Recriwtio i gael effaith: canllaw recriwtio llwyddiannus ym maes penodiadau cyhoeddus

Wrth recriwtio ym maes penodiadau cyhoeddus, mae’r trothwy o ran tegwch, tryloywder a chynhwysiant yn uchel. Mae’r canllaw hwn yn nodi egwyddorion sy’n seiliedig ar dystiolaeth i’ch helpu i ddylunio a chynnal prosesau recriwtio sy’n ehangu cyfranogiad, denu ymgeiswyr o ansawdd uchel o gefndiroedd amrywiol, sicrhau hygyrchedd trwy gydol y broses, a chryfhau ymddiriedaeth y cyhoedd mewn penodiadau.

Mae gan fyrddau gyfrifoldeb i recriwtio aelodau sy’n adlewyrchu cyfoeth ac amrywiaeth Cymru. Drwy chwilio am bobl ag ystod o safbwyntiau a phrofiadau bywyd – yn hytrach nag unigolion sydd â phrofiad blaenorol ar fyrddau yn unig – rydych chi’n cryfhau eich gallu i wneud penderfyniadau cynhwysol ar sail gwybodaeth sy’n gwasanaethu Cymru go iawn. 

Gall rhagfarn godi yn y broses hyd yn oed cyn cyhoeddi’r hysbyseb. Drwy ddylunio’r rôl mewn ffordd gynhwysol, byddwch yn helpu ystod ehangach o ymgeiswyr medrus a chynrychioliadol i weld eu hunain yn y rôl.

• Dilëwch feini prawf diangen neu sy’n allgáu (ee “10+ mlynedd o brofiad”, prifysgolion penodol, cefndir gyrfa caeth).
• Nodwch y sgiliau sydd eu hangen ar y bwrdd nawr ac yn y dyfodol (ee llywodraethu, llythrennedd hinsawdd, digidol, seiberddiogelwch).
• Blaenoriaethwch sgiliau, gallu a chanlyniadau dros brofiad traddodiadol.
• Ysgrifennwch ddisgrifiadau rôl mewn iaith glir, niwtral, heb jargon.
• Osgowch dermau codedig a allai atal pobl rhag ymgeisio, fel “medrus”, “hyderus” neu “cyd-fynd â’n gwerthoedd”.

Cydnabyddwch werth profiad bywyd a sgiliau trosglwyddadwy.

• Sicrhewch fod y rôl yn adlewyrchu realiti, blaenoriaethau ac amgylchedd rheoleiddio eich sector.
• Defnyddiwch offer AI i adolygu swydd-ddisgrifiadau mewn amser real, i greu swydd-ddisgrifiadau mwy cynhwysol a’u gwneud yn fwy apelgar i ymgeiswyr amrywiol trwy gael gwared ar iaith ryweddol a jargon.
• Gwerthfawrogwch amrywiaeth meddwl trwy annog recriwtio ymgeiswyr o lwybrau gyrfa, diwydiannau a chefndiroedd addysgol anhraddodiadol. Yn benodol, dylai hyn gynnwys ymgeiswyr niwroamrywiol y gall eu ffyrdd unigryw o feddwl gynnig cyfleoedd arloesi a safbwyntiau newydd mewn penodiadau cyhoeddus.

Mae disgrifiadau sy’n canolbwyntio ar sgiliau yn lleihau hunan-allgáu ac yn cynyddu ansawdd ac amrywiaeth y ceisiadau, ond heb gyfyngu’r gronfa yn anfwriadol.

Os ydych chi’n recriwtio trwy’r un sianeli bob tro, byddwch chi’n parhau i ddenu’r un proffil ymgeiswyr.

• Ewch y tu hwnt i rwydweithiau personol ac atgyfeiriadau ar lafar.
• Hysbysebwch rolau trwy lwyfannau a rhwydweithiau sy’n cyrraedd cymunedau sydd wedi’u tangynrychioli.
• Partnerwch â sefydliadau dinesig, cyrff proffesiynol, prifysgolion a grwpiau arbenigol y tu hwnt i lwybrau arferol.
• Sicrhewch eich bod yn teilwra allgymorth i’ch sector – nodwch rwydweithiau, grwpiau cymunedol a llwybrau talent sy’n benodol i’ch maes.
• Defnyddiwch yr offer targedu amrywiaeth ar gyfryngau cymdeithasol fel LinkedIn i gyrraedd grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli.

Mae amrywiaeth yn cynyddu’n sylweddol pan fyddwch chi’n ehangu’r gronfa dalent ac yn mynd ati’n rhagweithiol i gyrraedd cymunedau nad ydynt fel arall yn ymgysylltu â chyfleoedd penodiadau cyhoeddus. Mae allgymorth sydd wedi’i dargedu’n benodol i’r sector yn cryfhau perthnasedd a chynrychiolaeth.

Cysondeb yw un o’r mesurau diogelu cryfaf rhag rhagfarn ddiarwybod.

• Defnyddiwch gyfweliadau strwythuredig gyda chwestiynau safonol sy’n cyd-fynd â meini prawf y rôl. Bydd paneli yn cael set o gwestiynau cychwynnol safonol, ac yna byddant yn cael cyfle i ddewis dulliau dethol ychwanegol, priodol (ee ymarferion senario, cyflwyniadau neu dasgau ysgrifennu) sydd fwyaf addas ar gyfer profi’r sgiliau angenrheidiol ar gyfer y rôl.
• Defnyddiwch feini prawf sgorio i gefnogi penderfyniadau gwrthrychol sy’n seiliedig ar dystiolaeth.
• Trafodwch adborth cyfweliadau fel panel i sicrhau gwerthusiadau teg a chyson.
• Aseswch ddealltwriaeth ymgeiswyr o’r sector trwy ofyn cwestiynau sy’n seiliedig ar senarios ac sy’n canolbwyntio ar sgiliau – yn hytrach na ffafrio’r rhai sydd â phrofiad mewnol blaenorol.
• Sicrhewch fod yr holl adborth a ddarperir i ymgeiswyr yn adeiladol, yn ychwanegu gwerth, ac yn cynnig gwybodaeth glir y gallant ei defnyddio i ddatblygu. Dylai adborth wir gefnogi dysgu, nid dim ond ailadrodd sgoriau.

Ni ellir dileu rhagfarn yn gyfan gwbl, ond mae strwythur yn helpu i’w rheoli, gan sicrhau proses recriwtio decach, fwy tryloyw ac y gellir ei hamddiffyn.

Nid yw prosesau teg yn trin pob ymgeisydd yr un fath; maen nhw’n sicrhau mynediad teg.

Pethau i’w hystyried

• Darparwch ganllaw ar gyfer y cyfweliad (fformat, pynciau, hyd) i bob ymgeisydd ymlaen llaw.
• Cynigwch addasiadau rhesymol yn rhagweithiol, nid yn unig ar gais.
• Gwerthfawrogwch wahanol arddulliau cyfathrebu, llwybrau gyrfa a llwybrau profiad.
• Sicrhewch fod yr holl ddeunyddiau a ffurflenni recriwtio yn gwbl hygyrch i ymgeiswyr anabl.
• Darparwch fformatau amgen, dulliau asesu hyblyg a phwyntiau cyswllt clir fel cymorth i ymgeiswyr.

Pam mae’n bwysig

Mae prosesau teg a hygyrch yn ehangu’r gronfa o ymgeiswyr a all gymryd rhan, ac yn cynnwys ymgeiswyr galluog iawn a allai fod wedi’u hallgáu gan systemau traddodiadol.

• Darparwch ganllaw ar gyfer y cyfweliad (fformat, pynciau, hyd) i bob ymgeisydd ymlaen llaw.
• Cynigwch addasiadau rhesymol yn rhagweithiol, nid yn unig ar gais.
• Gwerthfawrogwch wahanol arddulliau cyfathrebu, llwybrau gyrfa a llwybrau profiad.
• Sicrhewch fod yr holl ddeunyddiau a ffurflenni recriwtio yn gwbl hygyrch i ymgeiswyr anabl.
• Darparwch fformatau amgen, dulliau asesu hyblyg a phwyntiau cyswllt clir fel cymorth i ymgeiswyr.

Mae prosesau teg a hygyrch yn ehangu’r gronfa o ymgeiswyr a all gymryd rhan, ac yn cynnwys ymgeiswyr galluog iawn a allai fod wedi’u hallgáu gan systemau traddodiadol.

Mae’r cysyniad o 'addasrwydd diwylliannol' yn aml yn atgyfnerthu unffurfiaeth a rhagfarn ddiarwybod. Pwrpas cyffredin, nid unffurfedd o ran cymeriad, sy’n ofynnol mewn penodiadau cyhoeddus.

• Diffiniwch werthoedd sefydliadol o ran ymddygiad.
• Aseswch ymgeiswyr ar sut maen nhw’n mynegi’r gwerthoedd hyn trwy eu harddull a’u profiad eu hunain.
• Croesawch heriau adeiladol ac amrywiaeth meddwl.
• Cofiwch y gall gwybodaeth o’r sector ddod o rolau cysylltiedig, profiad bywyd neu arweinyddiaeth gymunedol.

Mae aliniad gwerthoedd yn cefnogi amrywiaeth wrth ddiogelu uniondeb sefydliadol a llywodraethu da.

Mae prosesau recriwtio sy’n cael eu rhuthro yn eithrio – yn anfwriadol – ymgeiswyr sydd angen mwy o amser, hyblygrwydd neu eglurder i gymryd rhan yn llawn.

• Paratowch amserlenni realistig sy’n cynnwys allgymorth cynhwysol ac ymgysylltu ystyrlon ag ymgeiswyr.
• Caniatewch amser ar gyfer ymgysylltu a chymeradwyo gan Weinidogion.
• Cynlluniwch ddigon o amser i sicrhau cydymffurfiaeth â’r Cod Llywodraethiant.
• Sicrhewch fod argaeledd y panel yn cael ei gytuno’n gynnar i atal newidiadau munud olaf.
• Cyfathrebwch amserlenni’n glir fel y gall ymgeiswyr gynllunio a pharatoi.

Mae cynllunio gofalus yn cynyddu tegwch, yn lleihau rhwystrau y gellir eu hosgoi, ac yn rhoi cyfle gwirioneddol i bob ymgeisydd – yn enwedig y rhai sy’n cydbwyso gwaith, cyfrifoldebau gofalu neu anghenion mynediad – i lwyddo.

Mae cadwpobl amrywiol yn gofyn am amgylchedd cynhwysol a chefnogol lle mae pob aelod o’r bwrdd yn teimlo ei fod yn cael ei werthfawrogi, ei barchu ac yn gallu gwneud cyfraniad ystyrlon. Dylai byrddau fynd ati’n fwriadol i groesawu, cefnogi a pharhau i rymuso aelodau sydd newydd gael eu penodi.

• Sicrhewch fynediad cyfartal at gyfleoedd i ddatblygu, gan gynnwys cysgodi, deunyddiau briffio, adnoddau dysgu a thasgau heriol.
• Darparwch raglen gynefino strwythuredig, hygyrch, gan gynnwys esboniadau clir o gyd-destun y sector, fframweithiau rheoleiddio, disgwyliadau llywodraethu, a sut mae’r bwrdd yn gweithredu yn ymarferol.
• Hyfforddwch aelodau’r panel, arweinwyr y bwrdd a rheolwyr mewn arweinyddiaeth gynhwysol, arferion gwrth‑hiliol, a sut y gall anghydraddoldebau strwythurol ymddangos yn ystod y broses recriwtio ac ar ôl penodi.
• Casglwch adborth yn rheolaidd a gweithredwch arno, gan sicrhau bod yr holl adborth a roddir i ymgeiswyr ac aelodau newydd o’r bwrdd yn adeiladol, yn ychwanegu gwerth, ac yn cynnig mewnwelediad ystyrlon y gallant ei ddefnyddio i dyfu a datblygu.
• Dechreuwch sgyrsiau yn gynnar ac yn aml, gan gynnig cymorth wedi’i deilwra trwy gynllun cyfeillio bwrdd neu fentora, yn enwedig ar gyfer unigolion sydd newydd eu penodi neu sy’n newydd i waith llywodraethu yn y sector cyhoeddus.

Mae diwylliant cynhwysol yn galluogi pobl â safbwyntiau amrywiol i wneud cyfraniad ystyrlon.

Mae cyfathrebu clir ac amserol yn meithrin ymddiriedaeth ac yn cefnogi profiad cyfartal i ymgeiswyr.

• Darparwch wybodaeth glir am gamau, meini prawf ac amserlenni disgwyliedig.
• Rhowch yr wybodaeth ddiweddaraf i ymgeiswyr am gynnydd a chanlyniadau.
• Rhowch adborth adeiladol sy’n gysylltiedig â’r meini prawf.
• Gwnewch yn siŵr bod cyfathrebiadau yn hygyrch, mewn iaith heb jargon, ac ar gael mewn fformatau amgen os oes angen.

Mae tryloywder yn helpu ymgeiswyr i deimlo eu bod yn cael eu parchu a’u bod yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf, yn lleihau pryder, ac yn rhoi arwydd o broffesiynoldeb a chynhwysiant ar bob cam.

Rhaid i gyrff cyhoeddus Cymru gyflawni dyletswyddau gan gynnwys Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, y Ddyletswydd Bioamrywiaeth, y Ddyletswydd Economaidd-Gymdeithasol, Cynllun Gweithredu Cymru Wrth-hiliol, a Cymraeg 2050. Mae’r fframweithiau hyn yn cyflwyno disgwyliadau clir o ran sgiliau a galluogrwydd ar fyrddau.

Pethau i’w hystyried

Mae byrddau yn elwa ar aelodau sy’n gallu:

• ymgorffori ymwybyddiaeth o’r hinsawdd, natur a chynaliadwyedd wrth wneud penderfyniadau
• deall anghydraddoldeb, gweithio gyda chymunedau yr effeithir arnynt a herio systemau
• cryfhau llywodraethiant gwrth-hiliol a pholisïau sy’n seiliedig ar dystiolaeth
• arwain a hyrwyddo’r Gymraeg fel cyfrifoldeb diwylliannol craidd
• meddwl yn y tymor hir, yn ataliol ac ar draws systemau rhyng-gysylltiedig
• cynnal safonau moesegol, stiwardiaeth a her adeiladol.

Pam mae’n bwysig

Nid mater o gynrychiolaeth yn unig yw hyn, mae’n ymwneud â sgiliau ar gyfer y Gymru rydyn ni’n ei hadeiladu.

Mae byrddau yn elwa ar aelodau sy’n gallu:

• ymgorffori ymwybyddiaeth o’r hinsawdd, natur a chynaliadwyedd wrth wneud penderfyniadau
• deall anghydraddoldeb, gweithio gyda chymunedau yr effeithir arnynt a herio systemau
• cryfhau llywodraethiant gwrth-hiliol a pholisïau sy’n seiliedig ar dystiolaeth
• arwain a hyrwyddo’r Gymraeg fel cyfrifoldeb diwylliannol craidd
• meddwl yn y tymor hir, yn ataliol ac ar draws systemau rhyng-gysylltiedig
• cynnal safonau moesegol, stiwardiaeth a her adeiladol.

Nid mater o gynrychiolaeth yn unig yw hyn, mae’n ymwneud â sgiliau ar gyfer y Gymru rydyn ni’n ei hadeiladu.