Symleiddio budd-daliadau Cymru: trywydd cam 1: adroddiad cynnydd

Mae creu system fudd-daliadau gydlynol yng Nghymru wedi bod yn uchelgais hirdymor, ar y cyd i sicrhau bod pobl yng Nghymru yn hawlio'r holl gymorth ariannol y mae ganddynt hawl iddo. Ar 22 Ionawr 2024, lansiwyd Siarter Budd-daliadau Cymru, gyda'i hymrwymiadau ar gyfer dylunio a darparu gwasanaethau sy'n canolbwyntio ar yr unigolyn. Cynrychiola'r siarter ymrwymiad gan Lywodraeth Cymru a phob un o'r 22 awdurdod lleol yng Nghymru i ddatblygu system fudd-daliadau gydlynol i Gymru lle dim ond unwaith y mae'n rhaid i berson adrodd ei stori i gael at ei hawliau.

Sefydlwyd Grŵp Llywio Symleiddio Budd-daliadau Cymru (SBC) i oruchwylio a hyrwyddo'r broses o weithredu Siarter Budd-daliadau Cymru, gan adrodd i Gyngor Partneriaeth Cymru (CPC). Enwebodd pob un o'r 22 awdurdod lleol Uwch Swyddog Cyfrifol (USC) i fwrw ymlaen â'r gwaith hwn o fewn ei awdurdod lleol ac ymuno â grŵp cynghori a sefydlwyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) i ddarparu arbenigedd ac arweiniad i'r Grŵp Llywio.

Ym mis Ionawr 2025 cyhoeddwyd trywydd Cam 1 SBC. Roedd y trywydd yn gosod y camau cychwynnol sy’n ofynnol i'n symud yn agosach at ein huchelgais ar gyfer system fudd-daliadau symlach yng Nghymru sy'n canolbwyntio ar yr unigolyn. Mae'r trywydd ar gyfer Cam 1 yn para tan fis Ebrill 2026 a'i fwriad oedd archwilio 33 o fudd-daliadau awdurdodau lleol (Cynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor, Prydau Ysgol Am Ddim a’r Grant Hanfodion Ysgolion; 'y budd-daliadau Cam 1') a sut y cânt eu cyrchu i ddeall sut y gallwn wella profiad y defnyddiwr a sut y gallwn ddefnyddio'r profiad hwn i gefnogi'r gwaith i symleiddio budd-daliadau Cymru. Y nod a fynegwyd oedd bod pob awdurdod lleol yng Nghymru yn cyflawni'r 3 budd-dal a ddewiswyd yn fwy cydlynol gydag uchelgais i bobl ledled Cymru orfod darparu eu gwybodaeth a'u tystiolaeth ategol unwaith yn unig i hawlio Cynllun Gostyngiadau'r Dreth Gyngor, Prydau Ysgol Am Ddim, a’r Grant Hanfodion Ysgol.

Mae'r ddogfen hon yn rhoi trosolwg o'r cynnydd gan y Grŵp Llywio yn erbyn y blaenoriaethau a nodir yn  nhrywydd Cam 1 SBC. Mae'n nodi nifer o argymhellion ar sut i ymgorffori a gwireddu manteision gwaith Cam 1 ymhellach. Nid yw'r argymhellion mewn unrhyw drefn flaenoriaeth, ac ystyrir bod pob un yn hanfodol os ydym am gynnal cynnydd a momentwm wrth gyflawni yn erbyn Siarter Budd-daliadau Cymru yn y dyfodol. Yn yr adroddiad ceir hefyd gofnod o'r ystod o allbynnau (offer, adroddiadau, arfer gorau) a gynhyrchwyd yn rhan o'r rhaglen. Nid yw'n ceisio ailadrodd y manylion ym mhob un o'r cynhyrchion hyn, a byddem yn annog darllenwyr i archwilio'r rhain ymhellach trwy'r dolenni perthnasol sydd wedi'u cynnwys yn yr adroddiad. Trefnwyd yr adroddiad yn ôl y pum thema strategol, sy'n crynhoi'r camau a gymerwyd, yr allbynnau a gyflawnwyd ac unrhyw wersi a ddysgwyd.

Rhaid nodi nad nod trywydd Cam 1 oedd rhagnodi'r holl weithgareddau a fyddai'n cael eu cynnal fel yn o'r rhaglen, yn hytrach darparu cyfeiriad lefel uchel gyda'r nod o symud darpariaeth budd-daliadau Cymru ymhellach ymlaen at y nod terfynol o ddull symlach. Yn yr un modd, ni fwriadwyd i’r trywydd ragnodi dull neu strwythur ar gyfer gweithredu'r rhaglen. O ganlyniad, efallai bod rhywfaint o'r gweithgareddau a amlinellwyd yn wreiddiol yn y trywydd wedi cael eu newid neu efallai ystyrir nad oes eu hangen mwyach wrth i ni fwrw ymlaen â chyflawni Cam 1. Addasodd strwythurau ein rhaglen hefyd i'r gwaith wrth i ni symud ymlaen, a llawer o'r gwaith yn symud o fod dan arweiniad ffrydiau gwaith i fod dan arweiniad rhanddeiliaid, wedi'i reoli trwy dîm craidd canolog o swyddogion arweiniol.

Dengys yr adroddiad hwn y gwaith sylweddol a wnaed dros y 12 mis diwethaf yn rhan o’r trywydd Cam 1. Un o'r prif ganlyniadau yw'r gwaith a arweinir gan CLlLC sydd wedi tynnu sylw at gymhlethdod y maes ymgeisio a gweinyddu ar draws y 22 awdurdod lleol, gyda llawer o wahanol ddulliau, prosesau a systemau ar waith. Mae hyn yn bwysig i'w ddeall gan fod hyn wedi golygu, er bod uchelgais yr awdurdod lleol yno i wella gwasanaethau, ei bod yn aml yn anodd gweithredu newidiadau cyffredinol yn gyflym o ystyried gwahanol fannau cychwyn pob awdurdod lleol a bod gan bob awdurdod ei systemau, ei brosesau a’i drefniadau llywodraethu presennol ei hun eisoes ar waith. Amlyga hefyd yr heriau o gyflwyno model 'un ateb sy’n addas i bawb' y gellir ei gopïo ar draws pob un o'r 22 awdurdod lleol oherwydd y gwahanol systemau a modelau gweithredu sy'n bodoli.

Serch hynny, dengys gwaith y Grŵp Llywio, er gwaethaf cymhlethdod o ran gweinyddu, deddfwriaeth a rhannu data, ei bod yn bosibl symleiddio profiad y defnyddiwr mewn achosion lle mae angen cais neu lle mae data eisoes ar gael i awdurdodau lleol.

Mae'r Grŵp Llywio, gyda chydweithrediad agos gan nifer o awdurdodau lleol yng Nghymru, wedi gallu mapio'r maes data ehangach lle darperir y 3 budd-dal Cam 1. Rydym wedi dangos, gyda'r cytundebau rhannu data priodol ar waith, ei bod yn bosibl defnyddio ffynonellau data presennol i nodi, targedu ac, mewn rhai achosion, 'cofrestru' unigolion yn erbyn y 3 budd-dal Cam 1. 

Mae cofrestru awtomatig yn yr achos hwn, a thrwy’r holl adroddiad hwn, yn golygu bod awdurdodau lleol yn defnyddio'r data sydd ganddynt eisoes i gwblhau'r camau gweinyddol statudol sydd eu hangen i benderfynu hawl rhywun i fudd-daliadau Cam 1. Mae cofrestru awtomatig felly’n adlewyrchu dull gweinyddol symlach i'r awdurdod lleol ac yn darparu mynediad haws i unigolion at eu hawliau. Fodd bynnag, nid yw bob amser yn ddyfarniad awtomatig, efallai y bydd angen gwybodaeth ychwanegol fel manylion banc a/neu gydnabyddiaeth ymhlyg/benodol o barodrwydd i gael y budd-dal (ar ôl cadarnhau hawl). Nid yw cofrestru awtomatig ychwaith yn osgoi unrhyw un o'r gofynion i awdurdodau lleol wneud penderfyniadau budd-daliadau ffurfiol.

Rydym hefyd wedi dangos sut, ar gyfer y 3 budd-dal Cam 1, y gellir defnyddio data presennol i gwtogi’n sylweddol ar yr wybodaeth y mae'n rhaid i ymgeisydd ei darparu lle mae ceisiadau yn angenrheidiol. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod y gall adnoddau a strwythurau gweinyddol (capasiti staff a chyllidebau) gyfyngu ar allu awdurdodau lleol i fabwysiadu dull mwy rhagweithiol o ddefnyddio data i dargedu unigolion cymwys.

Argymhelliad 1

"Bod yr holl awdurdodau lleol yn rhoi'r cytundebau a'r strwythurau rhannu data perthnasol ar waith er mwyn defnyddio data presennol i adnabod unigolion cymwys yn rhagweithiol, eu targedu a’u 'cofrestru'n awtomatig’ a chwtogi ar yr wybodaeth sy’n ofynnol pan fo ceisiadau'n angenrheidiol."

Mae datblygu un ffurflen gais ddigidol ddeallus yn dangos ei bod yn bosibl cael ffurflen sy'n cwmpasu 3 budd-dal Cam 1 i gyd (a Budd-daliadau Tai o bosibl), sy'n ddigon deallus i ymateb i amgylchiadau unigol a dim ond ceisio'r wybodaeth sy’n ofynnol ar gyfer yr unigolyn hwnnw. Mae'r ffurflen yn tynnu ar ddata sydd eisoes wedi’i gadw gan awdurdod lleol neu sydd ar gael iddo, gan gwtogi’n sylweddol ar yr wybodaeth sy'n ofynnol gan ymgeiswyr. Er y gallai fod heriau cyd-destunol ychwanegol o fewn awdurdodau lleol, rydym wedi dangos y gellid integreiddio dull un ffurflen gais ddigidol i'r prosesau presennol, a byddwn wedi rhoi nifer o gynhyrchion ar waith a fydd yn galluogi awdurdodau lleol i fabwysiadu'r dull hwn yn y dyfodol.

Argymhelliad 2

"Bod pob awdurdod lleol yn mabwysiadu'r gwersi a ddysgwyd o'r gwaith datblygu ffurflen ac yn symud tuag at ddefnyddio un ffurflen gais ddeallus ar gyfer y 3 budd-dal Cam 1."

Darparu dull sy'n canolbwyntio ar yr unigolyn yw'r sbardun canolog y tu ôl i Siarter Budd-daliadau Cymru, trywydd Cam 1 a gwaith ein Grŵp Llywio. Mae ein hymchwil wedi dangos bod pobl, yn enwedig grwpiau ymylol, yn cael trafferth cael at eu hawliau, bod y broses weithiau'n anodd ei deall a bod rhwystrau rhag cael at gymorth. Dangosodd yr arolwg gweithlu a’r broses Mapio Prosesau fod cyfyngiadau adnoddau o fewn awdurdodau lleol weithiau yn atal y dull mwy rhagweithiol o ddarparu hawliau y mae swyddogion am ei gyflawni ac yn cyfyngu ar weithgarwch tuag at brosesu hawliadau mewn modd ymatebol. Rydym wedi darparu rhai o'r offer, yr adnoddau a'r arfer gorau a all helpu i ddarparu gwell profiad i’r defnyddiwr ac wedi dangos y gellir cymryd camau i hybu ymwybyddiaeth a rhoi mynediad at hawliau. Ond mae'r broses Mapio Prosesau yn enwedig yn dangos y gellir ac y dylid gwneud mwy, a bydd hyn yn mynnu arweinyddiaeth ar bob lefel a pharodrwydd i newid y dull o ddarparu Budd-daliadau Cymru. 

Argymhelliad 3

"Bod awdurdodau lleol yn gweithio i gyflawni newid diwylliannol i ffwrdd o reoli budd-daliadau yn unig tuag at system sy'n hyrwyddo mynediad at hawliau'n rhagweithiol, gan hyrwyddo'r defnydd o ddata o fewn ac ar draws yr awdurdod lleol yn rhan o hyn."

Mae cymhlethdod y maes budd-daliadau yn estyn y tu hwnt i weinyddu ar lefel awdurdod lleol. Nododd gwaith y Grŵp Llywio hefyd gymhlethdod o ganlyniad i fframweithiau deddfwriaethol (ar lefel ddatganoledig a heb ei datganoli) ac o ganlyniad i benderfyniadau polisi (er enghraifft ar drothwyon incwm a enillir, neu gyflwyno Prydau Ysgol am Ddim i Bawb mewn Ysgolion Cynradd). Er ein bod yn cydnabod y gallai fod sail gadarn i rai o'r cymhlethdodau hyn, yn enwedig ar drothwyon incwm a enillir, mae cyfleoedd i symleiddio dulliau, lleihau cymhlethdod neu leihau'r baich gweinyddol ar awdurdodau lleol. Gallai hyn gynnwys, er enghraifft, diwygio deddfwriaeth i ddarparu mwy o hyblygrwydd ynghylch gofynion ar gyfer ail-gyfrifo dyfarniadau Gostyngiad yn y Dreth Gyngor i'r rhai y mae eu hincwm yn amrywio’n fisol neu ganllawiau neu ddeddfwriaeth ar amlder adolygu'r hawl i brydau ysgol am ddim.

Argymhelliad 4

"Bod yr holl randdeiliaid yn parhau i nodi cyfleoedd i leihau cymhlethdod ar lefel ddeddfwriaethol, polisi a gweithredol a dod o hyd i atebion ymarferol a fforddiadwy i'w ddatrys."

Dangosodd ein gwaith fod materion hygyrchedd yn estyn y tu hwnt i fater data a ffurflenni cais digidol. Maent yn y ffordd rydym yn cyfathrebu, yn cyflwyno neu'n casglu gwybodaeth, yn cefnogi ein cwsmeriaid ac yn cefnogi ein cymunedau mwy ymylol. Mae'r rhain i gyd yn feysydd a drafodwyd yn yr arolwg o'r gweithlu, Mapio Prosesau, ein harchwiliad hygyrchedd a'n hymchwil ar brofiad grwpiau ymylol gyda phob un yn cyflwyno nifer o ganfyddiadau ac argymhellion, canfyddiadau sy'n seiliedig ar y 3 budd-dal Cam 1 ond sy'n effeithio ar ddarparu unrhyw fudd-dal a phob budd-dal yng Nghymru. Yn yr un modd, mae'r arolwg gweithlu a Mapio Prosesau wedi nodi heriau sy'n ymwneud â ffenestri ymgeisio sy'n creu ymchwyddiadau tymhorol ar gapasiti staff tra bod diffyg eglurder ar Brydau Ysgol Am Ddim sy’n destun prawf modd a’r ddarpariaeth gyffredinol yn sbarduno ymholiadau a cheisiadau dyblyg, yn ogystal â cholli hawl. Er bod rhai o'r heriau wedi'u datblygu yn rhan o'n gwaith ein hunain, bydd angen gweithredu nifer ohonynt wrth i'r gwaith hwn barhau.

Argymhelliad 5

"Bod Llywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol yn bwrw ymlaen â'r argymhellion a'r canfyddiadau yn yr arolwg o'r gweithlu, Mapio Prosesau, archwiliad hygyrchedd ac ymchwil ar brofiad grwpiau ymylol er mwyn sicrhau hygyrchedd i fudd-daliadau yng Nghymru."

Mae'r Grŵp Llywio wedi amlygu’r pwysau cyllido sy'n gysylltiedig â chynnydd yn y nifer sy’n manteisio, er nad ydym wedi gallu llwyr feintioli'r bwlch manteisio ar hyn o bryd ac felly beth fydd y gost ariannol yn y pen draw yn sgil manteisio cynyddol. Rydym hefyd yn cydnabod bod cyfyngiadau capasiti ac adnoddau presennol a fydd yn rhwystro awdurdodau lleol rhag cyflawni'r newid diwylliannol yr ydym yn cyfeirio ato uchod, er nid ydym wedi gallu meintioli hyn ychwaith.

Argymhelliad 6

"Bod llywodraeth leol yn nodi'r gost wrth symud i gyfraddau manteisio 100% ar gyfer y 3 budd-dal Cam 1."

Er gwaethaf cynnydd sylweddol ac er gwaethaf dangos beth y gellir ei wneud, mae’n amlwg o’r adroddiad nad ydym eto wedi gallu cyflawni'r uchelgais gyffredinol sef profiad symlach i’r defnyddiwr yn ymarferol. Yn anffodus, felly, mae'r heriau a nodwyd yn parhau i bobl sydd am hawlio Budd-daliadau yng Nghymru. Er mwyn parhau i gyflawni ein huchelgais cyffredin a'r ymrwymiad cyffredin i ddull mwy tosturiol, sy’n canolbwyntio mwy ar y defnyddiwr ac i fynd i'r afael â'r heriau parhaus o ran hawlio Budd-daliadau Cymru, bydd yn hanfodol bod Llywodraeth Cymru a llywodraeth leol yn parhau i flaenoriaethu'r gwaith hwn a darparu'r arweinyddiaeth strategol a fu’n sail i Siarter Budd-daliadau Cymru hyd yma. Ar sail fwy ymarferol, rhaid i awdurdodau lleol barhau i fwrw ymlaen yn gyflym â mabwysiadu'r offer, y modelau a'r dulliau sydd wedi'u datblygu trwy'r gwaith Cam 1 hwn. Mae'n amlwg o'n gwaith y bydd hyn yn cymryd amser ond, os byddwn yn parhau i osgoi'r newidiadau sydd eu hangen, yna bydd pobl, yn enwedig y rhai sy'n fwy ymylol ac, yn yr angen mwyaf, yn parhau i golli eu hawliau.

Blaenoriaethau cam 1

• Deall yr holl swyddogaethau gweinyddol wrth ddarparu budd-daliadau yng Nghymru gan awdurdodau lleol a nodi cyfleoedd symleiddio.
• Deall deddfwriaeth a pholisi sy'n llywodraethu meini prawf cymhwysedd; nodi gorgyffwrdd a chyfleoedd alinio.
• Nodi prosesau ar gyfer darparu'r 3 budd-dal yn ddi-dor a chyson.

Cynnydd/canlyniad

Mae'r Grŵp Llywio wedi cydnabod y rôl ganolog y bydd awdurdodau lleol yn ei chwarae yn y prosiect hwn ac wedi bod yn gweithio'n agos gyda CLlLC i ddeall goblygiadau iddynt. Felly, mae'r gweithgareddau o dan y flaenoriaeth hon wedi canolbwyntio ar ddeall y sefyllfa bresennol a nodi sut y gellir cefnogi awdurdodau lleol i alinio'r prosesau ar gyfer y 3 budd-dal Cam 1 yn well.

Rhoddodd adroddiad  cynnar gan y grŵp USC drosolwg lefel uchel o'r systemau a'r prosesau a ddefnyddiwyd yn ogystal â chydgrynhoi'r prif rwystrau sy'n wynebu ALlau a helpodd i amlygu’r cymhlethdodau a'r amrywiadau sylweddol yn y dull gweithredu o fewn y 22 awdurdod lleol yng Nghymru. Roedd yr adroddiad yn cynnwys nifer o feysydd i ganolbwyntio arnynt, gan gynnwys o ran eglurder ar y gofynion deddfwriaethol a'r canllawiau ar gyfer pob un o'r 3 budd-dal a sut maent yn cael eu gweinyddu, ac awgrymodd becynnau gwaith ychwanegol gan gynnwys Mapio Prosesau manwl ar gyfer pob awdurdod lleol.

Ym mis Ebrill 2025, cytunodd Llywodraeth Cymru ar grant o £500,000 i CLlLC ac awdurdodau lleol i gefnogi'r gwaith o gyflwyno trywydd Cam 1 ac yn arbennig i gynnal y Mapio Prosesau ac arolygon gweithlu a defnyddwyr.

Wedi hynny, mae CLlLC wedi cynnal gweithdai Mapio Prosesau gyda'r 22 awdurdod lleol i gyd. Mae'r adroddiad Mapio Prosesau yn adeiladu ar adroddiad yr USC ac yn darparu dealltwriaeth fanwl o sut yn union y mae pob un o'r 22 awdurdod lleol yn darparu'r 3 budd-dal Cam 1 a'r adnoddau sydd ar gael i gefnogi eu darparu. Mae'r mapio yn mynd y tu hwnt i'r pwynt mynediad cychwynnol i dderbynyddion budd-daliadau ac mae'n cynnwys swyddogaethau / gweinyddu swyddfa gefn a rhyngwynebau â'r gwahanol atebion talu y mae awdurdodau lleol yn eu defnyddio. Unwaith eto, amlygodd y gwaith hwn y maes cymhleth lle mae'r 3 budd-dal yn cael eu darparu, yr heriau casglu / rheoli data, y gwahanol strwythurau sefydliadol, y gwahanol systemau TG a'r gwahanol lwythi achosion y mae pob awdurdod lleol yn eu hwynebu. Mae'r gwaith hwn wedi darparu dealltwriaeth gliriach o'r maes cyflawni presennol ac mae bellach yn darparu llwyfan cadarn ar gyfer gwelliannau i wasanaethau yn y dyfodol, er bod yn rhaid cydnabod ei bod yn debygol bod y gwaith hwn eisoes wedi sbarduno gwelliannau gwasanaethau o fewn rhai awdurdodau lleol.

Yn rhan o ddatblygu'r ddealltwriaeth o'r 3 budd-dal Cam 1, adolygodd y Grŵp Llywio y bwriad polisi, y meini prawf cymhwysedd a'r sail ddeddfwriaethol ar gyfer pob budd-dal. Crybwyllwyd yn gyson fod y fframwaith polisi a deddfwriaethol yn rhwystr posibl i awdurdodau lleol rhag alinio gwaith gweinyddu'r 3 budd-dal Cam 1. Mae hwn yn faes y mae'r Grŵp Llywio hefyd wedi'i godi gyda Llywodraeth Cymru. O ran bwriad polisi, cydnabyddir gan y Grŵp Llywio fod manteision o gael trothwyon cymhwysedd gwahanol, er enghraifft wrth gyrraedd gwahanol grwpiau neu atal ymylon clogwyni sylweddol wrth symud oddi ar fudd-daliadau. Fodd bynnag, gall gofynion cymhwysedd gwahanol effeithio ar y nifer sy’n manteisio ac ar hygyrchedd. Cydnabyddir hefyd fod cyfyngiadau ar hyn o bryd i'r hyn y gellir ei wneud yn y tymor byr o amgylch deddfwriaeth o ystyried yr amser y mae’n ei gymryd i roi newidiadau felly ar waith.

Fodd bynnag, nid yw trothwyon cymhwysedd a'r fframwaith deddfwriaethol yn rhwystrau anorchfygol rhag symleiddio mynediad at fudd-daliadau Cam 1. Serch hynny, rydym yn cydnabod y gallai gwaith pellach yn y maes hwn sicrhau gwelliannau i'r broses a chynyddu'r nifer sy’n manteisio ymhlith y rhai mwyaf difreintiedig. Er enghraifft, gall newidiadau i'r dull o ail-gyfrifo dyfarniadau ar gyfer Gostyngiadau yn y Dreth Gyngor i gyflwyno goddefiant helpu'r rhai y mae eu hincwm yn amrywio bob mis; gwyddom fod hyn yn cael ei ystyried yn rhan o’r gwaith a wneir mewn Diwygio Cyllid Llywodraeth Leol. Yn yr un modd, byddai adolygu'r trothwyon cymhwysedd ar gyfer Prydau Ysgol Am Ddim ac ehangu'r ddarpariaeth ysgolion uwchradd i gynnwys pawb ar gredyd cynhwysol yn symleiddio’r gwaith gweinyddu ac yn gwella mynediad i ymgeiswyr.

Wrth gyflwyno'r trywydd Cam 1, mae'r Grŵp Llywio wedi canolbwyntio ar ddatblygu proses ymgeisio symlach. Un o'r prif lwybrau i gyrchu hawliau (yn enwedig ar gyfer Gostyngiad yn y Dreth Gyngor) yw Credyd Cynhwysol (CC). Wrth wneud cais am CC, gall unigolyn gadarnhau ei fod yn dymuno i'w fanylion gael eu defnyddio i’w asesu ar gyfer gostyngiad yn y dreth gyngor, yna mae'r data hwn yn cael ei rannu gydag awdurdodau lleol sy'n defnyddio hwn i asesu hawl a dyfarnu gostyngiad yn y dreth gyngor. O ganlyniad i waith y Grŵp Llywio, mae 21 o 22 awdurdod lleol bellach yn defnyddio'r gyfran ddata hon i asesu’n awtomatig a dyfarnu’n awtomatig ar gyfer gostyngiad yn y dreth gyngor. Trafodwn ddefnydd pellach data o'r fath yn nes ymlaen.

Fodd bynnag, ar gyfer nifer o ymgeiswyr, cais (papur neu ddigidol) i awdurdod lleol yw'r llwybr o hyd i gael un neu ragor o’r 3 budd-dal. Nododd y Grŵp Llywio y gallai fod yn rhaid i ymgeisydd, yn aml, lenwi mwy nag un ffurflen gais gan ailadrodd yr wybodaeth y mae’n ei darparu ym mhob un. Weithiau, nid yw ffurflenni cais yn bodloni'r gofynion hygyrchedd cyfredol ac yn aml maent yn gofyn am wybodaeth nad oes ei hangen bob amser.

Gyda chyllid gan Lywodraeth Cymru, mae'r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol wedi gweithio gyda'r Grŵp Llywio i ddatblygu un ffurflen ddigidol ddeallus y gellid ei defnyddio ar gyfer pob un o'r 3 budd-dal Cam 1 (a fydd yn cynnwys ceisiadau Budd-dal Tai hefyd yn ddiweddarach) sef 'prosiect Braenaru'. Gan weithio gyda 6 awdurdod lleol i ddechrau, roeddent yn gallu datblygu cysyniad un ffurflen gais a oedd yn gweithio gyda ffynonellau data presennol i symleiddio'r broses. O'r gwaith cysyniad hwn, gweithiodd y Ganolfan wedyn gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen i adeiladu a phrofi un ffurflen gais. Mae adroddiad llawn ar y gwaith a wnaed ar gael ar dudalennau gwe’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol. 

Canfu profion fod y ffurflen gais ddigidol symlach yn gwella profiad yr ymgeisydd yn sylweddol heb gynyddu llwyth gwaith awdurdodau lleol. Rydym yn cydnabod wrth fwrw ymlaen â'r gwaith ar un ffurflen gais ddigidol na fydd hyn yn mynd i'r afael â'r holl faterion ymgeisio, yn enwedig i'r rhai sydd wedi'u hallgáu'n ddigidol, ond dylai fod modd cyflawni egwyddorion 'dywedwch wrthym unwaith' ac un ffurflen gais ar gyfer yr holl fudd-daliadau Cam 1 o fewn cwmpas ar ffurf copi caled neu’n rhan o unrhyw gymorth wyneb yn wyneb.

Dangosodd profion defnyddwyr o ffurflenni cais presennol 4 awdurdod lleol o’u cymharu â'r fersiwn ddigidol symlach fod y dyluniad newydd yn cwtogi'n sylweddol ar amseroedd cwblhau, trwy ofyn llawer llai o gwestiynau a defnyddio iaith syml, glir. Efallai bod bron i chwarter y cyfranogwyr wedi rhoi'r gorau i'r ffurflen bresennol oherwydd ei hyd a'i chymhlethdod, ond ni ddywedodd yr un o’r cyfranogwyr hyn am y ffurflen ddigidol symlach. Yn ôl adborth cyffredinol, mae’r ffurflenni presennol fel rhy hir, ailadroddus ac anodd eu llywio, tra bod y fersiwn ddigidol newydd yn cael ei hystyried yn gliriach, yn fwy cymesur ac yn haws ei llenwi.

Canfu profion prosesu achosion a gynhaliwyd gan aseswyr Torfaen nad oedd gweithio gydag allbwn y ffurflen ddigidol newydd yn cynyddu amseroedd prosesu na'r risg o wallau o'i chymharu â'u ffurflenni presennol. Roedden nhw'n dal i allu cyrchu’r holl wybodaeth yr oedd ei hangen arnynt i gynnal asesiad cywir. Mewn nifer o brofion, roedd gweithio gydag allbwn y ffurflen newydd yn gyflymach, ac yn cael ei hystyried yn haws, yn llai peryglus ac yn cael ei ffafrio gan aseswyr. 

Mae'r ymarfer Mapio Prosesau wedi dangos i ni fod cymhlethdodau sylweddol o fewn awdurdodau lleol a allai effeithio ar gyflwyno dull un ffurflen gais ddigidol, yn enwedig o ran cynnal ffurflenni ac integreiddio â swyddogaethau swyddfa gefn presennol. Fodd bynnag, mae gwaith y Grŵp Llywio wedi dangos ei bod yn bosibl creu dull un cais digidol, yn unol â'r egwyddor dywedwch wrthym unwaith, i symleiddio mynediad at hawliau i ymgeiswyr sy'n gallu defnyddio system ar-lein.

Mae nifer o gynhyrchion wedi'u cynnwys yn rhan o'r adroddiad hwn i helpu awdurdodau lleol i fwrw ymlaen â mabwysiadu un ffurflen gais ddigidol, ddeallus (er y gall yr egwyddorion a'r dull helpu i lywio cyflwyno un ffurflen gais bapur hefyd).

1. Prototeip: brasfodel o'r ffurflen ddigidol i ddangos profiad yr ymgeisydd
2. Siart llif proses: y rhesymeg a ddefnyddir i ddangos cwestiynau sy'n berthnasol i'w hamgylchiadau yn unig i ymgeiswyr a'r rhesymeg ategol. 
3. Cynnwys y ffurflen: y geiriad a awgrymir ar gyfer y cwestiynau a'r wybodaeth esboniadol ar gyfer pob tudalen o'r ffurflen

Un elfen bwysig o'r egwyddor 'dywedwch wrthym unwaith' sy'n sail i Siarter Budd-daliadau Cymru a thrywydd Cam 1 yw defnyddio gwybodaeth mewn ffordd mor ddi-dor â phosibl i alluogi unigolion i gyrchu eu hawliau. Gall integreiddio'r un ffurflen gais ddigidol ddeallus fod yn rhan sylweddol o gefnogi hyn. 

Dengys gwaith y Grŵp Llywio fod cymhlethdodau sylweddol o fewn y system bresennol gyda 22 o wahanol ffyrdd o ddarparu'r 3 budd-dal Cam 1, a phob awdurdod lleol ar gam gwahanol yn ei daith gwella gwasanaethau. Yn sgil y cymhlethdod hwn, nid fu cyflymder a maint y newid a ragwelwyd yn wreiddiol yn y trywydd yn bosibl. Fodd bynnag, mae'r Grŵp Llywio wedi dangos ei bod yn bosibl darparu un broses ymgeisio ddigidol ddeallus a symlach a allai symleiddio profiad y defnyddiwr yn fawr i'r rhai y mae technoleg ddigidol ar gael iddynt.

Blaenoriaethau cam 1

• Ymgymryd ag ymchwil defnyddwyr i ddeall rhwystrau ar gyfer grwpiau ymylol a gweithlu.
• Nodi cynulleidfaoedd a rhanddeiliaid ar gyfer ymgysylltu.
• Datblygu strategaeth gyfathrebu a phecyn cymorth ar gyfer negeseuon cyson.
• Cynnal archwiliadau hygyrchedd ar ddulliau ymgeisio a deunyddiau hyrwyddo.

Cynnydd/canlyniad

Mae gan lawer o'r sefydliadau sy'n cymryd rhan yn y Grŵp Llywio brofiad o eirioli ar ran y rhai sy'n cael trafferth cyrchu eu hawliau. Gellir dadlau bod y system fudd-daliadau bresennol yn gweithio i gyfran o'r rhai y mae angen iddynt ei chyrchu hyd yn oed os gallai fod yn haws ei chyrchu. Ond gwyddom nad yw'n gweithio i rai, fel y nodir yn adroddiad Bevan 'Making the case for a Welsh Benefits System - people's experiences'. Roedd ymchwil a gynhaliwyd gan y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) ar ran y Grŵp Llywio ar brofiad grwpiau ymylol yn amlygu bod hygyrchedd, cymhlethdod, diffyg ymddiriedaeth yn y system, diffyg ymwybyddiaeth o fudd-daliadau a diffyg dealltwriaeth o gymhwysedd i gyd yn rhwystrau rhag manteisio ar fudd-daliadau. Ar ben hynny, pwysleisia'r ymchwil, gan fod y budd-daliadau yno fel llinell achub neu rwyd ddiogelwch, fod llawer o ddefnyddwyr yn aml yn mynd trwy ddigwyddiadau bywyd trawmatig pan fyddant yn rhyngweithio â budd-daliadau, ac y gall y broses achosi stigma neu fod yn destun gwarth.

Canolbwyntia'r ymchwil ar nifer o argymhellion gweithredadwy ar sut i wella'r broses ymgeisio, a llawer ohonynt yn cyd-fynd â'r camau gweithredu o fewn trywydd Cam 1 neu arsylwadau'r Grŵp USC. Cymerwyd nifer o'r camau hyn yn rhan o’r prosiect Braenaru dan arweiniad CDPS ar un ffurflen gais ddigidol, ddeallus a symlach.

Gan adeiladu ar yr uchod, cynhaliodd swyddogion o Lywodraeth Cymru archwiliad hygyrchedd lefel uchel , gan archwilio gwefannau’r 22 awdurdod lleol i gyd, gan ganolbwyntio ar y broses i ymgeisio am y 3 budd-dal Cam 1. Cynhwyswyd nifer o argymhellion yn yr adroddiad archwilio i wella hygyrchedd a dylai awdurdodau lleol eu rhoi ar waith cyn gynted â phosibl. Er mwyn cefnogi'r gwaith ar hygyrchedd, byddem yn argymell i awdurdodau lleol ystyried Safonau Gwasanaethau Digidol Cymru.

Fel rhagflaenydd i'r ymarfer Mapio Prosesau mwy systematig, cynhaliodd CLlLC Arolwg y Gweithlu i archwilio profiadau, rhwystrau ac arferion da ynghylch prosesu hawlio ar gyfer Gostyngiad yn y Dreth Gyngor, Prydau Ysgol am Ddim, a'r Grant Hanfodion Ysgolion. Ymatebodd 138 o staff ar draws y 22 awdurdod lleol i gyd i'r arolwg ac mae crynodeb wedi'i gyhoeddi ar wefan CLlLC. Mae'r arolwg yn atgyfnerthu nifer o'r camau gweithredu o fewn trywydd Cam 1 ac yn tynnu sylw at gamau pellach y gellir eu cymryd naill ai yn rhan o Gam 1 neu ar ôl ei gwblhau.

Nododd y canfyddiadau heriau cyffredin sy'n effeithio ar weinyddu budd-daliadau ledled Cymru, gan gynnwys bylchau seilwaith, diffyg awtomeiddio, dryswch cwsmeriaid (oherwydd negeseuon a chymhwysedd aneglur), mynediad cyfyngedig at ddata, pwysau adnoddau ac ymchwydd ceisiadau tymhorol, ochr yn ochr â dulliau arloesol y mae awdurdodau lleol wedi'u datblygu i wella effeithlonrwydd o fewn y cyfyngiadau hyn. Archwiliwyd rhai o'r themâu hyn ymhellach o dan y broses Mapio Prosesau, a drafodwyd uchod.

Yn ogystal â'r arolwg o'r gweithlu, mae CLlLC wedi cynnal ymchwil gydag awdurdodau lleol ar gysylltiadau a chwynion cwsmeriaid sy'n ymwneud â'r 3 budd-dal Cam 1. Dengys y canfyddiadau fod y dulliau o feintioli ac ymdrin ag ymholiadau yn amrywio'n sylweddol rhwng awdurdodau lleol ac ar draws budd-daliadau. Mae cyfran uchel o ymholiadau yn ymwneud â gwirio cymhwysedd a statws, gyda dryswch ynghylch Credyd Cynhwysol yn arbennig yn creu cyswllt ychwanegol ar gyfer Gostyngiad yn y Dreth Gyngor (CTR).

Mae’r tri chynnyrch ymchwil i gyd dan arweiniad CLlLC (yr Arolwg Gweithlu, y Mapio Prosesau a'r ymchwil i gysylltiadau a chwynion cwsmeriaid) yn tynnu sylw at nifer o faterion systemig. Ymhlith y rhain mae materion ynghylch pwysau staffio, prosesau â llaw, galw y gellir ei osgoi, mabwysiadu technoleg yn anwastad, amrywiad lleol a phwysau gweithredol o bolisïau cenedlaethol. Mae'n amlwg o'r adroddiadau hyn fod angen mwy o waith y tu hwnt i gyflawni trywydd Cam 1 os ydym am gyflawni'r uchelgeisiau a amlinellir yn Siarter Budd-daliadau Cymru.

Cyfleu cynnydd fu un o ystyriaethau pwysig y Grŵp Llywio, ac mae'r adroddiad hwn yn rhoi crynodeb o'r cynnydd yr ydym wedi'i wneud. Yn ystod y cam cyntaf hwn, mae'r rhan fwyaf o weithgarwch cyfathrebu wedi canolbwyntio ar randdeiliaid o fewn llywodraeth leol a phartneriaid trydydd sector gan na fu unrhyw newidiadau y mae angen i'r cyhoedd gael gwybod amdanynt. Datblygwyd grid mapio rhanddeiliaid yn gynnar i sicrhau bod cyfathrebu'n cael ei dargedu at y bobl gywir a bod pob parti yn cael gwybod am gynnydd. Mae cyfathrebu â rhanddeiliaid wedi cynnwys tudalen we bwrpasol gyda chofnodion cyfarfodydd y Grŵp Llywio, gweithdai dangos a dweud, cylchlythyrau, cyflwyniadau yn y grŵp USC a'r Cyngor Partneriaeth yn ogystal â datganiadau Gweinidogol a gyhoeddwyd i gyfarfod llawn.

Mae gwaith y Grŵp Llywio wedi atgyfnerthu'r dystiolaeth bresennol ymhellach fod rhwystrau yn parhau rhag hawlio’r 3 budd-dal Cam 1. Aethpwyd i’r afael â nifer o argymhellion a nodwyd drwy'r ymchwil a amlinellir uchod yn rhan o'r rhaglen Cam 1, ond bydd yn rhaid i Lywodraeth Cymru a llywodraeth leol roi eraill ar waith wrth iddynt wella eu gwasanaethau. Mae'n bwysig cydnabod, oherwydd y maes cymhleth, y gall rhai o'r newidiadau hyn fod yn haws i rai awdurdodau lleol nag eraill ac y gallant gymryd mwy o amser nag eraill i'w gweithredu.

Blaenoriaethau cam 1

• Sicrhau bod yr holl ddulliau gwneud cais a deunyddiau hyrwyddo yn hygyrch.
• Profi hyblygrwydd systemau cyfredol a chyfeirio.

Cynnydd/canlyniad

Mae archwilio profiad presennol y defnyddiwr o system fudd-daliadau Cymru wedi bod yn rhan greiddiol o waith y Grŵp Llywio, boed hynny drwy'r ymchwil dan arweiniad CDPS, Mapio Prosesau CLlLC a’r ymchwil i gysylltiadau a chanmoliaeth neu'r archwiliad hygyrchedd a drafodwyd uchod.

Mae'n amlwg bod y broses bresennol yn gweithio i lawer o bobl, neu o leiaf y gall cyfran sylweddol o bobl gyrchu eu budd-daliadau trwy'r systemau presennol. Fodd bynnag, mae gwaith o fewn trywydd Cam 1 wedi dangos bod yna rai sy'n parhau i golli eu hawliau ac mae ein hymchwil wedi dangos y gellir gwneud gwelliannau i’r broses, hyd yn oed i'r rhai sy'n llywio'r system bresennol.

Er enghraifft, amlygodd yr Ymchwil i Ddefnyddwyr Ymylol fod llawer o ffurflenni yn hir, yn gymhleth ac yn anodd eu llenwi, yn enwedig i bobl niwrowahanol, a bod cymhlethdod ffurflenni cais yn gallu bod yn rhwystr rhag gwneud cais. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod bod y canfyddiadau’n ymwneud â’r holl fudd-daliadau a chymorth ariannol, nid Budd-daliadau Cymru yn unig, gan gynnwys y rhai a weinyddir gan gyrff llywodraeth ganolog fel yr Adran Gwaith a Phensiynau. 

Yn yr un modd, mae'r arolwg gweithlu yn tynnu sylw at ddryswch cwsmeriaid ynghylch mathau o fudd-daliadau a chymhwysedd sy'n sbarduno ceisiadau dyblyg a hawliau a gollwyd. 

Roedd datrys y materion hyn yn sbardun sylweddol i’r gwaith i ddatblygu un ffurflen gais ddigidol ddeallus a symlach a chefnogi rhannu / ailddefnyddio data. 

Mae gwaith cynnar gan CDPS ar y broses ymgeisio yn dangos canlyniadau tebyg i'r ymarfer Mapio Prosesau mwy cynhwysfawr a gynhaliwyd gan CLlLC, sef bod y ffordd y mae'r systemau presennol yn gweithio yn amrywio’n helaeth. Dengys ymchwil CDPS hefyd amrywiad sylweddol ym maint y data y gall awdurdod lleol ofyn amdano gan ddefnyddiwr i asesu cymhwysedd.

Mae ymchwil defnyddwyr ar y ffurflen gais ddigidol a ddatblygwyd gan CDPS, gan weithio'n agos gyda Llywodraeth Leol, yn dangos ei bod yn bosibl cyflwyno ffurflen sy'n llawer cyflymach i'r defnyddiwr ei llenwi ac sy'n osgoi mewnbynnu data yn ddiangen ac ailadroddus. Dengys profion swyddfa gefn hefyd, er bod taith y defnyddiwr yn cael ei symleiddio, na ddylai'r ffurflen greu gwaith ychwanegol cudd i awdurdodau lleol sy'n delio ag achosion y tu ôl i'r llenni. 

Fodd bynnag, mae’r broses Mapio Prosesau yn dangos bod y maes o amgylch adeiladu ffurflenni a’u hintegreiddio gydag atebion asesu / talu swyddfa gefn ym mhob awdurdod lleol yn gymhleth ac nid yn unffurf. Gall hyn gyflwyno heriau ar lefel awdurdod lleol unigol i wella profiad y defnyddiwr, ond mae'r prif gynhyrchion o waith CDPS ar yr un ffurflen ddigidol yn darparu sail gadarn i unrhyw gyflwyniad yn y dyfodol. Efallai y byddai camau yn y dyfodol o'r gwaith Symleiddio Budd-daliadau Cymru yn ystyried archwilio atebion i integreiddio'r ateb ffurflen ddigidol â swyddogaethau TG swyddfa gefn, a byddai hyn o bosibl yn cynnig cyfleoedd ar gyfer arbedion effeithlonrwydd wrth brosesu ceisiadau ac yn gwneud y ffurflen ddigidol yn fwy deniadol i nifer ehangach o awdurdodau lleol. 

Nodwyd bod defnyddio data a rhannu data yn fater sylweddol a allai greu mannau cyfyng neu ddyblygu mewn prosesau ac mae'n bwysig wrth symleiddio profiad y defnyddiwr a chyflawni'r dull 'dywedwch wrthym unwaith'. Archwilir hyn ymhellach yn yr adran nesaf. 

Dengys gwaith y Grŵp Llywio, er bod y system bresennol yn gymhleth ac yn amrywio ledled Cymru, y dylai fod yn bosibl, drwy fabwysiadu dulliau, arferion gorau ac argymhellion y Grŵp Llywio, ddarparu dull o ddarparu budd-daliadau yng Nghymru sy’n canolbwyntio mwy ar yr unigolyn. Fodd bynnag, efallai y bydd angen newid diwylliannol i ffwrdd o reoli budd-daliadau yn unig tuag at un sy'n hyrwyddo mynediad at hawliau.

Blaenoriaethau cam 1

• Datblygu dealltwriaeth sylfaenol o gipio a dyblygu data.
• Crisialu gofynion a rhwystrau ar gyfer rhannu data.
• Cynhyrchu canllawiau ar rannu a defnyddio data.
• Rhannwch arfer gorau a gwersi a ddysgwyd.
• Datblygu modd cydlynol o hyrwyddo budd-daliadau Cymru.

Cynnydd/canlyniad

Fel yr ydym wedi nodi o'r blaen, bu deall llif a defnydd data yn rhan bwysig o waith Cam 1. Yn y bôn, mae yna ddwy ffordd y gall defnyddiwr ddarparu data i awdurdod lleol at ddibenion asesu a dyfarnu'r 3 budd-dal Cam 1. Y cyntaf yw trwy ddata sy'n cael ei rannu ag awdurdodau lleol gan yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP), naill ai'n uniongyrchol o dan gytundebau rhannu data neu gellir ei gyrchu trwy borth rhannu data. Yr ail yw trwy gais neu geisiadau uniongyrchol; ar-lein, yn bersonol neu ar ffurf bapur.

Er mwyn datblygu’r un ffurflen gais ddigidol symlach gan CDPS roedd angen deall:

1. yr hyn y mae'n rhaid i awdurdodau lleol ei wybod i asesu hawliad am bob budd-dal a 
2. beth o hyn y gallant ei gyrchu trwy ffynonellau data presennol

Ni allai CDPS ddod o hyd i ffynonellau diffiniol ar gyfer yr wybodaeth hon ac roedd safbwyntiau yn wahanol ar draws awdurdodau lleol. Mae canlyniad ymarfer modelu data CDPS  yn rhannu'r amcangyfrif ar sail gwybodaeth o'r gofynion data sy'n sail i ddyluniad y ffurflen sengl. O ran data a rennir gan DWP, ar hyn o bryd lle mae ymgeisydd wedi cadarnhau ei fod am i'r data a ddarparodd ar gyfer cais CC gael ei ddefnyddio ar gyfer Gostyngiad yn y Dreth Gyngor, bydd 21 o'r 22 awdurdod lleol yn defnyddio'r data hwnnw i asesu a dyfarnu Gostyngiad yn y Dreth Gyngor yn awtomatig. 

Ym mis Ionawr 2025, yn rhan o archwilio'r defnydd o ddata i wella'r nifer sy’n manteisio, dyfarnodd Llywodraeth Cymru gontract i Policy in Practice i ddarparu trwyddedau ar gyfer defnyddio eu hofferyn dadansoddi data Olrhain Teuluoedd Incwm Isel (LIFT), a chymorth gweithredol i 12 awdurdod lleol a wirfoddolodd i gymryd rhan mewn menter manteisio ar fudd-daliadau a arweinir gan ddata. Roedd dau awdurdod lleol eisoes wedi prynu offeryn LIFT felly cymerodd cyfanswm o 14 ran yn y gwaith. Pwrpas y cynllun peilot oedd gwerthuso sut y gall dadansoddi data gynyddu’r nifer sy’n manteisio ar fudd-daliadau. Defnyddiodd yr awdurdodau lleol ddata DWP a ddarparwyd i awdurdodau lleol i dargedu preswylwyr yn uniongyrchol yn eu ALlau a'u hannog i hawlio budd-daliadau gan gynnwys Prydau Ysgol Am Ddim, y Grant Hanfodion Ysgolion a Chynllun Gostyngiadau’r Dreth Gyngor. Cynhaliwyd astudiaeth achos ar sut y gwellodd hyn y nifer sy’n manteisio ar y Grant Hanfodion Ysgol yng Nghastell-nedd Port Talbot.

Cyhoeddwyd adolygiad o'r cynllun peilot ar 24 Mawrth 2026.

Un rhan annatod o'r cynllun peilot oedd datblygu Cytundebau Prosesu Data cadarn, Asesiadau o Effaith ar Ddiogelu Data, a Cheisiadau Ailddefnyddio Data i gael y cadarnhad mewnol ac allanol angenrheidiol eu bod yn dilyn gofynion cyfreithiol a rheoleiddiol gyda defnyddio a/neu rannu eu data sensitif.

Rydym wedi gweithio gyda Chadeirydd y Grŵp USC a Chyngor Sir Wrecsam i ddatblygu ymhellach gysyniad ailddefnyddio data DWP ymhellach at ddibenion asesu a dyfarnu'r 3 budd-dal. Mae hyn wedi galluogi'r awdurdod lleol i dargedu budd-daliadau'n uniongyrchol a’u 'dyfarnu’n awtomatig' (er mwyn bodloni deddfwriaeth, 'dyfarnu awtomatig' yn yr achos penodol hwn yw darparu dewis optio allan os nad yw unigolyn / aelwyd yn dymuno cael y budd-dal). Datblygwyd ceisiadau ailddefnyddio data templed ac Asesiad o Effaith ar Ddiogelu Data enghreifftiol yn rhan o'r gwaith Cam 1 hwn ac fe'u rhannwyd yn eang gyda llywodraeth leol. Cynhaliwyd digwyddiad dangos a dweud ar 5 Chwefror 2026 i rannu gwersi a ddysgwyd o'r ymarfer hwn gyda'r holl awdurdodau lleol (arweinwyr Refeniw a Budd-daliadau a swyddogion Diogelu Data).

Mae gwaith y Grŵp Llywio ar rannu data yn dangos ei bod yn bosibl defnyddio'r data a ddarperir gan DWP i dargedu aelwydydd cymwys a mynd ati i’w cofrestru, ac i gefnogi'r gwaith o gyflwyno un ffurflen gais ddigidol symlach.

Fodd bynnag, cydnabyddir y gall fod angen gwybodaeth ychwanegol ar awdurdod lleol weithiau, fel manylion cyfrif banc ar gyfer taliadau, neu gadarnhad o ba ysgolion y gallai plentyn eu mynychu, ond mae defnyddio'r data yn y modd hwn yn golygu mai dim ond gofyn am yr wybodaeth ychwanegol sydd angen i awdurdod lleol ei wneud a pheidio â gofyn am gais llawn yn unol â'r egwyddor 'dywedwch wrthym unwaith'. 

Bydd pob awdurdod lleol hefyd yn defnyddio'r pyrth rhannu data a ddarperir gan DWP i wirio cymhwysedd ar gyfer budd-daliadau; fel rheol, gwneir hyn i wirio’r wybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd. Fodd bynnag, rydym yn cydnabod bod y gwaith Mapio Prosesau wedi codi rhai pryderon ynghylch ansawdd data DWP. 

Lle mae angen cais, mae rhwystrau data yn llai. Cesglir data o dan hysbysiad preifatrwydd yr awdurdod lleol ei hun ac felly, cyhyd â bod yr hysbysiad wedi'i ddrafftio'n briodol, ni ddylai fod unrhyw rwystr rhag defnyddio'r data at ddibenion pob un o'r 3 budd-dal Cam 1. Fodd bynnag, mae'r gwaith Mapio Prosesau wedi nodi sefyllfaoedd lle gall prosesau gweinyddol mewnol yr awdurdod lleol ei hun fod yn rhwystr rhag rhannu / symud data lle caiff ceisiadau eu prosesu mewn adrannau ar wahân.

Mae'r ffurflen gais ddigidol a ddatblygwyd gan CDPS yn ceisio defnyddio data sydd eisoes ar gael i awdurdod lleol drwy'r pyrth rhannu data i wella taith y defnyddiwr. Lle bo'n bosibl, mae'r ffurflen yn gofyn am wybodaeth ddigonol gan ymgeisydd a fyddai'n galluogi'r awdurdod lleol i ddod o hyd i weddill yr wybodaeth o'r pyrth rhannu data yn hytrach na defnyddio'r porth i wirio'r data a ddarperir fel sy'n digwydd ar hyn o bryd. Ni fyddai awdurdodau lleol felly’n gofyn am wybodaeth y mae ymgeisydd eisoes wedi'i darparu, ac unwaith eto mae hyn yn unol â'r dull ‘dweud wrthym unwaith’. Lle nad yw hyn yn bosibl (er enghraifft os nad yw unigolyn yn cael Credyd Cynhwysol neu os nad yw wedi gwneud cais am Gredyd Cynhwysol) mae'r ffurflen ddigidol yn ddigon deallus i ganiatáu i'r ymgeisydd ddarparu'r wybodaeth.

Fodd bynnag, mae'r gwaith Mapio Prosesau yn tynnu sylw at rwystrau gweinyddol / strwythurol posibl, lle mae budd-daliadau’n cael eu rheoli neu eu prosesu o fewn gwahanol adrannau neu lle gall ansawdd data DWP fod yn broblem. Nid ydym yn credu bod y materion strwythurol hyn yn anorchfygol, er ein bod yn cydnabod y gallai gymryd mwy o amser i fynd i'r afael â nhw. 

Mae llawer o'r hyn yr ydym yn ei gynnwys yn yr adroddiad hwn eisoes wedi'i ddarparu gan awdurdodau lleol a’i rannu gyda nhw (gan gynnwys swyddogion diogelu data) a rhanddeiliaid eraill, a llawer eisoes wedi cymryd y cyfle i'w archwilio yn rhan o'u taith barhaus i wella gwasanaethau. Mae CDPS wedi cynnal sesiynau dangos a dweud yn rheolaidd ar eu gwaith i fapio data ac ar ddatblygu un ffurflen gais ddigidol. Rhannwyd profiad y 14 awdurdod lleol a gymerodd ran yn y cynllun peilot dadansoddi data yn rhan o gyfarfodydd arfer gorau a darparodd Cyngor Sir Wrecsam ddigwyddiad 'dangos a dweud' astudiaeth achos yn dangos sut y gellir ailddefnyddio data i dargedu unigolion cymwys a’u ‘cofrestru’n awtomatig’. Yn yr un modd, rhannwyd Mapiau Proses unigol gyda phob Awdurdod Lleol a gymerodd ran yn y gwaith Mapio Prosesau, ac felly hefyd yr adroddiad Mapio Prosesau ei hun. Bydd llawer o'r cynhyrchion sydd wedi'u cynnwys yn yr adroddiad hwn ar gael drwy wefannau Llywodraeth Cymru, CLlLC neu CDPS, gan sicrhau ei bod yn hawdd cyrchu'r allbynnau gwerthfawr hyn a'u mabwysiadu. Wrth i fwy o awdurdodau lleol fwrw ymlaen â'r gwaith hwn, y gobaith yw y bydd y gwersi a ddysgwyd ganddynt yn cael eu rhannu trwy rwydweithiau CLlLC.

Mae gwaith y Grŵp Llywio wedi dangos bod cyfoeth o ddata presennol ar gael i awdurdodau lleol ar unigolion a allai fod yn gallu cael gafael ar gymorth. Rydym hefyd wedi dangos, gyda'r cytundebau ailddefnyddio data cywir ar waith, ei bod yn bosibl defnyddio'r data hwnnw i symleiddio dulliau presennol a thargedu unigolion ac, mewn rhai achosion, eu 'cofrestru'n awtomatig’. Lle mae angen gwybodaeth ychwanegol, mae hefyd yn bosibl dylunio dulliau sy'n ceisio'r wybodaeth ychwanegol yn unig ac nad ydynt yn gorfodi ymgeiswyr trwy'r broses ymgeisio lawn.

Blaenoriaethau cam 1

• Mapio cynnig hyfforddiant a bylchau sgiliau ar gyfer staff darparu budd-daliadau.
• Adroddiad ar ddata a gasglwyd gan awdurdodau lleol a Llywodraeth Cymru.
• Datblygu model rhesymeg a chynrychiolaeth weledol ar gyfer budd-daliadau Cam 1.
• Cytuno ar ddull gwerthuso.
• Datblygu cyfeirio cyson at wasanaethau cynghori.

Cynnydd/canlyniad

Mae prif ffocws y Grŵp Llywio, a'r gwaith o dan drywydd Cam 1, wedi canolbwyntio ar wneud gwelliannau yma ac yn awr i ddefnyddwyr, a sut y gallwn wella taith y defnyddiwr. 

Rydym wedi trafod y maes ddata a'r mapiau data a gynhyrchwyd gan CDPS yn flaenorol. Ar hyn o bryd, nid yw Llywodraeth Cymru yn casglu nac yn cadw data personol sy'n ymwneud â'r 3 budd-dal Cam 1, am mai awdurdodau lleol a/neu DWP yn unig sy’n cadw hwn. Rydym eisoes wedi dangos, gyda’r trefniadau ailddefnyddio data cywir ar waith, y dylai awdurdodau lleol allu defnyddio'r data a ddarperir gan DWP i dargedu unigolion cymwys yn rhagweithiol a’u 'cofrestru’n awtomatig’ ac mae un ffurflen gais wedi'i chynllunio i gasglu'r data lleiaf sydd ei angen i asesu cymhwysedd tra'i bod yn ddigon deallus i gasglu'r holl ddata yn ôl y gofyn. Yn yr un modd, dylai fod yn gymharol syml i awdurdodau lleol rannu data rhwng adrannau lle nhw yw’r rheolydd data neu lle maent yn casglu data trwy eu ffurflenni cais eu hunain.

Mae canfyddiadau cynnar o'r arolwg gweithlu wedi nodi meysydd ar gyfer dysgu a rennir a chanllawiau mwy ffurfiol neu anffurfiol, a gallai'r rhain gynnwys rhannu data, argaeledd data gan DWP a'r maes budd-daliadau yn fwy cyffredinol. O ystyried y gwahanol ddulliau sydd gan rai awdurdodau lleol o reoli data, efallai y bydd cyfleoedd i rannu mwy o arferion gorau a phrofiad o ddefnyddio data, yn enwedig data mewnol a data gan DWP i wella’r nifer sy’n manteisio ar fudd-daliadau.

Er ein bod wedi gosod model rhesymeg clir ar gyfer gwaith symleiddio budd-daliadau Cymru, nid ydym wedi ystyried eto sut rydym yn gwerthuso ar gyfer y tymor hwy. Bydd y gwaith Mapio Prosesau dan arweiniad CLlLC yn darparu sefyllfa sylfaenol o ran sut mae'r 3 budd-dal Cam 1 yn cael eu gweinyddu ar hyn o bryd, ac mae gwaith y Grŵp Llywio hwn wedi dangos ei bod yn bosibl symleiddio profiad y defnyddiwr drwy welliannau gwasanaeth. Cyfrifoldeb llywodraeth leol, gyda chefnogaeth Llywodraeth Cymru, bellach yw gyrru'r gwaith o weithredu'r offer hyn o fewn awdurdodau lleol. Yn rhan o hyn, dylid ystyried sut i werthuso'r effaith y maent wedi'i chael ar y nifer sy’n manteisio. Efallai mai rhan o hyn yw cytuno ar gyfradd fanteisio sylfaenol y 3 budd-dal Cam 1 – rhywbeth nad ydym wedi gallu ei gadarnhau, yn anffodus, yn y cam hwn o'r gwaith.

O ran cyfeirio, mae'r archwiliad hygyrchedd wedi gwneud nifer o argymhellion i awdurdodau lleol eu hystyried er mwyn datblygu dull mwy cyson ar draws pob adran o gyfeirio at wasanaethau cynghori, gan gynnwys cyfeirio at gyfrifiannell budd-daliadau Llywodraeth Cymru a’i gwasanaethau cynghori.

Trwy gydol y broses hon rydym, fel grŵp, wedi nodi'r her gyfunol mewn perthynas â chyllido cynnydd yn y nifer sy’n manteisio ar y 3 budd-dal Cam 1. Er na ddylai cyllid fod yn rhwystro pobl rhag hawlio, cydnabyddir y bydd cynnydd yn y nifer sy’n hawlio yn rhoi pwysau ychwanegol ar adnoddau cyfyngedig. Nid ydym wedi gallu pennu’n union beth allai'r 'bwlch ariannu' hwn fod o fewn y prosiect Cam 1 hwn ac mae'n parhau i fod yn gam gweithredu heb ei gymryd y dylai llywodraeth leol a Llywodraeth Cymru geisio ei ddatrys. 

Rydym hefyd yn cydnabod y bydd newid i ddull mwy rhagweithiol o ddarparu mynediad at hawliau neu 'gofrestru awtomatig', yn gofyn am newid dull gweithredu, systemau a gweinyddiaeth o fewn awdurdodau lleol. Ni fydd hyn heb gost ac er nad newid gweinyddol swyddfa gefn oedd ffocws gwaith Cam 1, er mwyn cyflawni'r newidiadau rydym oll am eu sicrhau, mae angen i’r costau sy'n gysylltiedig â symleiddio prosesau gweinyddu (TG ac Adnoddau Dynol) fod yn rhan o sgwrs barhaus. 

Yn olaf, mae potensial bob amser ar gyfer newidiadau pellach a allai wella'r gwaith o symleiddio Budd-daliadau Cymru. Er enghraifft, bu awdurdodau lleol yn galw am newidiadau i'r rheolau ynghylch ail-gyfrifo Gostyngiad yn y Dreth Gyngor yn arbennig i gefnogi gweinyddu'r hawliadau hynny lle gall incwm fynd uwchlaw ac islaw trothwyon mewn unrhyw fis penodol. Deallwn fod sgyrsiau'n parhau gyda swyddogion polisi o fewn Llywodraeth Cymru i archwilio'r newidiadau hyn. 

Hefyd, gelwir ar Lywodraeth Cymru yn rheolaidd i newid y trothwyon cymhwysedd incwm a enillir ar gyfer prydau ysgol am ddim, yn enwedig mewn ysgolion uwchradd, sef rhywbeth yr ydym wedi'i nodi gyda Llywodraeth Cymru ac a allai wella/symleiddio’r gweinyddu. Mae angen i'r sgyrsiau hyn barhau. Fodd bynnag, gyda newid posibl yn y dyfodol mewn golwg, cynlluniwyd yr atebion a gynigiwn i ddelio â newid, i ddelio â chymhlethdod i sicrhau y dylai fod modd i gwmpasu unrhyw newid yn y dyfodol a sicrhau nad yw unrhyw enillion o ran profiad y defnyddiwr yn cael eu herydu.