Nodyn Polisi Caffael Cymru WPPN 001: holiadur dewis safonol ar gyfer contractau gweithiau

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n fwy cyfartal
• Cymru sy’n  gyfrifol ar lefel fyd-eang

• Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn yn weithredol o ddyddiad cychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024.
• Wrth ddarllen unrhyw bolisi, dylech gyfeirio hefyd at Ddatganiad Polisi Caffael Cymru, Deddf Caffael 2023, Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 a Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023.
• Nid yw'r Nodyn hwn yn gyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddo fod yn gynhwysfawr – dylai partïon contractio fynd ati o'u rhan eu hunain i ofyn am gyngor annibynnol, fel y bo'n briodol. Sylwer hefyd fod y gyfraith yn newid yn gyson ac y dylech ofyn am gyngor mewn achosion unigol.
• Mae’r nodyn yn tybio bod gan y darllenydd lefel benodol o wybodaeth am gaffael cyhoeddus. Mae ar gael drwy wefan Llywodraeth Cymru LLYW.CYMRU a dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau at PolisiMasnachol@llyw.cymru neu at wasanaethau i gwsmeriaid Llywodraeth Cymru.
• Bydd cyfeiriadau at 'Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024' yn cael eu mynegi yma fel "y gyfundrefn gaffael".

1.1 Nid yw’r Ddogfen Gaffael Sengl (SPD), sy'n cael ei defnyddio o dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 (PCR), yn cael ei defnyddio bellach ar ôl i'r Gyfundrefn Gaffael newydd ddod i rym.

1.2 Mae a wnelo'r nodyn hwn â chwestiynau y dylid eu gofyn wrth ddewis cyflenwyr ar gyfer contractau gweithiau (contractau gweithiau sy'n cael eu cyflawni yng Nghymru - gan gynnwys caffael contractau cymysg sy'n cynnwys cyflenwadau a gwasanaethau ond sydd, oherwydd cynnwys y gwaith, yn dod o dan Reoliadau Adeiladu (Dylunio a Rheoli) 2015), a dylai Awdurdodau Cymreig Datganoledig a chyflenwyr fod yn ymwybodol ohono. Dylid troi at WPPN 002 am arweiniad ar Holiadur Caffael Penodol Cymru (WPSQ) newydd a'i ddefnydd ar gyfer contractau Nwyddau, Gwasanaethau a Gweithiau a'i ryngweithio â'r Platfform Digidol Canolog (CDP - yw'r system ar-lein y cyfeirir ato yn Neddf Caffael 2023 (y Ddeddf) sydd ar gael yn Find a Tender) newydd.

2.1 Mae'r Nodyn hwn yn cael ei gyhoeddi er mwyn cynnig cymorth i bob Awdurdod Cymreig Datganoledig, gan gynnwys adrannau Llywodraeth Cymru, cyrff GIG Cymru, Cyrff a Noddir gan Lywodraeth Cymru, yr awdurdodau lleol a'r sector cyhoeddus ehangach.

2.2 Byddem yn ddiolchgar pe baech yn dosbarthu’r Nodyn hwn ar draws eich sefydliad chi a sefydliadau perthnasol eraill yr ydych yn gyfrifol amdanynt, gan ei ddwyn at sylw penodol y rheini sydd mewn swyddi caffael, masnachol a chyllid.

3.1 Mae dewis cyflenwyr yn gam allweddol mewn proses gaffael gyhoeddus. Rhaid ichi fynd ati yn ystod y cam hwnnw i gasglu gwybodaeth am ddarpar gyflenwyr ac i asesu eu gallu technegol a phroffesiynol, eu statws economaidd ac ariannol, ac a oes unrhyw un neu rai o'r seiliau dros wahardd sydd i'w gweld yn Neddf Caffael 2023 yn berthnasol yn achos y cyflenwyr sydd o dan sylw.

3.2 Ar ôl iddynt gysylltu'n eang â rhanddeiliaid a mynd ati i drafod y cam dewis cyflenwyr ar gyfer contractau gweithiau, dylai awdurdodau Cymreig datganoledig ddefnyddio'r Safon Asesu Cyffredin (CAS) ar gyfer contractau gweithiau o 24 Chwefror 2025 ymlaen yn lle'r Ddogfen Gaffael Sengl.

4.1 Y Safon Asesu Cyffredin (CAS), a ddatblygwyd gan sefydliad o'r enw 'Build UK', yw'r safon a gydnabyddir gan y diwydiant ar gyfer y prosesau cyn-gymhwyso wrth ddewis cyflenwyr yn y sector adeiladu.

4.2 Dyma brif fanteision mabwysiadu cyfres cwestiynau'r CAS yng Nghymru:

• Mae'n gyfres safonol o gwestiynau i'w defnyddio gan awdurdodau contractio ar draws Cymru a Lloegr
• Gwella effeithlonrwydd, oherwydd y bydd cyflenwyr sy'n gwneud gwaith ar ran awdurdodau contractio yng Nghymru a Lloegr yn cael un gyfres o gwestiynau cyffredin
• Gwella ansawdd trwy gyfres o gwestiynau a safonau asesu cyfatebol y cytunwyd arnynt gan y diwydiant
• Arbed amser ac arian i gyflenwyr yn ystod y broses cyn-gymhwyso, gan fod un gyfres o gwestiynau cyffredin yn caniatáu iddynt gwblhau'r broses honno'n gynt
• Mae'n bosibl y bydd cyflenwyr yn gallu cael / defnyddio achrediad CAS
• Mae cytundeb rhannu data ar gael rhwng darparwyr CAS gwahanol. Mae hynny'n golygu y gallai data allweddol am gyflenwyr fod ar gael ym mhyrth cyrff asesu cydnabyddedig eraill nad oeddent, yn wreiddiol, wedi ardystio'r cyflenwr yn unol â'r CAS
• Mae Grŵp Adolygu yn cynnal y CAS fel ei bod yn parhau'n addas i'r diben, yn berthnasol ac yn gyfredol. Hefyd, gall unrhyw un awgrymu newidiadau ar unrhyw adeg trwy ffurflen ar-lein.

4.3 Sylwer:

• Bydd cyfres cwestiynau'r CAS ar gael ar ffurf templed ar GwerthwchiGymru ac eDendrCymru.
• Pan fydd y dyletswyddau sydd i'w gweld yn Neddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023 i gaffael mewn ffordd gymdeithasol gyfrifol yn dod i rym, mae'n bosibl y bydd angen cwestiynau ychwanegol ar gyfer y broses gyn-gymhwyso yng Nghymru. Mae'n debygol na fydd llawer iawn ohonynt, a byddant yn cael eu hystyried maes o law.

5.1 Mae'r canllawiau a ganlyn yn berthnasol i gontractau gweithiau yn unig.

5.2 Ar gyfer contractau gweithiau (gan gynnwys caffael contractau cymysg sy'n cynnwys cyflenwadau a gwasanaethau ond sydd, oherwydd eu bod yn cynnwys Gwaith, yn dod o dan Reoliadau Adeiladu (Dylunio a Rheoli) 2015), dylai Awdurdodau Cymreig Datganoledig ddefnyddio cwestiynau'r CAS wrth iddynt ymgymryd â phrosesau cyn-gymhwyso / dewis cynigwyr.

5.3 Pan fydd awdurdodau Cymreig datganoledig yn dyfarnu contract rheoleiddiedig sydd o dan y trothwy (Gweler adran 85 o'r Ddeddf Caffael), mae'r Ddeddf Caffael yn caniatáu iddynt gyfyngu ar y tendrau a gyflwynir trwy asesu a yw cyflenwr yn addas i gyflawni'r contract ai peidio (h.y. defnyddio cam cyn-cymhwyso). Fodd bynnag, mae yna gyfyngiadau os yw awdurdod Cymreig datganoledig yn bwriadu defnyddio trefniant caffael a gedwir yn ôl. Dylech gyfeirio at ganllawiau Llywodraeth y DU o dan amgylchiadau o'r fath.

5.4. Mae'n hynod bwysig nodi mai mater i'r awdurdodau Cymreig datganoledig unigol fydd sicrhau bod y cwestiynau y byddant yn eu defnyddio o'r CAS yn:

1. perthnasol ac yn gymesur â'r contract sy'n cael ei gaffael
2. sicrhau bod safonau cyfatebol yn cael eu caniatáu
3. sicrhau chwarae teg i bob math o gyflenwyr, ac
4. ar gyfer contractau cyhoeddus, yn rhoi sylw i'r amcanion caffael yn adran 12 o Ddeddf Caffael 2023.

Yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Ddatganiad Polisi Caffael Cymru
• Deddf Caffael 2023
• Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024
• Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023
• Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015

7.1 Mae'r Nodyn Polisi Caffael hwn yn berthnasol i brosesau caffael sydd wedi dechrau o dan y Gyfundrefn Gaffael newydd ac felly, hyd nes i'r Nodyn hwn gael ei ddisodli neu ei ganslo, mae'n weithredol o'r dyddiad y daeth Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 i rym.

8.1 Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn yn gydnaws â'r Egwyddorion Canlynol yn Natganiad Polisi Caffael Cymru: Egwyddorion Datganiad Polisi Caffael Cymru:

Egwyddor 1

Byddwn yn ysgogi gweithredu ar y cyd ym maes caffael yng Nghymru, i sicrhau’r gwerth cymdeithasol ac economaidd gorau posibl gan wariant cyhoeddus, a hynny mewn modd cynaliadwy a hirdymor.

Egwyddor 3

Byddwn yn datblygu prosesau caffael cynaliadwy ar gyfer yr hirdymor, sy'n adeiladu ar yr arferion gorau ac yn datblygu’r arferion hynny, ac yn gosod camau clir sy’n dangos sut mae caffael yn ategu’r gwaith o gyflawni amcanion llesiant y sefydliad.

Egwyddor 5

Byddwn yn cefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy'n ymwneud â chaffael blaengar, megis yr Economi Sylfaenol a’r Economi Gylchol, drwy weithgareddau caffael cydweithredol sy’n seiliedig ar le (boed yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu'n lleol), sy'n meithrin cadwyni cyflenwi lleol cadarn.

Egwyddor 7

Byddwn yn alinio ein ffyrdd o weithio ac yn cynyddu cyfranogiad rhanddeiliaid i ategu atebion arloesol a chynaliadwy drwy gaffael

Ehwyddor 10

Byddwn yn hyrwyddo caffael sy'n seiliedig ar werth sy'n sicrhau'r canlyniadau hirdymor gorau posibl i Gymru

9.1 Os oes gennych unrhyw gwestiynau am y Nodyn hwn, mae croeso ichi gysylltu â: Polisi Masnachol PolisiMasnacol@llyw.cymru.

10.1 Mae Llywodraeth Cymru yn falch o gydnabod ei bod wedi manteisio ar y cyhoeddiadau a ganlyn ac ar wybodaeth y sefydliadau a ganlyn er mwyn ategu ei hymchwil ei hun wrth iddi fynd ati i lunio’r canllawiau hyn:

• Build UK
• Swyddogaeth Fasnachol y Llywodraeth

Atodiad 1

Safon Asesu Cyffredin: Build UK

Atodiad 2

Cwestiynau Cyffredin: Build UK