Enwebiadau ar gyfer anrhydeddau: hysbysiad preifatrwydd

Enw'r Rheolydd Data: Llywodraeth Cymru
Cyfeiriad: Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ
E-bost: honours@gov.uk 

Mae prosesu manylion personol y sawl a enwebwyd, a'r enwebydd yn angenrheidiol er mwyn i'r Goron arfer ei swyddogaeth o roi anrhydedd neu urddas. Mae'r Ysgrifenyddiaeth Anrhydeddau yn Llywodraeth Cymru yn casglu'r wybodaeth bersonol angenrheidiol i benderfynu ar gymhwysedd ac addasrwydd ar gyfer gwobr.

Er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data, rhaid i ni fod â sail gyfreithiol ar gyfer prosesu unrhyw ddata personol. Mae'r gwaith prosesu y mae'r Adran hon yn ei wneud ar sail ‘tasg gyhoeddus’ (h.y. mae'r prosesu yn angenrheidiol er mwyn i'r Adran gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu ar gyfer ein swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu'r swyddogaeth sail glir yn y gyfraith). Fel y manylir isod, bydd rhywfaint o'r wybodaeth rydym yn ei phrosesu yn arbennig o sensitif (e.e. yn ymwneud â hil neu ethnigrwydd), a'r amod ar gyfer prosesu'r data personol categori arbennig (sensitif) hwn yw ‘rhesymau o ddiddordeb cyhoeddus sylweddol’. Nid oes gofyniad ar yr enwebydd i gael caniatâd y sawl y mae’n ei enwebu. Ni ddylid rhoi gwybod i unigolion eu bod wedi cael eu henwebu gan nad yw'n deg codi eu disgwyliadau.

Rydym yn prosesu data personol a data personol categori arbennig (sensitif). Mae data personol sy'n cael eu prosesu yn cynnwys enw, cyfeiriad a dyddiad geni. Mae data personol categori arbennig (sensitif) yn cynnwys gwybodaeth am hil, ethnigrwydd ac anabledd.

Daw’r data personol gan y sawl sy’n enwebu unigolyn am Anrhydedd ac mae enwebiadau yn cael eu derbyn yn gyfrinachol. Gall yr enwebydd fod yn unrhyw unigolyn neu sefydliad - er enghraifft, aelod o'r cyhoedd, Adran Llywodraeth Cymru, gwleidyddion lleol, Arglwydd Raglaw, neu adrannau Llywodraeth y DU gan gynnwys Swyddfa'r Cabinet a'r Swyddfa Dramor a Chymanwlad.

Caiff gwybodaeth bersonol ei rhannu ag adrannau eraill y Llywodraeth, neu'r staff hynny mewn cyrff cyhoeddus eraill sy'n ymwneud â'r broses enwebu. Er enghraifft, gellir rhannu gwybodaeth bersonol yn gyfrinachol ac yn ddiogel gydag Adrannau Llywodraeth Cymru; Swyddfa'r Cabinet, Adrannau Llywodraeth eraill y DU, ac Arglwydd Raglawiaid a benodwyd gan y Brenin at ddibenion prosesu'r enwebiad am Anrhydedd.

Weithiau efallai y bydd angen trosglwyddo gwybodaeth bersonol dramor. Pan fydd hyn yn angenrheidiol, gellir trosglwyddo gwybodaeth i wledydd neu diriogaethau ar hyd a lled y byd. Bydd unrhyw drosglwyddiadau a wneir yn cydymffurfio'n llawn â phob agwedd ar ddeddfwriaeth diogelu data.

Gall Llywodraeth Cymru gadw gwybodaeth sy'n ymwneud â gweinyddu'r system anrhydeddau, gan gynnwys data personol, am 20 mlynedd. Bydd cofnod yn cael ei gadw am byth o'r enwebeion hynny sy'n derbyn anrhydedd at ddibenion cadw cofnodion am y system anrhydeddau.

Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio mewn perthynas â gwneud penderfyniadau awtomataidd gan gynnwys proffilio.

Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rheoli yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data ac amserlen cadw a gwaredu Llywodraeth Cymru. Dim ond cyhyd ag sy'n angenrheidiol ac at y dibenion y cafodd ei chasglu, y bydd gwybodaeth yn cael ei chadw. Mae'r Adran yn dilyn polisïau rheoli gwybodaeth a llywodraethu Llywodraeth Cymru i sicrhau bod eich data'n cael eu prosesu'n ddiogel. Yn benodol, mae eich gwybodaeth yn cael ei storio'n electronig o fewn system rheoli cofnodion ddiogel Llywodraeth Cymru ac mae'n hygyrch i nifer cyfyngedig o staff awdurdodedig yn unig.

O dan y ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych hawl i'r canlynol:

• i gael gwybod am y data personol y mae Llywodraeth Cymru yn eu cadw amdanoch, a gweld y data hynny
• i ofyn i ni gywiro unrhyw wallau yn y data hynny
• i wrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu’r data (o dan rai amgylchiadau)
• i’ch data gael eu ‘dileu’ (o dan rai amgylchiadau)
• cludadwyedd y data (o dan rai amgylchiadau)
• i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i drin eich data personol yn saff ac yn ddiogel, a dim ond cyhyd ag y mae angen inni wneud hynny.   

Os oes gennych chi unrhyw bryderon ynglŷn â'r ffordd rydym yn defnyddio eich data personol, y peth gorau fyddai ichi eu codi â’r tîm perthnasol i ddechrau.   

Gallwch hefyd gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data drwy e-bostio SwyddogDiogeluData@llyw.cymru neu drwy anfon llythyr i’r cyfeiriad isod:  

Llywodraeth Cymru  
Parc Cathays  
Caerdydd  
CF10 3NQ 

Os hoffech wneud cwyn ffurfiol am y ffordd y mae Llywodraeth Cymru wedi prosesu eich data personol, gallwch ddilyn y canllawiau ar y dudalen Cwyn am Lywodraeth Cymru. 

Byddwn yn cydnabod eich cwyn ac yn ymateb o fewn amserlen briodol, yn unol â deddfwriaeth diogelu data a'n proses gwyno.