Symleiddio Budd-daliadau Cymru: adroddiad archwilio hygyrchedd

Gwyddom o ymchwil a gynhaliwyd gan Sefydliad Bevan a gyhoeddwyd yn 2024 ac yn fwy diweddar gan y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) fod llawer o unigolion yn cael y broses ymgeisio am fudd-daliadau yng Nghymru yn gymhleth, a bod llawer o bobl yn gorfod dod o hyd i gymorth i wneud cais. Gall hyn fod yn rhwystr mawr rhag hawlio, ac mae ymchwil CDPS gydag unigolion o grwpiau ymylol yn dangos: 

Bod defnyddwyr eisiau i wefannau'r Llywodraeth a'r cyngor ddiwallu eu hanghenion yn well:

"Mae gwasanaethau ar-lein anhygyrch yn ychwanegu haen arall o gymhlethdod at y broses o ddod o hyd i fudd-daliadau a gwneud cais amdanynt."

"Mae defnyddwyr yn teimlo bod gwefannau yn anodd eu llywio, sy'n aml yn gwneud iddynt fynd i chwilio am gymorth."

"Pan nad yw gwasanaethau a chymwysiadau ar-lein yn unig yn gweithio, nid oes gan ddefnyddwyr unrhyw ddewis arall."

Symleiddio Budd-daliadau Cymru

Roedd Symleiddio Budd-daliadau Cymru: trywydd cam un yn cynnwys allbwn i gynnal archwiliad hygyrchedd ar ddulliau ymgeisio o dan "Blaenoriaeth 4: Sicrhau bod yr holl ddulliau gwneud cais/ deunyddiau hyrwyddo yn hygyrch”. 

Er mwyn cyflawni hyn, archwiliodd swyddogion Llywodraeth Cymru wefannau’r 22 awdurdod lleol (ALl) i gyd gan ganolbwyntio ar y broses o ymgeisio am y tri budd-dal cam un (Cynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor (CTRS), Prydau Ysgol Am Ddim (FSM) a’r Grant Hanfodion Ysgol (SEG)). Lluniwyd cyfres o feini prawf a oedd yn cynnwys edrych ar yr agweddau canlynol ar gyfer pob gwefan: 

• Cynnwys Siarter Budd-daliadau Cymru 
• Esbonio'r meini prawf cymhwysedd 
• Dulliau ymgeisio 
• Cydymffurfio o ran hygyrchedd
• Argaeledd iaith 
• Fformatau amgen ar gyfer gwneud cais
• Manylion cyswllt
• Y gallu i roi adborth ar y wefan
• Cyfeirio at gymorth ariannol arall
• Cyfeirio at wasanaethau cynghori 

Cynhaliwyd yr ymarfer hwn rhwng mis Mawrth a mis Medi 2025 ac roedd yr holl wybodaeth yn gywir ar adeg y gwirio. Cydnabyddir y gall tudalennau gwe fod wedi’u newid ers cynnal yr archwiliad.

Ymwadiad: Mae'r adolygiad hwn wedi'i seilio ar wybodaeth sydd ar gael i'r cyhoedd ar wefannau ALl. Gwnaed pob ymdrech resymol i nodi ac ymgorffori cynnwys pwysig. Gall unrhyw wybodaeth a ddiystyriwyd fod felly am nad oedd yn hawdd ei gweld neu am nad oedd wedi’i chyflwyno'n glir ar adeg yr adolygiad. 

• Dim ond 2 allan o 22 ALl wnaeth gyfeirio o gwbl at Siarter Budd-daliadau Cymru ar eu gwefan er bod pob un o'r 22 ALl wedi cytuno i’r ymrwymiadau yn y siarter ym mis Ionawr 2024.
• Ar gyfer Prydau Ysgol am Ddim a’r Grant Hanfodion Ysgol gellir dod o hyd i'r meini prawf cymhwysedd yn hawdd ar wefannau’r rhan fwyaf o ALlau (o fewn 3 chlic).
• Nid yw'r meini prawf cymhwysedd ar gyfer Cynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor bob amser yn cael eu hegluro'n glir ar wefan pob ALl, gyda rhai’n datgan ar gyfer aelwydydd incwm isel yn unig heb nodi'r trothwy. Fodd bynnag, mae gan o leiaf hanner y gwefannau ALl ddolen i gyfrifiannell cymhwysedd sy'n caniatáu i bobl gael gwybod a ydyn nhw'n gymwys cyn gwneud cais.
• Os nad yw unigolyn yn gwneud cais yn uniongyrchol gan ddefnyddio Credyd Cynhwysol, y prif ddull o wneud cais i Gynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor ar gyfer 21 allan o’r 22 ALl yw ffurflen gais ar-lein (a'r mwyafrif yn gofyn am gofrestru cyn gwneud cais). Ar gyfer gweddill yr ALl, byddai angen gwneud galwad ffôn i ofyn am anfon ffurflen gais.
• Mae amrywiaeth o brosesau ar gyfer ymgeisio am Grant Hanfodion Ysgol, a rhai ALlau yn defnyddio un cais ar gyfer Prydau Ysgol am Ddim a’r Grant Hanfodion Ysgol, ac eraill yn defnyddio ffurflenni ar wahân. Mae gan un ALl ddull hollol wahanol lle mae cais am Grant Hanfodion Ysgol yn cael ei wneud trwy'r ysgol. Gwerthfawrogir bod hwn yn benderfyniad gweithredol y mae pob awdurdod lleol yn gwbl gyfrifol am ei wneud, ond gallai'r gwahaniaeth o ran dulliau achosi dryswch yn enwedig os bydd unigolyn yn symud o’r naill ALl i'r llall.
• Mae gan fwyafrif yr ALlau rifau ffôn neu gyfeiriadau e-bost penodol i gysylltu â nhw am gymorth gyda budd-daliadau, ond nid yw hyn bob amser yn wir. Mae gan rai gwefannau fanylion cyswllt ar gyfer y brif swyddfa yn unig a allai ychwanegu cam arall at y broses i unigolion sydd am wneud cais.
• Gwefannau 2 allan o 22 ALl yn unig sy'n cyfeirio at wasanaethau cynghori o'r tudalennau FSM/SEG/CTRS.
• Mae gan 21 allan o 22 ALl ddatganiad hygyrchedd sy'n rhoi manylion megis pryd y cafodd ei adolygu ddiwethaf ac a ydynt yn cydymffurfio â'r Canllawiau Hygyrchedd Cynnwys Gwe.
• Gellir rhoi adborth ar y rhan fwyaf o'r tudalennau gwe drwy'r datganiad hygyrchedd er cwestiynir a fyddai'r rhan fwyaf o unigolion yn chwilio am y datganiad hygyrchedd pe baent yn cael problem yn cael gafael ar fudd-dal. Fodd bynnag, mae gan 10 o'r 22 ALl ddatganiad rhagweithiol yn gofyn am adborth a ffyrdd o wella sy'n awgrymu eu bod yn fwy agored i glywed adborth ar hygyrchedd gwasanaethau.
• Mae modd gofyn am ffurflen amgen fel BSL neu brint bras trwy'r datganiad hygyrchedd ar y rhan fwyaf o dudalennau gwe, ond mae sawl un yn sôn y gallai'r cais gymryd cyhyd â 15 diwrnod i'w brosesu. Tybier y byddai dyddiad y cais yn cyfrif fel diwrnod cyntaf yr hawliad ond nid yw hyn wedi'i nodi'n glir.
• Gan amlaf, dim ond yn Gymraeg neu Saesneg y mae ffurflenni ar gael, er bod gan un ALl fotwm i'w wasgu i newid iaith ac mae 19 o ieithoedd ar gael. 

• Mae offer hygyrchedd sydd ar gael ar rai gwefannau yn arfer da a gallant wneud ceisiadau ar-lein yn fwy cynhwysol e.e. mae gan Sir Gaerfyrddin, Merthyr Tudful a Thorfaen swyddogaeth Adrodd sy'n darllen y testun ac yn gallu newid maint y ffont, lliw ac ati. Mae gan Wrecsam, Pen-y-bont ar Ogwr a Rhondda Cynon Taf feddalwedd ReachDeck ar gael.
•  
• Mae nifer o’r ALlau wedi cyfuno’r Budd-dal Tai a Chynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor ar un ffurflen gais. Mae Blaenau Gwent yn cynnig un ffurflen ar-lein i hawlio Cynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor, y Budd-dal Tai a Phrydau Ysgol am Ddim. Mae ffurflen ar wahân ar gyfer y Grant Hanfodion Ysgol yn unig.
• Mae gan 4 ALl yr opsiwn i gyfieithu'r ffurflenni’n ieithoedd heblaw Cymraeg/Saesneg.
• Mae yna lawer o enghreifftiau lle nad yw'n ofynnol i unigolion lenwi ffurflen ar wahân ar gyfer y Grant Hanfodion Ysgol, e.e. mae Caerffili yn anfon llythyr at y rhai sy'n gymwys.
• Mae gan rai ALlau restr o wybodaeth sy’n ofynnol cyn gwneud cais, e.e. Pen-y-bont ar Ogwr, a all arbed amser i bobl sy’n gwneud cais gan y gallant baratoi.
• Wrth wneud cais i Gynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor yn Rhondda Cynon Taf, mae cyfarwyddiadau penodol i bobl nad oeddent yn gallu gwneud cais ar eu pennau eu hunain i drefnu ymweliad cartref am gymorth gyda'r ffurflen.
• Nid oedd dau o'r ALlau sy’n mynnu cofrestru yn cynnig opsiwn i wneud cais fel gwestai.
• Mae gan wefan Conwy fotwm penodol i'w bwyso am ddehongliad BSL ar y dudalen we ac nid yw'n cael ei guddio fel rhan o'r datganiad hygyrchedd. Mae gan Wrecsam hefyd fideo BSL ar gyfer gwneud cais am fudd-dal.

1. Dylai pob gwefan gynnwys dolen i Siarter Budd-daliadau Cymru gan fod pob un o'r 22 ALl wedi ymrwymo i'r egwyddorion ynddi.
2. Dylid rhannu arfer da ar draws ALlau a'i drafod yn y grŵp Uwch Swyddogion Cyfrifol a'r grŵp Swyddogion Datblygu Cymunedol.
3. Dylid hyrwyddo fformatau amgen yn benodol a pheidio â dibynnu ar bobl yn clicio ar y datganiad hygyrchedd i ddarganfod sut y gallant ofyn am fformat gwahanol. Os oes fformat amgen ar gael, ni ddylai arwain at oedi wrth brosesu hawliad. Dylai nifer o ddulliau ymgeisio fod ar gael e.e., ar-lein, papur, ffôn.
4. Dylid esbonio meini prawf cymhwysedd mor syml â phosibl. Efallai na fydd yn bosibl disgrifio'r holl amgylchiadau lle mae Cynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor yn berthnasol, ond argymhellir bod awdurdodau lleol nad ydynt eisoes yn gwneud hynny yn ystyried defnyddio'r gyfrifiannell budd-daliadau dwyieithog ar dudalennau Llywodraeth Cymru, a fyddai'n caniatáu i drigolion wirio eu hawl i Gynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor ac unrhyw gymorth ariannol arall, boed yn ddatganoledig neu heb ei ddatganoli.
5. Dylai pob awdurdod lleol archwilio cyfleoedd i gyfeirio at gyngor diduedd sydd ar gael am ddim ar gymorth ariannol ar dudalennau lle mae trigolion yn gwneud cais am Fudd-daliadau Cymru.
6. Ehangu opsiynau iaith a fformatau hygyrch (BSL, braille, hawdd ei ddarllen, sain, print bras) a chyfeirio'n glir at ffyrdd o ofyn am fformatau amgen. Ystyried nodwedd sgwrsio Deallusrwydd Artiffisial (AI) i gynorthwyo defnyddwyr.
7. Dylid adolygu a diweddaru datganiadau hygyrchedd yn rheolaidd. Cynnwys lefel gydymffurfio a dyddiad adolygu diwethaf a'u gwneud yn hawdd dod o hyd iddynt.
8. Dylai pob gwefan gynnwys cyfarwyddiadau i bobl nad ydynt yn gallu llenwi eu ffurflen ar-lein gyda rhifau ffôn uniongyrchol, oriau agor, cyfeiriadau e-bost a phost wedi’u nodi’n amlwg. Defnyddio penawdau clir, testun cryno i leihau sgrolio a chlicio.
9. Ystyried a oes angen cofrestru gorfodol ar gyfer cyfrif ac a allai opsiwn gwestai gael ei gynnig. Gallai cofrestru am gyfrif, er ei fod yn fuddiol, atal pobl rhag gwneud cais a chael ei ystyried yn gam ychwanegol at broses sydd eisoes yn gymhleth.
10. Mynd i'r afael ag unrhyw broblemau technegol gyda ffurflenni ar-lein a mecanweithiau adborth a sicrhau eu bod yn gwbl weithredol.
11. Bydd adborth ar dudalennau gwe ar gyfer y 3 budd-dal cam 1 yn cael ei goladu gan CLlLC yn rhan o’i hymchwil.