Caffael gwasanaethau iechyd: canllawiau statudol - Adran 6: adolygu penderfyniadau yn ystod y cyfnod segur

Mae’r adran hon yn esbonio sut y gellir adolygu penderfyniadau penodol a wneir o dan y Gyfundrefn yn ystod y cyfnod segur cyn iddynt gael eu cwblhau’n derfynol, a sut y dyfernir contract o dan weithdrefnau penodol.

Rhaid cadw at y cyfnod segur unwaith y bydd hysbysiad o fwriad i wneud dyfarniad i ddarparwr o dan broses dyfarniad uniongyrchol 1, proses dyfarniad uniongyrchol 2, y broses darparwr mwyaf addas, y broses gystadleuol wedi’i gyhoeddi (gan gynnwys cwblhau cytundeb fframwaith) neu wrth ddyfarnu contract o dan gytundeb fframwaith gyda neu heb gystadleuaeth.

Mae’r cyfnod segur yn dilyn penderfyniad i ddethol darparwr a rhaid iddo ddod i ben cyn y gellir dyfarnu’r contract. Mae’n rhoi amser i unrhyw ddarparwr a allai fod wedi cael ei ddethol fel arall i ddarparu’r gwasanaethau y mae’r contract yn ymwneud â nhw i gyflwyno sylwadau ac i awdurdodau perthnasol ystyried y sylwadau hynny ac ymateb iddynt fel y bo’n briodol. Am ragor o fanylion, gweler yr adran isod ar gael sylwadau.

Rhaid i’r cyfnod segur bara am o leiaf wyth diwrnod gwaith. Mae’r cyfnod segur yn dechrau ar y diwrnod y cyhoeddir yr hysbysiad o fwriad i ddyfarnu contract neu i gwblhau cytundeb fframwaith ac, oni bai bod sylw ysgrifenedig yn cael ei gyflwyno, mae’n dod i ben am hanner nos ar yr wythfed diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod y dechreuodd y cyfnod segur (gweler enghreifftiau isod). Os daw unrhyw sylwadau i law yn ystod y cyfnod hwn, bydd y cyfnod segur yn parhau ar agor nes bydd yr awdurdod perthnasol yn darparu unrhyw wybodaeth y gofynnwyd amdani, yn ystyried y sylwadau ac yn gwneud penderfyniad pellach.

Disgwylir i awdurdodau perthnasol fod yn ymwybodol o’r broses a’r amserlen ar gyfer adolygu penderfyniadau o dan y Gyfundrefn hon a disgwylir iddynt gynllunio’r modd y trefnir gwasanaethau yn unol â hynny. Disgwylir iddynt sicrhau y gellir cwblhau’r adolygiad o’r broses gaffael, a dyfarnu’r contract arfaethedig, cyn i’r contract presennol ddod i ben.

Rhaid bod yn ofalus wrth gyfrifo diwedd y cyfnod segur. Mae’r cyfnod segur yn dechrau ar y diwrnod y cyhoeddir bwriad i ddyfarnu contract neu gwblhau cytundeb fframwaith (gall hyn ddigwydd ar ddiwrnod nad yw’n ddiwrnod gwaith). Rhaid i sylwadau ddod i law cyn hanner nos ar yr wythfed diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod hwnnw.

Bydd y cyfnod segur yn dod i ben am hanner nos ar yr wythfed diwrnod gwaith, os:

• na dderbynnir unrhyw sylwadau erbyn hanner nos ar yr wythfed diwrnod gwaith
• nad yw’r sylwadau a gafwyd yn bodloni’r amodau gofynnol (a nodir isod)

Pan ddaw sylwadau sy’n bodloni’r amodau gofynnol i law, bydd y cyfnod segur yn para hyd nes y bydd yr awdurdod perthnasol:

• yn cwblhau ei adolygiad
• yn cyfleu ei benderfyniad pellach (gyda rhesymau) i’r darparwr a gyflwynodd y sylwadau ac i’r darparwr y bwriedid dyfarnu’r contract iddo ar ddechrau’r cyfnod segur
• yn dod i’r casgliad ei fod yn barod i ddyfarnu’r contract, neu ei fod yn dymuno dychwelyd i gam cynharach yn y broses gaffael neu roi’r gorau i’r broses

Os ceir sylwadau sy’n bodloni’r amodau gofynnol, rhaid i ddiwedd y cyfnod gwahardd fod o leiaf 5 niwrnod gwaith ar ôl i’r awdurdod perthnasol gyfleu ei benderfyniad i’r darparwyr perthnasol. 

Pan fo’r awdurdod perthnasol yn penderfynu dyfarnu’r contract (yn hytrach na dychwelyd i gam cynharach yn y broses neu roi’r gorau i’r broses), dylai’r cyfnod segur ddod i ben pan ddaw’r awdurdod perthnasol i’r casgliad ei fod yn barod i ddyfarnu’r contract a bod o leiaf 5 niwrnod gwaith ers i’r awdurdod perthnasol gyfleu ei benderfyniad pellach. 

Rhaid i’r cyfnod segur ddod i ben cyn dyfarnu contract a chyhoeddi cadarnhad o’r penderfyniad (neu cyn dychwelyd i gam cynharach yn y broses neu roi’r gorau i broses). Dim ond ar ôl i’r cyfnod segur ddod i ben ac ar ôl i’r contract gael ei ddyfarnu y gellir trosglwyddo gwasanaethau.

Caiff darparwyr gyflwyno sylwadau i’r awdurdod perthnasol o fewn wyth diwrnod gwaith ar ôl dechrau’r cyfnod segur (hynny yw wyth diwrnod gwaith yn dechrau ar y diwrnod y cyhoeddir yr hysbysiad o fwriad i ddyfarnu). Ni all darparwyr gyflwyno sylwadau ar ôl y cyfnod hwnnw, hyd yn oed os yw’r cyfnod segur wedi’i estyn mewn ymateb i sylwadau gan ddarparwr arall.

Diben cyflwyno sylwadau yw ceisio adolygiad o’r penderfyniad a wnaed, er mwyn penderfynu a yw awdurdod perthnasol wedi cymhwyso’r Gyfundrefn yn gywir ac a yw wedi gwneud penderfyniad caffael priodol.

Nid yw awdurdodau perthnasol ond yn gorfod ymateb i sylwadau sy’n bodloni’r holl amodau canlynol:

• mae’r sylwadau gan ddarparwr a fyddai fel arall wedi bod yn ddarparwr y gwasanaethau y mae’r contract yn ymwneud â nhw
• mae’r darparwr wedi’i dramgwyddo gan benderfyniad yr awdurdod perthnasol
• mae’r darparwr o’r farn bod yr awdurdod perthnasol wedi methu â chymhwyso’r Gyfundrefn yn gywir ac mae’n gallu nodi sail resymol i gefnogi ei gred
• mae’r sylwadau’n cael eu cyflwyno’n ysgrifenedig (gan gynnwys yn electronig) i’r awdurdod perthnasol o fewn wyth diwrnod gwaith i ddechrau’r cyfnod segur

Wrth ddyfarnu contract yn seiliedig ar gytundeb fframwaith gall yr holl ddarparwyr fframwaith perthnasol gyflwyno sylwadau i’r awdurdod perthnasol.

Caiff awdurdodau perthnasol ymateb hefyd i sylwadau nad ydynt yn bodloni’r amodau hyn.

Yn unrhyw achos, rhaid i awdurdodau perthnasol ddilyn y gofynion tryloywder perthnasol ar gyfer y dull y maent yn ei ddefnyddio a rhaid iddynt gadw cofnodion mewnol o’u proses gaffael (gweler tryloywder).

Enghraifft o gyfrifo isafswm hyd y cyfnod segur y caniateir cyflwyno sylwadau ysgrifenedig ynddo

Enghraifft A

Cyhoeddir yr hysbysiad o fwriad i ddyfarnu contract ddydd Iau 6 Tachwedd 2025. Mae’r cyfnod segur yn dechrau ar 6 Tachwedd 2025. Gellir cyflwyno sylwadau am hyd at 8 diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod y mae’r cyfnod segur yn dechrau. Felly, byddai’r cyfnod segur yn dod i ben am hanner nosddydd Mawrth 18 Tachwedd 2025 (Dylid ystyried mai hanner nos yw diwedd y dydd).

Enghraifft B

Cyhoeddir yr hysbysiad o fwriad i ddyfarnu contract ddydd Gwener 7 Tachwedd 2025. Mae’r cyfnod segur yn dechrau ar 7 Tachwedd 2025. Gellir cyflwyno sylwadau am hyd at 8 diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod y mae’r cyfnod segur yn dechrau. Felly, byddai’r cyfnod segur yn dod i ben am hanner nos ddydd Mercher 19 Tachwedd 2025.

Enghraifft C

Cyhoeddir yr hysbysiad o fwriad i ddyfarnu contract ddydd Mercher 13 Tachwedd 2025. Mae’r cyfnod segur yn dechrau ar 13 Tachwedd 2025. Gellir cyflwyno sylwadau am hyd at 8 diwrnod gwaith ar ôl y diwrnod y mae’r cyfnod segur yn dechrau. Felly, byddai’r cyfnod segur yn dod i ben am hanner nos ddydd Mawrth 25 Tachwedd 2025.

Dylai awdurdodau perthnasol sicrhau bod mecanweithiau llywodraethiant mewnol priodol ar waith i ymdrin â sylwadau a wneir yn erbyn penderfyniadau caffael. I’r perwyl hwn, dylai awdurdodau perthnasol, lle bo’n bosibl, sicrhau bod penderfyniadau’n cael eu hadolygu gan unigolion nad oeddent yn rhan o’r penderfyniad gwreiddiol. Pan nad yw hyn yn bosibl, dylai awdurdodau perthnasol sicrhau bod o leiaf un unigolyn nad oedd yn rhan o’r penderfyniad gwreiddiol yn cael ei gynnwys yn y broses adolygu.

Os yw’r awdurdod perthnasol yn ystyried sylwadau ar yr un mater gan fwy nag un darparwr, gall ystyried y rhain gyda’i gilydd os yw hynny’n briodol.

Pan ddaw sylw i law o fewn yr wyth diwrnod gwaith ar ôl dechrau’r cyfnod segur:

1. Rhaid i’r awdurdod perthnasol sicrhau bod y darparwr sydd wedi’i dramgwyddo yn cael cyfle i esbonio neu egluro ei sylwadau os nad ydynt yn glir.
2. Rhaid i’r awdurdod perthnasol ddarparu unrhyw wybodaeth y mae’r darparwr yn gofyn amdani y mae’n ofynnol i’r awdurdod perthnasol ei chadw o dan y gyfundrefn (gweler cadw cofnodion) cyn gynted â phosibl, ac eithrio:
   • lle byddai hyn yn rhagfarnu buddiannau masnachol cyfreithlon unrhyw berson, gan gynnwys yr awdurdod perthnasol
   • lle gallai hyn ragfarnu cystadleuaeth deg rhwng darparwyr
   • pan fyddai hyn yn groes i fudd y cyhoedd mewn rhyw fodd arall

Sylwer bod y ddarpariaeth hon yn cyd-fynd â’r rhwymedigaethau presennol o ran casglu a datgelu gwybodaeth a data, gan gynnwys y rhai yn Neddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Deddf Diogelu Data 2018, y dylai awdurdodau perthnasol eu hystyried mewn perthynas â’r wybodaeth a’r data a gânt yn ystod proses gaffael ar gyfer gwasanaethau iechyd perthnasol.

3. Disgwylir i’r awdurdod perthnasol ddarparu amserlen ddangosol ar gyfer erbyn pryd y gallai’r sylwadau gael eu hystyried, ac erbyn pryd y gallai’r darparwr ddisgwyl yn rhesymol i benderfyniad gael ei wneud.

Disgwylir i’r darparwr sydd wedi’i dramgwyddo, a wnaeth y sylwadau, ymateb yn brydlon ac yn gryno i gwestiynau gan yr awdurdod perthnasol am y pwyntiau y mae wedi’u gwneud ac, os na all ymateb o fewn amserlen resymol, disgwylir iddo ddarparu cyfiawnhad. Rydym yn disgwyl i’r awdurdod perthnasol ganiatáu digon o amser a chyfle i’r darparwr a wnaeth y sylwadau ymateb i gwestiynau gan yr awdurdod perthnasol. Os bydd y darparwr yn methu ag ymateb/cyfathrebu, cyfrifoldeb yr awdurdod perthnasol yw penderfynu a ddylid cwblhau ei asesiad o’r sylwadau a chyfleu ei benderfyniad i’r darparwr.

Pan fo awdurdod perthnasol wedi cwblhau’r camau uchod, rhaid iddo wedyn:

4. Adolygu’r dystiolaeth a’r wybodaeth a ddefnyddiwyd i wneud y penderfyniad gwreiddiol, gan ystyried y sylwadau a gyflwynwyd.
5. Ystyried a oes rhinwedd i’r sylw (er enghraifft mae’n nodi nad yw’r broses wedi’i dilyn yn gywir neu mae’n dod â gwybodaeth i’r amlwg sy’n berthnasol i’r penderfyniad a wnaed).

Pan fo’r awdurdod perthnasol yn canfod bod gan sylw rinwedd (er enghraifft mae’n nodi nad yw’r broses wedi’i dilyn yn gywir neu mae’n dod â gwybodaeth i’r amlwg sy’n berthnasol i’r penderfyniad a wnaed), rhaid iddo ystyried ymhellach a yw hyn yn effeithio ar y bwriad i ddyfarnu contract i’r darparwr dethol. Yna, rhaid iddo benderfynu a ddylai:

• ymrwymo i gontract neu gwblhau’r cytundeb fframwaith fel y bwriadwyd
• dychwelyd i gam cynharach yn y broses ddethol, naill ai i ddechrau’r broses neu i’r fan lle y nodwyd diffyg, cywiro’r diffyg hwn ac ailadrodd y cam hwnnw a’r camau dilynol (gweler ailadrodd cam)
• roi’r gorau i’r broses gaffael (gweler rhoi’r gorau i broses gaffael)

Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyfleu’r penderfyniad a ddisgrifir uchod yn brydlon ac yn ysgrifenedig:

• i’r darparwr a wnaeth y sylwadau
• i’r darparwr yr oedd yr awdurdod perthnasol yn bwriadu dyfarnu’r contract iddo ar ddechrau’r cyfnod segur, neu i’r holl ddarparwyr yr oedd yr awdurdod perthnasol yn bwriadu cwblhau’r cytundeb fframwaith gyda nhw ar ddechrau’r cyfnod segur

Dim ond pan fo’r awdurdod perthnasol wedi adolygu ei benderfyniad, rhannu ei gasgliad (yn ysgrifenedig) â’r darparwyr perthnasol a dod i’r casgliad ei fod yn barod i ddyfarnu’r contract, neu ei fod yn mynd i ddychwelyd i gam cynharach yn y broses neu roi’r gorau i’r broses, y gall y cyfnod segur ddod i ben.

Rhaid i’r awdurdod perthnasol ganiatáu o leiaf 5 niwrnod gwaith ar ôl y diwrnod yr anfonodd ei ymateb i’r darparwr cyn i’r cyfnod segur ddod i ben. Mae’r amser hwn yn caniatáu i’r darparwr ystyried ymateb yr awdurdod perthnasol, a gofyn am eglurhad pellach. Mae’r amser hwn hefyd yn caniatáu i’r awdurdod perthnasol ailystyried ei benderfyniad a gwneud unrhyw benderfyniadau dilynol os oes angen. Rhaid i’r awdurdod perthnasol gyfleu unrhyw benderfyniad pellach o’r fath yn ysgrifenedig i’r darparwr (fel yr amlinellir uchod).

Os bydd darparwr yn cyflwyno sylwadau i Uned Adolygu Caffael Cymru ac fe’u derbynnir ar gyfer adolygiad, byddai’r cyfnod segur fel arfer yn parhau hyd nes y byddai’r Uned wedi rhoi ei chyngor a bod yr awdurdod perthnasol wedi gwneud penderfyniad pellach yng ngoleuni’r cyngor hwnnw.

Mae'r manylion ynghylch gweithrediad gwasanaeth adolygu caffael o dan Wasanaeth Adolygu Caffael Cymru yn cael eu hadolygu gan Lywodraeth Cymru fel rhan o'r diwygiadau caffael parhaus. Bydd y manylion hyn yn cael eu cadarnhau a'u cyfathrebu cyn gynted â phosibl.

Egwyddorion cyffredinol

Mae Rheoliad 14 yn rhoi'r gallu i awdurdodau perthnasol ddyfarnu contractau mewn amgylchiadau brys, ac i gontractau presennol gael eu haddasu ar frys mewn amgylchiadau rhagnodedig. Dim ond o dan amgylchiadau eithriadol y mae'r darpariaethau hyn yn debygol o gael eu defnyddio, a hynny dim ond pan fo'r awdurdod perthnasol yn fodlon bod yr amodau statudol wedi'u bodloni a bod yr angen i weithredu ar frys wedi'i asesu'n briodol.

Dylai awdurdodau perthnasol sicrhau:

• bod y llwybr priodol o dan Reoliad 14 yn cael ei nodi a'i gymhwyso;
• bod y defnydd o bwerau brys yn gyfiawn, yn gymesur ac yn seiliedig ar dystiolaeth; ac
• y cedwir cofnod clir ac archwiliadwy o'r broses o wneud penderfyniadau.

Dyfarniad neu addasiad brys (Rheoliad 14(1) – (2))

Caiff awdurdod perthnasol wneud dyfarniad brys neu addasu contract. Mae'r dull hwn ar gael pan fo'r awdurdod o'r farn bod brys, nad oedd wedi'i rag-weld, ac y byddai oedi o ran cydymffurfio â Rheoliadau 7 i 13 yn peri risg i ddiogelwch cleifion neu'r cyhoedd. 

Rhaid i awdurdodau perthnasol sicrhau:

• y bodlonir yr amodau a nodir yn Rheoliad 14(2) yn llawn; ac
•  y cyhoeddir hysbysiad o fewn 30 o ddiwrnodau i ddyfarnu neu addasu'r contract.

Addasu contract presennol (Rheoliad 14(3) – (4))

Mae'r Rheoliadau yn gwneud darpariaeth i alluogi awdurdod perthnasol i wneud addasiadau brys i gontract presennol mewn amgylchiadau penodol pan fo caffaeliad wedi'i ddechrau a chyfnod segur wedi dechrau. 

Mae'n ofynnol i awdurdod perthnasol sy'n awyddus i ddefnyddio'r dull hwn fod wedi ceisio cyngor arbenigol annibynnol yn unol â Rheoliad 29 yn ystod y cyfnod segur. 

Caiff awdurdod perthnasol addasu contract presennol yn unol â Rheoliad 14(3), yn ddarostyngedig i'r amodau yn Rheoliad 14(4). Mae'r rhain yn darparu mai dim ond pan fo'r holl amodau canlynol wedi'u bodloni y gall y llwybr addasu hwn fod yn gymwys:

• Dechreuwyd y caffaeliad yn unol â'r Rheoliadau;
• Mae cyfnodau segur wedi dechrau;
• Gofynnwyd am gyngor arbenigol annibynnol;
• Mae'r awdurdod perthnasol o'r farn bod y contract i ddod i ben cyn diwedd y cyfnod segur;
• Mae angen addasu er mwyn sicrhau parhad;
• Ni ellir bodlonir gofynion yn Rheoliadau 7-13 cyn i'r contract ddod i ben.

Dylai awdurdodau perthnasol fod yn ymwybodol bod y trefniadau ar gyfer cael cyngor arbenigol annibynnol yn parhau i fod yn destun datblygu pellach. Pan fo angen i awdurdod perthnasol ddibynnu ar y llwybr i addasu contract presennol o dan Reoliad 14(3), rhaid iddo gysylltu â Llywodraeth Cymru.  Mae canllawiau pellach ar ddarparu a gweithredu Rheoliad 29, yn benodol, ar gyfer cyngor arbenigol annibynnol yn destun ystyriaeth bellach ynghylch sut y gallai hyn weithio'n ymarferol. Darperir rhagor o fanylion maes o law.