Canllawiau ar gyfer rheoli safleoedd Sipsiwn a Theithwyr - Pennod 11: gwasanaethau a chyfleustodau ar y safle

Er mwyn lliniaru’r heriau ariannol ac ymarferol posibl sy’n wynebu preswylwyr ar safleoedd awdurdodau lleol, argymhellir bod awdurdodau lleol yn sicrhau bod y safleoedd hyn yn gysylltiedig â gwasanaethau prif gyflenwad uniongyrchol lle bo hynny’n ymarferol. Gall hyn helpu i osgoi’r costau uwch sy’n gysylltiedig â chodi tâl am gyfleustodau ar gyfraddau masnachol, fel poteli nwy drud a chostau uwch drwy fesuryddion talu ymlaen llaw.

Mae Llywodraeth Cymru yn credu ei bod yn debygol mai perthynas uniongyrchol â chwsmeriaid yw’r ffordd orau o sicrhau bod Sipsiwn a Theithwyr yn gallu cael mynediad cyfartal at filiau teg. Byddai’r system hon yn adlewyrchu’r system a ddefnyddir yn y farchnad tai cymdeithasol, lle na fyddai’n ofynnol fel arfer i denantiaid dalu eu biliau drwy gyfryngwr yn yr awdurdod lleol.

Mae rhai awdurdodau lleol yn gorfod talu cyfraddau masnachol am nwy a thrydan ar safleoedd oherwydd nad ydynt yn cael eu hystyried yn eiddo domestig nac yn gymwys ar gyfer cyfradd danwydd ddomestig. Pan fydd awdurdodau lleol yn gyfrifol am drefnu bod cyfleustodau’n cael eu darparu i bawb ar y safle, dylent wneud eu gorau glas i sicrhau tariffau cystadleuol ac ystyried symud i gyfraddau domestig ar gyfer eu defnydd o drydan lle bo hynny'n bosibl.

Pan fydd cyflenwyr trydan yn cydsynio i gysylltiadau uniongyrchol â chwsmeriaid, byddai preswylwyr yn cael eu bilio am eu defnydd gwirioneddol o drydan, yn hytrach na chyfran gyfartal o’r defnydd ar draws y safle cyfan. Efallai hefyd mai dim ond os gallant ddangos bod eu biliau’n ymwneud â’u costau defnyddio gwirioneddol y bydd preswylwyr yn gymwys i fanteisio ar gynlluniau grant arbed ynni.

Os nad yw’n bosibl i gwsmeriaid gael perthynas uniongyrchol â chyflenwyr, dylai rheolwyr safleoedd egluro’r rhesymau dros hyn yn llawn i breswylwyr a chysylltu â chyflenwyr i helpu i sicrhau bod preswylwyr yn cael cyfraddau cystadleuol.

Ni fyddai cysylltiadau uniongyrchol â chwsmeriaid yn briodol ar gyfer safleoedd tramwy, lle mai dim ond am hyd at 3 mis y caniateir i ddefnyddwyr aros.

Pan fydd cardiau talu/tocynnau/allweddi’n cael eu defnyddio ar gyfer cyflenwadau trydan, dylai’r rhain fod ar gael gan reolwr y safle ac o leiaf un lle arall, fel siop leol. Mae’n bwysig nad yw preswylwyr yn cael eu hatal rhag prynu cardiau/tocynnau trydan oherwydd nad oes rheolwr safle ar gael. Rhaid i awdurdodau lleol a rheolwyr dan gontract beidio â gwneud elw o werthu cardiau/tocynnau trydan i breswylwyr.

Mewn achosion lle na ellir bilio preswylwyr yn uniongyrchol am drydan, mae’n dderbyniol i awdurdodau lleol gasglu taliadau ynghyd â ffioedd lleiniau. Fodd bynnag, ni ddylai’r costau hyn fod yn rhan o’r ffi am y llain ei hun. Os bydd y preswylydd yn gofyn am hynny, rhaid i'r awdurdod lleol ddarparu tystiolaeth ddogfennol am ddim o'r costau trydanol.

Gellir defnyddio poteli/cynwysyddion nwy ar safleoedd. Dylid rhoi ar ddeall i breswylwyr eu bod yn gyfrifol am storio a defnyddio’r cynwysyddion hyn yn ddiogel a symud cynwysyddion gwag o leiniau, naill ai i fan casglu neu i gyfleusterau storio ar y safle.

Gall awdurdodau lleol sicrhau bod cyfleusterau storio ar gael ar y safle ond dylent sicrhau bod preswylwyr yn parhau i fod yn gyfrifol am storio, defnyddio a symud cynwysyddion o’u lleiniau unigol.

Argymhellir perthynas uniongyrchol rhwng preswylwyr y safle a chyflenwyr dŵr lle bo hynny’n bosibl i sicrhau bod preswylwyr yn gallu cael mynediad cyfartal at filiau teg. Er mwyn cyflawni hyn, rhaid i unrhyw seilwaith dŵr a charthffosiaeth ar y safle fodloni gofynion y cwmni dŵr perthnasol a chydymffurfio â safonau deddfwriaethol perthnasol.

Os nad yw seilwaith safle yn cydymffurfio â safonau gofynnol y cwmni dŵr, dylai awdurdodau lleol ystyried gofyn i’r cwmni dŵr ddarparu mesuryddion ar gyfer lleiniau unigol yn lle hynny, yn amodol ar ymgynghori â phreswylwyr.

Mae mesuryddion dŵr yn sicrhau y gellir cofnodi’r defnydd gwirioneddol, a fydd yn galluogi preswylwyr i gymryd cyfrifoldeb dros dalu am yr hyn y maent yn ei ddefnyddio. Ni fydd preswylwyr nad oes ganddynt berthynas uniongyrchol â’r darparwr dŵr yn gymwys ar gyfer unrhyw dariffau cymdeithasol gan gwmni dŵr. Yn yr amgylchiadau hyn, gallai teuluoedd a allai fod yn profi tlodi fod dan anfantais.

Rhaid hefyd i gyflenwadau dŵr cymunedol gael eu mesur a gellir adennill cost hyn drwy ffioedd lleiniau, yn amodol ar gytundeb.

Disgwylir i awdurdodau lleol fonitro a rheoli effeithlonrwydd dŵr mewn safleoedd er mwyn sicrhau bod cyn lleied â phosibl o wastraff drwy ollyngiadau neu arferion aneffeithlon, gan ganiatáu i ffioedd dŵr a charthffosiaeth i safleoedd gael eu cadw mor isel â phosibl.

Pan fydd awdurdodau lleol yn penderfynu casglu costau dŵr a charthffosiaeth ar yr un pryd â’r ffi am y llain, dylid rhoi gwybod i’r preswylwyr faint o’r ffi sy’n cwmpasu'r costau hyn. Os bydd y preswylydd yn gofyn am hynny, rhaid i'r awdurdod lleol ddarparu tystiolaeth ddogfennol am ddim o'r costau.

Pan na fydd preswylwyr ar safleoedd sy’n profi lefelau tlodi uchel yn gallu sicrhau perthynas uniongyrchol â chyflenwyr, nid oes disgwyl i awdurdodau lleol roi cymhorthdal at gost cyflenwadau dŵr a charthffosiaeth ar gyfer lleiniau. Mae’n bwysig bod preswylwyr yn cymryd cyfrifoldeb dros eu defnydd ac yn cyfrannu at gostau cyflenwi a draenio.

Ni fyddai cysylltiadau uniongyrchol â chwsmeriaid yn briodol ar gyfer safleoedd tramwy, lle mai dim ond am hyd at dri mis y caniateir i ddefnyddwyr aros. Yn yr amgylchiadau hynny, yr awdurdod lleol fydd cwsmer y cwmni dŵr.

Rhaid i awdurdodau lleol, yn unol ag adran 45 o Ddeddf Diogelu'r Amgylchedd 1990, ddarparu gwasanaeth casglu gwastraff. Yn ddelfrydol, dylai hyn fod o leiniau unigol bob wythnos neu bob pythefnos, yn dibynnu ar bolisi’r awdurdod lleol ar gasglu sbwriel. Dylai rheolwr y safle weithio gydag adrannau perthnasol yr awdurdod lleol i sicrhau bod gwasanaeth casglu gwastraff ac unrhyw gynwysyddion ychwanegol sydd eu hangen yn cael eu cyflenwi i’r safle.

Yn ddelfrydol, dylai lorïau casglu sbwriel allu mynd i mewn i’r safle. Fodd bynnag, gallai seilwaith rhai safleoedd presennol atal hyn.

Os oes rhwystrau’n cael eu defnyddio ar y safle, rheolwr y safle sy’n gyfrifol am sicrhau bod y rhain yn cael eu hagor mewn pryd er mwyn i wasanaethau casglu gael mynediad. Hefyd, rhaid i reolwr y safle sicrhau nad yw rhwystrau’n atal mynediad i’r safle nac o'i amgylch.

Os yw’r preswylwyr neu’r gwasanaethau casglu yn rheoli gwastraff yn wael gallai arwain at beryglon iechyd difrifol. Mae preswylwyr yn chwarae rhan hollbwysig yn y gwaith o gynnal amgylchedd glân a diogel drwy sicrhau bod eu lleiniau a'r mannau y maent yn eu rhannu yn cael eu cadw'n rhydd o wastraff, rhwystrau, a pheryglon, a thrwy gydweithio â rheolwyr safleoedd ar ymdrechion clirio.

Dylid darparu cyfleusterau ailgylchu ar y safle. Dylai rheolwyr safleoedd gysylltu ag Iechyd yr Amgylchedd i drefnu bod cyfleusterau priodol a digonol yn cael eu darparu ar gyfer ailgylchu. Dylai’r cyfleusterau hyn adlewyrchu anghenion y safle gan gynnwys ailgylchu domestig arferol yn unol â’r hyn a ddarperir i ddarpariaethau tai eraill yn yr awdurdod lleol.

Dylid annog preswylwyr hefyd i ddefnyddio’r cyfleusterau presennol yn y gymuned ehangach, fel Safleoedd Amwynderau Dinesig, ar gyfer casgliadau mwy swmpus. Fodd bynnag, os caniateir gweithgareddau masnachol ar y safle a bod preswylwyr yn debygol o fod angen llawer o deithiau i’r Safle Amwynderau Dinesig yn ystod yr wythnos, efallai y bydd rheolwyr safleoedd am ystyried trefnu darpariaeth neu gasgliad arbenigol. Efallai y gofynnir i breswylwyr dalu am y gwasanaeth hwn.

Dylai fod yn glir yn y cytundeb cartref symudol mai cyfrifoldeb y preswylwyr yw sicrhau bod gwastraff yn cael ei storio’n briodol a’i fod ar gael i’w gasglu, er mai rheolwr y safle sy’n gyfrifol am drefnu casglu gwastraff yn rheolaidd.

Efallai y bydd awdurdodau lleol a phreswylwyr yn gallu cael cyngor ar ffyrdd o arbed ynni, dŵr a gwastraff drwy Gymru Effeithlon. I gael cyngor a chymorth i ganfod ffyrdd o wella effeithlonrwydd, ewch i Resource Efficiency Wales.

Dylai rheolwyr safleoedd sicrhau bod unrhyw ddarparwyr gofal cymdeithasol sy’n monitro lles preswylwyr yn gallu cael mynediad i’r safle. Rhan o rôl rheolwr y safle yw sicrhau nad yw amodau’r safle’n rhwystro mynediad at wasanaethau a bod y rhai sydd angen mynediad i’r safle yn gallu cael mynediad. Dylai rheolwr y safle helpu’r preswylwyr i drefnu apwyntiadau neu ymweliadau lle bo angen hefyd.

Mae ymwneud cymunedol â’r Gwasanaethau Addysg i Deithwyr ac asiantaethau priodol eraill yn hanfodol er mwyn sicrhau cynhwysiant a chyfle cyfartal i blant Sipsiwn a Theithwyr. Dylid datblygu a chynnal perthnasoedd rhwng y gwasanaethau hyn a rheolwr y safle ar y safle ei hun ac oddi arno, a dylai rheolwr y safle unwaith eto sicrhau bod yr adrannau priodol yn cael gwybod bod plant wedi cyrraedd y safle a gweithio i sicrhau bod y plant ar y safle yn gallu cael gafael ar y gwasanaethau sydd eu hangen arnynt.

Efallai y bydd bydwragedd cymunedol ac ymwelwyr iechyd yn dymuno defnyddio unrhyw swyddfa ar y safle ar gyfer ymgyngoriadau a chlinigau brechu ar y safle. Pan fydd cyfleusterau ar gael ar y safle, efallai y bydd rheolwyr safle’n dymuno rhoi gwybod i fyrddau iechyd lleol i sicrhau y gellid darparu gwasanaethau ar y safle.

Efallai y bydd gwasanaethau eraill, megis Dechrau’n Deg, yn dymuno defnyddio adeiladau cymunedol ar y safle i ddarparu gwasanaethau i aelodau cymwys o’r gymuned. Gallai hyn gynnwys sesiynau ‘Iaith a Chwarae’, llythrennedd oedolion, bwyta’n iach, a mam a’i baban, neu sesiynau eraill. Efallai y bydd yr Arweinydd Urddas Cyfnod yn yr awdurdod lleol hefyd yn dymuno defnyddio adeiladau cymunedol i ddarparu cynnyrch mislif neu hyfforddiant.

Gall y berthynas rhwng Sipsiwn a Theithwyr a’r heddlu fod yn anodd ar brydiau. Fodd bynnag, mae gan breswylwyr safleoedd Sipsiwn a Theithwyr yr un hawl i wasanaethau’r heddlu â’r gymuned sefydlog. Dylai rheolwr y safle weithio tuag at feithrin perthynas dda rhwng preswylwyr a’r heddlu lleol ac, yn benodol, annog preswylwyr i roi gwybod am ddigwyddiadau troseddu ar y safle, yn ogystal ag unrhyw droseddau casineb ac ymddygiad/cam-drin hiliol sy’n cael ei gyfeirio tuag atynt oddi ar y safle.

Gall gelyniaeth neu ragfarn a dargedir at Sipsiwn a Theithwyr ddigwydd yn aml a gall gynnwys targedu lefel isel ond parhaus. Gall tensiynau sylweddol godi o ganlyniad i gynigion i ddatblygu safleoedd newydd yn lleol. Dylai rheolwr y safle gynghori ac annog preswylwyr ynghylch ffyrdd y gallant roi gwybod am droseddau neu ddigwyddiadau casineb drwy’r Heddlu neu i’r Ganolfan Genedlaethol ar gyfer Adrodd a Chymorth Troseddau Casineb sy’n cael ei rhedeg gan Cymorth i Ddioddefwyr Cymru drwy linell gymorth annibynnol am ddim 0300 30 31 982 (Am ddim 24/7) neu ar-lein. Mae Achub y Plant hefyd yn rhedeg canolfan adrodd genedlaethol ar gyfer plant a phobl ifanc o gymunedau Sipsiwn a Theithwyr i roi gwybod am achosion o aflonyddu neu droseddau casineb.

Gall perthynas dda â’r heddlu helpu i ddiogelu preswylwyr y safle, yn enwedig, rhag bygythiadau allanol, a gall hefyd helpu i ddiogelu staff sy’n gweithio ar y safle.

Dylai’r heddlu gael yr un mynediad i safle awdurdod lleol ag i unrhyw gymuned breswyl arall ac mae’r rheolau ynghylch gwarantau ac ati yn berthnasol i’r un graddau.

Dylai rheolwr y safle geisio hwyluso perthynas dda rhwng y preswylwyr a’r heddlu drwy ymgysylltu â Swyddog Cymorth Cymunedol yr Heddlu lleol a, lle bo angen, Swyddog Amrywiaeth yr heddlu i helpu i feithrin parch rhwng y preswylwyr a’r heddlu, darparu ymwybyddiaeth ddiwylliannol ddefnyddiol ar gyfer unrhyw gamau gweithredu gofynnol gan yr heddlu ar y safle a rhoi cyfle i’r heddlu weithio gyda’r cymunedau hyn mewn cyd-destun nad yw’n un o orfodaeth.

Rhaid i reolwyr safleoedd sicrhau bod cerbydau’r gwasanaethau brys yn gallu cael mynediad i’r safle pan fo angen. Os oes rhwystr ar y fynedfa, rhaid i reolwr y safle sicrhau bod y cod cyfredol neu allwedd gan bob gwasanaeth. Gall methu â gwneud hyn beryglu bywydau a/neu eiddo. Dylid rhoi gwybod i breswylwyr na ddylent atal mynediad i gerbydau’r gwasanaethau brys ac y bydd hyn yn golygu torri eu cytundeb llain mewn modd difrifol.

Dylid sicrhau bod y gwasanaethau brys yn gyfarwydd â chynllun y safle a dylid darparu cynllun o’r safle ar eu cyfer. Dylai hyn gynnwys manylion pibellau dŵr neu hydrantau. Dylid rhoi manylion cyswllt perthnasol iddynt hefyd.

Mae gan breswylwyr safleoedd awdurdodau lleol hawl i’r un lefel o wasanaethau post â phobl sy’n byw mewn unrhyw fathau eraill o dai. Dylai rheolwr y safle gysylltu â’r Post Brenhinol i sicrhau bod y safle’n cael ei gydnabod fel ardal breswyl.

Nid yw’n dderbyniol i’r holl bost gael ei ddanfon i un llain ar y safle oherwydd gallai hyn arwain at risg ddiogelwch neu dorri hawl preswylydd i gyfrinachedd.

Dylai pob llain fod â’i chyfeiriad ei hun, ac ni ddylai nodi bod y safle’n safle Sipsiwn a Theithwyr.

Yn y gorffennol, mae rhai gweithwyr post wedi gwrthod danfon yn uniongyrchol i leiniau am nifer o resymau, er enghraifft cŵn nad ydynt yn cael eu rheoli’n briodol. Os felly, dylai rheolwr y safle ganfod beth yw’r broblem a cheisio mynd i’r afael â hyn gyda phreswylwyr y safle a swyddfa’r post er mwyn adfer y gwasanaeth i’r lleiniau.

Mae’n bwysig i reolwyr safleoedd fod yn ymwybodol o symudiadau Sipsiwn a Theithwyr yn ardal yr awdurdod lleol a rhoi gwybod i’r awdurdod lleol os bydd unrhyw wersylloedd diawdurdod yn symud i’r safle trwy gyfeirio at y canllawiau ar Reoli Gwersylloedd Diawdurdod. Pan fydd Swyddog Cyswllt Sipsiwn a Theithwyr yn ei le, bydd angen ymgysylltu agos rhyngddynt a rheolwr y safle.

Dylai’r awdurdod lleol hefyd roi gwybod i reolwr y safle a’r rheolwr gweithredol os oes unrhyw wersylloedd diawdurdod wedi’u creu oddi ar y safle gan rai sy’n ymweld â phreswylwyr ar y safle.

Mae rheolwr y safle yn gyfrifol am ddelio â gwersylloedd diawdurdod ar y safle a rhoi gwybod i’r rheolwr gweithredol am unrhyw wersylloedd o’r fath.

Mae’r ymgynghoriad wedi dangos nad yw preswylwyr safleoedd, fel arfer, am i deledu cylch cyfyng gael ei osod ar y safle. Fodd bynnag, weithiau mae angen teledu cylch cyfyng i fynd i’r afael â throseddu ar y safle. Pan fydd awdurdod lleol yn gosod teledu cylch cyfyng, dylid gwneud hyn ar ôl ymgynghori â’r holl breswylwyr.

Rhaid parchu preifatrwydd preswylwyr bob amser. Ni ddylid cyfeirio unrhyw gamerâu teledu cylch cyfyng at unrhyw leiniau sy’n cael eu defnyddio ac ni ddylent atal preswylwyr rhag mwynhau eu llain. Os bwriedir gosod teledu cylch cyfyng, dylai rheolwr y safle ddangos i’r preswylwyr sut mae’r system yn gweithio a beth fydd yn cael ei ffilmio. Pan fydd teledu cylch cyfyng wedi’i osod, rheolwr y safle fydd yn gyfrifol am sicrhau ei fod yn gweithio’n iawn.

Mae delweddau teledu cylch cyfyng sy'n dangos unigolion adnabyddadwy yn ddarostyngedig i Ddeddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU a rhaid eu prosesu'n gyfreithlon yn yr un ffordd ag unrhyw ddata personol arall.

Rhaid i’r awdurdod lleol osod arwyddion yn dweud wrth breswylwyr ac ymwelwyr bod teledu cylch cyfyng ar waith, pwy sy’n rheoli’r system a pham. Bydd angen i awdurdodau lleol hefyd benderfynu am faint o amser y bydd recordiadau yn cael eu cadw a sut i ddelio ag unrhyw geisiadau am fynediad at ddata gan y testun a gaiff eu gwneud gan breswylwyr ac ymwelwyr. Yn olaf, rhaid i’r awdurdod lleol sicrhau bod y monitorau teledu cylch cyfyng yn ddiogel ac na all unrhyw un heb awdurdod eu gweld.