Cynnig Gofal Plant Gymru: hysbysiad preifatrwydd awdurdodau lleol

Mae gwasanaeth ar-lein Cynnig Gofal Plant Cymru yn cynnwys platfform digidol a llinell gymorth ffôn, gan ddisodli'r gwahanol systemau awdurdodau lleol a ddefnyddiwyd yn flaenorol i reoli'r gwasanaeth. Mae'r gydran ddigidol yn blatfform rheoli achosion diogel, sy'n seiliedig ar y cwmwl. Llywodraeth Cymru yw'r Rheolwr Data ar gyfer y wybodaeth a gedwir o fewn y gwasanaeth digidol.

Mae ein hysbysiad preifatrwydd yn nodi:

•    y wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch chi
•    beth a wnawn ag ef
•    gyda phwy y gallai fod angen i ni ei rannu
•    am ba hyd y byddwn yn ei ddal
•    eich hawliau mewn perthynas ag ef
 

Diffinnir data personol o dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR y DU) fel ‘unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â pherson adnabyddadwy y gellir ei adnabod yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol trwy gyfeirio at ddynodwr.’

Mae rolau awdurdodau lleol, fel Awdurdod Cyflawni (AC) neu Awdurdod Ymgysylltu (AY), wedi’u hamlinellu yn llythyrau dyfarnu grantiau gweinyddu Llywodraeth Cymru. Mae’r canllawiau ar gyfer awdurdodau lleol yn darparu rhagor o wybodaeth am y tasgau y mae awdurdodau lleol yn eu cyflawni.

Isod mae prosesau allweddol a’r wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch chi:

Cofrestru fel Gweinyddwr Awdurdod Lleol

Mae gweinyddwyr yn cael mynediad at blatfform Cynnig Gofal Plant Cymru trwy nodwedd mewngofnodi sengl. Gofynnir i weinyddwyr ddarparu’r wybodaeth bersonol ganlynol:

• eich enw
• eich cyfeiriad e-bost gwaith

Tasgau a gwblhewch ar blatfform digidol Cynnig Gofal Plant Cymru

Mae’r platfform digidol yn olrhain gweithredoedd gweinyddwyr gan ddefnyddio nodwedd archwilio sydd ar waith i leihau’r risg o dwyll neu gamddefnyddio’r system. Mae'r nodwedd archwilio hon yn casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol:

• eich enw
• eich cyfeiriad e-bost gwaith

Staffio'r llinell gymorth ffôn genedlaethol

Os byddwch yn gofyn am fynediad i ddod yn ddefnyddiwr o'r llinell gymorth, byddwn yn dyrannu rhif ffôn a rhif estyniad i chi sy'n gysylltiedig â'ch enw. Rydym yn casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol sydd ar gael i Lywodraeth Cymru a'ch awdurdod lleol eich hun:

• eich enw
• eich cyfeiriad e-bost gwaith
• y rhif ffôn a'r rhif estyniad rydym wedi'u dyrannu i chi

Cyflwyno ffurflenni drwy Smart Survey

Rydym yn defnyddio Smart Survey - offeryn arolwg ar-lein - i'ch galluogi i ofyn am gamau gweithredu gennym sy'n eich cefnogi i gyflawni'r polisi. Mae'r camau gweithredu hyn yn amrywio o gyngor ac arweiniad hyd at benderfyniadau ar daliadau i leoliadau gofal plant. Yn dibynnu ar y math o gais a wnewch, efallai y byddwn yn cofnodi'r wybodaeth bersonol ganlynol:

• eich enw
• eich cyfeiriad e-bost gwaith
• eich rhif ffôn gwaith
• eich cyfeiriad IP

Cysylltu â ni drwy e-bost

Mae gennym flwch derbyn e-bost pwrpasol lle mae gohebiaeth a cheisiadau sy'n dod i mewn yn cael eu derbyn a'u cofnodi. Os byddwch yn cysylltu â ni yn YCynnigGofalPlant@llyw.cymru efallai y byddwn yn cofnodi:

• eich enw
• eich cyfeiriad e-bost gwaith
• eich rhif ffôn

Gwerthuso'r Cynnig Gofal Plant Gymru

Caiff ein gwasanaeth ei werthuso'n rheolaidd i asesu ei berfformiad a helpu Gweinidogion Cymru i wneud penderfyniadau ynghylch datblygu'r polisi ategol. Os cewch eich gwahodd i gymryd rhan mewn gweithgareddau ymchwil sy'n gysylltiedig â'r Cynnig Gofal Plant i Gymru, byddwch yn cael hysbysiad preifatrwydd ar wahân yn amlinellu sut y bydd gwybodaeth a gynhyrchir gan yr ymchwil yn cael ei chasglu, ei chadw a'i defnyddio. Mae cymryd rhan mewn ymchwil yn wirfoddol ac ni fyddwch yn cael eich adnabod mewn unrhyw adroddiadau.

Ymchwiliad i dwyll

Gall y wybodaeth a ddarparwch, neu a gasglwn o ffynonellau sydd ar gael yn gyhoeddus, gael ei rhannu ag asiantaethau atal twyll os ydym yn amau ​​neu'n canfod twyll. Mae'r hysbysiad preifatrwydd ar gyfer grantiau Llywodraeth Cymru yn darparu rhagor o wybodaeth.

Mae’r sail gyfreithiol o dan Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU (tasg gyhoeddus) yn gymwys i’r holl brosesu a ddisgrifir yn yr hysbysiad hwn, gan eu bod yn angenrheidiol er mwyn ymgymryd â thasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn Llywodraeth Cymru.

Y sail gyfreithiol dros brosesu gwybodaeth yn yr ymarfer casglu data hwn yw ein tasg gyhoeddus; hynny yw, arfer ein hawdurdod swyddogol i ymgymryd â rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru. 

Mae hyn yn ei gwneud yn bosibl gweithredu rhaglen y Cynnig Gofal Plant, ac yn darparu gwybodaeth a fydd yn helpu Gweinidogion Cymru i wneud penderfyniadau ynghylch datblygu'r polisi, sy'n cael ei gyflwyno i wella llesiant economaidd a chymdeithasol yng Nghymru yn unol ag adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006.

Bydd y data'n cael eu defnyddio gan Lywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol ar gyfer y canlynol:

• galluogi staff dilys o fewn Llywodraeth Cymru a phob awdurdod lleol yng Nghymru i gofrestru ar wasanaeth digidol Cynnig Gofal Plant Cymru er mwyn gweinyddu'r gwasanaeth i rieni a darparwyr gofal plant
• darparu mynediad hawdd i'r gwasanaeth digidol Cynnig Gofal Plant i weinyddwyr sy'n defnyddio dyfeisiau corfforaethol trwy nodwedd mewngofnodi untro fel nad oes rhaid iddynt greu cyfrifon defnyddwyr a mewngofnodi bob dydd trwy Borth y Llywodraeth
• archwilio gweithredoedd defnyddwyr o fewn gwasanaeth digidol Cynnig Gofal Plant Cymru
• galluogi staff i reoli galwadau atom/oddi wrthym gan/at rieni a darparwyr gofal plant drwy blatfform cyfathrebu diogel cwmwl

O dan y Rheoliad Cyffredinol, mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i ddiogelu unrhyw wybodaeth bersonol a gasglwn gennych chi.  Rydym yn defnyddio technolegau blaenllaw a meddalwedd amgryptio i ddiogelu eich data a chadw safonau diogelwch llym i atal unrhyw fynediad heb awdurdod atynt.

Dim ond chi ac unigolion awdurdodedig sy'n gweithio mewn awdurdodau lleol a swyddogion Llywodraeth Cymru (neu ein cyflenwyr a chontractwyr penodedig) fydd â mynediad at eich data. Bydd y rhai sy'n galw'r llinell gymorth genedlaethol yn gallu gweld eich rhif ffôn ond ni fydd hyn yn gysylltiedig â'ch enw.

Bydd data personol a gasglwn amdanoch a dderbynnir drwy e-bost neu drwy ffurflenni ar-lein yn cael eu cadw yn unol â rhan 17 o rhestr cadw a gwaredu Llywodraeth Cymru.

Mewn perthynas â'r platfform digidol cenedlaethol, byddwn yn cadw eich data personol am uchafswm o 7 mlynedd a 3 mis o ddyddiad trafodiad olaf unrhyw leoliad neu riant y mae eich enw yn gysylltiedig ag ef. 

Mewn perthynas â'r llinell gymorth, byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y byddwch yn weinyddwr ar y llinell gymorth. Cyfrifoldeb awdurdodau lleol yw rhoi gwybod i ni drwy'r blwch e-bost YCynnigGofalPlant@llyw.cymru pan fydd aelod o staff yn gadael y tîm Cynnig Gofal Plant neu gallwch hefyd gysylltu â Llywodraeth Cymru.

Ar gyfer ffurflenni a gyflwynir drwy Smart Survey neu wybodaeth a anfonir drwy e-bost i'r blwch post Cynnig Gofal Plant, bydd y cyfnod cadw yn 7 mlynedd ar gyfer dogfennau sy'n ymwneud â chyllid, er enghraifft gordaliadau a thaliadau ôl-ddyddiedig i ddarparwyr neu rieni, a 10 mlynedd ar gyfer gwybodaeth sy'n ymwneud â pholisi'r Cynnig Gofal Plant, fel ymholiadau cyffredinol. Byddwn yn cadw eich gwybodaeth ym mhorth ar-lein Smart Survey am uchafswm o 3 mis.

Bydd Llywodraeth Cymru yn penderfynu gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gan ddibynnu ar natur y gofyniad am eich gwybodaeth. Bydd Llywodraeth Cymru yn sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei rhannu os yw hynny'n angenrheidiol i ymgymryd ag unrhyw swyddogaeth. Gallwn rannu eich gwybodaeth gyda'r canlynol ymysg eraill:

• staff Llywodraeth Cymru
• timau awdurdodau lleol sy'n gweinyddu'r Cynnig Gofal Plant Cymru
• cyflenwyr neu gontractwyr trydydd parti a benodwyd yn benodol i gynorthwyo i ddarparu'r Cynnig Gofal Plant Cymru. 

Mae pob cyflenwr a chontractwr yn gweithredu o dan gontractau ysgrifenedig sy'n ei gwneud yn ofynnol iddynt brosesu data personol yn ôl ein cyfarwyddiadau yn unig, ac i gynnal mesurau diogelwch priodol.

O dan GDPR y DU, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol rydych yn ei darparu fel rhan o'r Cynnig Gofal Plant. Gall rhai hawliau fod yn gyfyngedig pan fo prosesu yn angenrheidiol i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol neu ar gyfer arfer awdurdod swyddogol.

Mae gennych yr hawl i:

• weld copi o’ch data eich hun
• ofyn inni gywiro unrhyw wybodaeth anghywir yn y data hynny
• wrthwynebu neu gyfyngu ar  brosesu'r data (mewn rhai amgylchiadau)
• fynnu bod eich data yn cael eu 'dileu' (mewn rhai amgylchiadau)
• gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau pellach am sut y bydd Llywodraeth Cymru'n defnyddio eich data, neu os hoffech arfer eich hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, cysylltwch â:

Tîm Cynnig Gofal Plant Cymru
Llywodraeth Cymru Parc Cathays 
Caerdydd 
CF10 3NQ
E-bost: YCynnigGofalPlant@llyw.cymru

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn:

Llywodraeth Cymru Parc Cathays 
Caerdydd 
CF10 3NQ

E-bost: SwyddogDiogeluData@llyw.cymru

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Rhif ffôn: 0303 123 1113

Gwefan: ico.org.uk