan y llys cyn y gellir datgelu gwybodaeth.

Rydym yn argymell eich bod yn gwneud eich cais trwy anfon e-bost at CafcassCymru@llyw.cymru. 

Gallwch hefyd wneud cais drwy'r ymarferydd Cafcass Cymru a neilltuwyd i chi neu unrhyw aelod arall o staff Cafcass Cymru.

Os ydych yn chwilio am wybodaeth benodol, dywedwch wrthym am beth rydych yn chwilio a rhowch unrhyw ddyddiadau perthnasol. Gallai hyn ein helpu i ymateb yn gyflymach.

Prawf hunaniaeth 

Cyn i ni allu prosesu eich cais, efallai y bydd angen i ni gadarnhau pwy ydych chi.

Efallai y byddwn yn gofyn i chi ddarparu'r canlynol:

• Prawf hunaniaeth: yn dangos eich llun a'ch llofnod (er enghraifft, pasbort neu drwydded yrru).
• Prawf hunaniaeth: yn dangos eich enw a'ch cyfeiriad presennol (er enghraifft, bil cyfleustodau diweddar neu lythyr swyddogol).

Ein nod yw cydnabod eich cais o fewn tri diwrnod gwaith o'i dderbyn.

Pan fyddwn wedi derbyn cais dilys ac unrhyw ddogfennau adnabod angenrheidiol, byddwn fel arfer yn ymateb o fewn un mis calendr.

Os bydd angen mwy o amser arnom, byddwn yn rhoi gwybod i chi ac yn esbonio pam.

Am resymau diogelwch, rydym fel arfer yn darparu gwybodaeth yn electronig drwy ein system rhannu ffeiliau ddiogel, Objective Connect.  Efallai y byddwn yn cysylltu â chi i gadarnhau eich cyfeiriad e-bost cyn anfon gwybodaeth atoch.

Os byddai'n well gennych gael copïau papur, rhowch wybod i ni wrth gyflwyno eich cais.  Bydd copïau papur yn cael eu hanfon gan ddefnyddio ‘recorded delivery’ a bydd angen llofnodi pan fyddwch yn eu derbyn.

Os byddwch yn anfodlon ar y ffordd rydym wedi ymdrin â'ch cais, gallwch wneud cwyn.  Bydd manylion sut i wneud hyn yn cael eu cynnwys yn ein hymateb.

Os byddwch yn dal yn anfodlon ar ôl i ni ystyried eich cwyn, mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef awdurdod annibynnol y DU ar gyfer diogelu data yn https://cy.ico.org.uk/.