Gwasanaeth swyddi a phenodiadau cyhoeddus Llywodraeth Cymru: hysbysiadau preifatrwydd

Mae'r hysbysiad hwn yn nodi sut y byddwn yn defnyddio’ch data personol, a'ch hawliau o dan GDPR y DU.

Y sail gyfreithlon y mae'r Rheolydd yn dibynnu arni ar gyfer prosesu data personol yw: Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU, mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd ac wrth arfer awdurdod swyddogol a roddwyd i Lywodraeth Cymru. Lle bo'n berthnasol, mae prosesu hefyd yn angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol sy'n ymwneud â recriwtio'r sector cyhoeddus o dan Erthygl 6(1)(c) GDPR y DU.

Y sail gyfreithlon dros brosesu data personol categori arbennig yw: Erthygl 9(2)(b) GDPR y DU, mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni rhwymedigaethau ac arfer hawliau ym maes cyflogaeth. O ran monitro cydraddoldeb a sicrhau recriwtio teg ac agored, mae prosesu hefyd yn dibynnu ar Erthygl 9(2)(g) GDPR y DU, budd sylweddol i’r cyhoedd, fel y darperir ar ei gyfer yn Neddf Diogelu Data 2018.

Cyffredinol

Fel rheolydd data, bydd Llywodraeth Cymru yn prosesu'r data personol a ddarperir gennych fel rhan o'r broses recriwtio yn unol â'n tasg gyhoeddus a'r awdurdod swyddogol a roddwyd i ni.

Byddwn yn prosesu’r data er mwyn:

• asesu eich addasrwydd ar gyfer rôl gyda Llywodraeth Cymru
• cynnal camau gwirio cyn cyflogi
• gwneud trefniadau angenrheidiol i chi ymuno â'r sefydliad
• monitro effeithiolrwydd prosesau recriwtio
• bodloni ein gofynion cyfreithiol.

Yr wybodaeth rydym ni’n gofyn amdani a pham

Bydd ein Tîm Recriwtio AD yn defnyddio'r manylion cyswllt a roddwch er mwyn cysylltu â chi am eich cais.

Gofynnwn am wybodaeth i asesu eich cymhwystra ac addasrwydd ar gyfer y rôl rydych chi'n ymgeisio amdani. Nid oes rhaid i chi ddarparu hyn, ond gallai effeithio ar eich cais os na wnewch chi hynny (er enghraifft, os nad ydych chi'n rhoi tystiolaeth i ni o gymwysterau sy'n ofynnol ar gyfer y rôl).

Mae rhywfaint o'r wybodaeth yn cael ei defnyddio ar gyfer gwiriadau cymhwystra cyn cyflogi (Safonau Diogelwch Sylfaenol ar gyfer Personél - BPSS). Mae'n rhaid i chi ddarparu'r wybodaeth hon.

Cydraddoldeb ac amrywiaeth

Rydym yn monitro ac yn dadansoddi gwybodaeth am amrywiaeth er mwyn sicrhau bod ein harferion cyflogaeth yn deg, yn dryloyw ac yn hyrwyddo cydraddoldeb. Rydym wedi ymrwymo i recriwtio, cadw a datblygu gweithlu sy'n adlewyrchu'r cymunedau amrywiol rydym yn eu gwasanaethu.

Bydd eich cydweithrediad wrth ddarparu data cywir i ni yn ein helpu i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.

Bydd unrhyw wybodaeth a ddarperir yn eich ffurflen gais yn cael ei darparu gyda'ch caniatâd chi ac yn cael ei thrin yn gwbl gyfrinachol. Ni fydd yn cael ei defnyddio mewn unrhyw ffordd sy'n caniatáu i rywun adnabod unigolyn, a bydd yn cael ei ddileu cyn i'r ffurflenni cais gael eu hanfon at y panel a fydd yn sifftio’r ymgeiswyr ac yn eich cyfweld.

Os byddwch yn llenwi'r adran Cynllun Cyfweliad Gwarantedig Hyderus o ran Anabledd ar y ffurflen gais, bydd yr wybodaeth hon yn cael ei rhannu â'r rhai sy'n gosod y meini prawf gofynnol ar gyfer cyfweliad.

Os ydych chi'n darparu gwybodaeth am addasiadau rhesymol sydd eu hangen arnoch i gymryd rhan yn yr ymarfer recriwtio, gellir rhannu'r wybodaeth hon gyda'r panel cyfweld a’r aseswyr er mwyn rhoi eich addasiad ar waith.

Yn y ddau achos hyn, byddwn yn prosesu eich data personol er mwyn sicrhau cyfle a thriniaeth gyfartal.

Sut rydym yn cadw eich gwybodaeth

Rydym yn cadw eich data personol cyhyd ag y bo’i angen ar gyfer recriwtio:

• Dim ond gyda darparwyr gwasanaeth sy'n ei brosesu ar ein rhan, fel ein gwerthwr system recriwtio, y bydd eich data personol yn cael ei rannu. Mae'n ofynnol iddynt gadw eich data yn ddiogel a dim ond ei ddefnyddio yn ôl ein cyfarwyddiadau ni.
• Os yw eich cais yn aflwyddiannus, byddwn fel arfer yn cadw eich data am hyd at 2 flynedd ar ôl i'r broses recriwtio ddod i ben.
• Os ydych yn llwyddiannus, bydd eich data yn dod yn rhan o'ch cofnod cyflogai a bydd yn cael ei gadw yn unol â'n polisi cadw data gweithwyr.
• Mewn rhai achosion, efallai y byddwn yn cadw eich data am gyfnod hirach pan fo angen recriwtio parhaus neu os ydych wedi cytuno i gael eich ystyried ar gyfer swyddi yn y dyfodol.

Asesiadau

Mae’n bosibl y byddwn yn gofyn i chi wneud unrhyw gyfuniad o’r canlynol:

• cymryd rhan mewn digwyddiadau asesu
• cwblhau profion, neu holiaduron proffil personoliaeth alwedigaethol
• mynychu cyfweliad

Er enghraifft, efallai y byddwch yn cwblhau prawf ysgrifenedig neu efallai y byddwn yn cymryd nodiadau cyfweliad. Bydd Llywodraeth Cymru'n cadw'r wybodaeth hon. Bydd gwybodaeth yn cael ei chynhyrchu gennych chi a gennym ni ac yn achlysurol gan drydydd parti.

Mewn rhai cynlluniau recriwtio, efallai y cewch eich cyfeirio at blatfform allanol (fel un Gwasanaeth Recriwtio'r Llywodraeth) i gwblhau asesiadau arno. Bydd ganddynt eu datganiad preifatrwydd eu hunain i chi ei weld.

Camau gwirio cyn cyflogi

Cliriad diogelwch uwch

Mae angen lefel uwch o gliriad diogelwch ar rai rolau yn Llywodraeth Cymru. Bydd yr hysbyseb ar gyfer y swydd neu'r penodiad yn pwysleisio hyn yn glir. Os yw hyn yn wir, gofynnir i chi gyflwyno gwybodaeth drwy'r broses Fetio Diogelwch Gwladol i United Kingdom Security Vetting.

United Kingdom Security Vetting

Bydd United Kingdom Security Vetting (UKSV) yn anfon y canlyniadau i Lywodraeth Cymru. Os byddwch chi'n methu'r broses fetio diogelwch gwladol, bydd angen i Lywodraeth Cymru adolygu eich addasrwydd ar gyfer rôl. Gallai hyn gynnwys:

• adolygiad o sut allwch chi gyflawni eich dyletswyddau
• newid eich cyfrifoldebau
• eich symud o swydd neu eich tynnu yn ôl o gyflogaeth

Fetio Diogelwch Gwladol

Bydd angen Fetio Diogelwch Gwladol (NSV) ar gyfer rhai ymgeiswyr er mwyn amddiffyn rhag bygythiadau gan wasanaethau cudd-wybodaeth gelyniaethus. Mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio NSV i lywio penderfyniadau ar gyflogaeth.

Sut fyddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth â chyrff cyhoeddus eraill

Gall Llywodraeth Cymru rannu gwybodaeth â chyrff cyhoeddus eraill. Mae’r rhain yn cynnwys:

• Comisiwn y Gwasanaeth Sifil (er mwyn caniatáu i'r Comisiwn gyflawni ei gyfrifoldebau statudol mewn perthynas â chydymffurfiaeth, cwynion ac ymchwiliadau)
• y Pwyllgor Cynghori ar Benodiadau Busnes (er mwyn caniatáu i'r Pwyllgor roi cyngor dan Reolau Penodiadau Busnes Llywodraeth y DU)
• Swyddfa'r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus (er mwyn caniatáu i'r Comisiynydd brosesu gwaith achos yn unol â'r Cod Llywodraethu ar gyfer Penodiadau Cyhoeddus)

Eich hawliau

Mae gennych chi'r hawl:

• i weld y data personol rydym yn ei brosesu amdanoch
• i ofyn inni gywiro gwallau yn y data hynny
• i wrthwynebu prosesu (mewn rhai amgylchiadau)
• i fynnu bod eich data'n cael ei 'ddileu' (mewn rhai amgylchiadau)
• i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)

Manylion cyswllt

I gael mwy o wybodaeth, gallwch gysylltu â'r Ganolfan Adnoddau drwy e-bostio: canolfanadnoddau@llyw.cymru.

Os hoffech arfer eich hawliau dan Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU (UK GDPR), cysylltwch â:

Dyma fanylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

Mae’r hysbysiad hwn yn nodi sut y byddwn yn defnyddio eich data personol, a hefyd yn nodi eich hawliau. Mae’n cael ei wneud o dan Erthyglau 13 a/neu 14 o’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).

Fel y rheolydd data, bydd Llywodraeth Cymru yn prosesu’r data personol y byddwch yn eu darparu fel rhan o’r broses recriwtio yn unol â’n tasg gyhoeddus a’r awdurdod swyddogol a roddwyd inni.

1. Diben

Ein diben wrth brosesu eich data personol yw:

• recriwtio ar gyfer penodiadau cyhoeddus yng Nghymru, gan gynnwys ymdrin â cheisiadau, dewis a phenodi ymgeiswyr, fetio drwy wiriadau cyn cyflogaeth, a gwneud y trefniadau angenrheidiol er mwyn ichi ymuno â’r sefydliad
• monitro a hyrwyddo amrywiaeth mewn penodiadau cyhoeddus, gan gynnwys effeithiolrwydd ein gweithgareddau allgymorth a recriwtio a siapio’r gwaith yn y dyfodol ar gyfer gwella cynrychiolaeth ar y bwrdd
• monitro effeithiolrwydd prosesau recriwtio a sicrhau bod ein harferion cyflogaeth yn deg, yn dryloyw ac yn hyrwyddo cydraddoldeb
• cynhyrchu ystadegau

2. Y data

Byddwn yn prosesu’r data personol canlynol: eich cais, gan gynnwys eich enw (ar y pwynt priodol), manylion cyswllt, lleoliad, hanes cyflogaeth, cymwysterau, CV, datganiad personol a gwybodaeth gefndir arall sy’n berthnasol i’ch cais; asesiadau adeg sifftio a chyfweld; a gwrthdaro buddiannau a gweithgarwch gwleidyddol.

Gofynnir am ddata amrywiaeth hefyd, ond cewch wrthod darparu’r rhain os ydych yn dymuno drwy ddewis ‘gwell gennyf beidio â dweud’. Mae hyn yn cynnwys oedran, rhywedd, ethnigrwydd, cyfeiriadedd rhywiol, anabledd a ffydd. Rydym yn monitro ac yn dadansoddi gwybodaeth amrywiaeth i sicrhau bod ein harferion cyflogaeth yn deg, yn dryloyw ac yn hyrwyddo cydraddoldeb. Rydym wedi ymrwymo i recriwtio a chadw staff a datblygu cyrff cyhoeddus sy’n adlewyrchu’r cymunedau amrywiol y maen nhw’n eu gwasanaethu.

Efallai y byddwn hefyd yn prosesu gwybodaeth arall a gesglir gan Lywodraeth Cymru fel rhan o drefniadau diwydrwydd dyladwy, gan gynnwys gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau cyhoeddus sy’n cynnwys y cyfryngau cymdeithasol.

Efallai y bydd angen gwybodaeth sy’n ymwneud â’ch cenedligrwydd, cyfeiriad, hanes teuluol ac euogfarnau troseddol er mwyn ichi allu cael y cliriad diogelwch angenrheidiol ar gyfer eich rôl newydd.

3. Y sail gyfreithlon

Ein sail gyfreithlon ar gyfer derbyn a defnyddio eich gwybodaeth yw ei bod yn angenrheidiol ar gyfer ymgymryd â thasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer yr awdurdod swyddogol a roddir i’r rheolydd data. Yn yr achos hwn, sicrhau bod ymgeiswyr o ansawdd uchel yn cael eu nodi drwy brosesau recriwtio cadarn yn unol â’r Cod Llywodraethiant Penodiadau Cyhoeddus a gyhoeddwyd yn unol â Gorchymyn Penodiadau Cyhoeddus (Rhif 2) yn y Cyfrin Gyngor 2023 yw hynny. Mae gennym hefyd dasg gyhoeddus i fonitro a hyrwyddo amrywiaeth o dan ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

Pan fo contract cyflogaeth yn bodoli, rydym hefyd yn prosesu eich data ar y sail gyfreithlon bod gwneud hynny yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract rydych yn barti iddo, a’i fod yn angenrheidiol ar gyfer cymryd camau ar eich cais cyn ymrwymo i gontract.

Data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, safbwyntiau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth o undebau llafur, a phrosesu data genetig, data biometrig at y diben unigryw o adnabod person naturiol, a data sy’n ymwneud ag iechyd neu ddata sy’n ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol person naturiol yw data personol sensitif.

Efallai y byddwn yn prosesu data personol sensitif at ddibenion monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth, i wneud addasiadau rhesymol ar gyfer ymgeiswyr, ac os byddant yn dod i’r amlwg yn ystod gwiriadau diwydrwydd dyladwy. Mae ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol fel a ganlyn:

• Mae’n angenrheidiol at ddibenion cyflawni neu arfer ein rhwymedigaethau neu hawliau fel y rheolydd data, neu eich rhwymedigaethau neu’ch hawliau chi fel y testun data, o dan gyfraith cyflogaeth, cyfraith nawdd cymdeithasol neu’r gyfraith sy’n ymwneud ag amddiffyniadau cymdeithasol (addasiadau rhesymol)
• Mae’r prosesu yn berthnasol i ddata sy’n ymwneud ag ethnigrwydd, cred grefyddol neu athronyddol, iechyd gan gynnwys anabledd neu gyfeiriadedd rhywiol, mae’n angenrheidiol at ddibenion nodi neu adolygu’n barhaus fodolaeth neu ddiffyg cyfle cyfartal neu driniaeth gyfartal rhwng grwpiau o bobl gyda’r bwriad o’i gwneud yn bosibl i gydraddoldeb o’r fath gael ei hyrwyddo neu ei gynnal (monitro amrywiaeth)
• Mae’r prosesu yn angenrheidiol am resymau sydd o ddiddordeb cyhoeddus sylweddol neu ar gyfer arfer swyddogaeth y Goron, Gweinidog y Goron, neu adran y llywodraeth (monitro amrywiaeth a diwydrwydd dyladwy)
• Mae’r prosesu yn ymwneud â data personol sy’n cael eu cyhoeddi’n amlwg gennych chi (diwydrwydd dyladwy)

4. Y sawl fydd yn derbyn y data

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth, gan gynnwys CVs a datganiadau, ag aelodau o’r Panel Cynghori Asesu. Bydd eich data amrywiaeth yn cael eu dileu cyn i’r ffurflenni cais gael eu hanfon at y Panel a fydd yn sifftio ac yn eich cyfweld, ac eithrio pan fydd angen addasiadau rhesymol, neu os gofynnir amdanynt, neu pan fydd swyddog a enwir o’r adran yn gyfrifol am gynrychioli barn y Gweinidog.

Os byddwch yn llenwi’r adran Cynllun Gwarantu Cyfweliad Hyderus o ran Anabledd o’r ffurflen gais, bydd yr wybodaeth hon yn cael ei rhannu â’r rhai sy’n gosod y meini prawf gofynnol ar gyfer cyfweliad. Os byddwch yn darparu gwybodaeth am addasiadau rhesymol sydd eu hangen arnoch i gymryd rhan yn yr ymarfer recriwtio, gall yr wybodaeth hon gael ei rhannu â’r panel cyfweld a’r aseswyr er mwyn rhoi eich addasiad ar waith. Yn yr achosion hyn, byddwn yn prosesu eich data personol i sicrhau cyfle cyfartal a thriniaeth gyfartal.

Bydd data ar amrywiaeth a data eraill yn cael eu rhannu â Swyddfa’r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus ar gyfer arfer eu swyddogaethau statudol. Gall hyn gynnwys oedran, rhywedd, ethnigrwydd, cyfeiriadedd rhywiol, anabledd a gofnodwyd, ffydd a lleoliad daearyddol, yr iaith Gymraeg, prif sector cyflogaeth, nifer y penodiadau cyhoeddus yn y llywodraeth a ddaliwyd, gweithgarwch gwleidyddol ac unrhyw wybodaeth arall o’r fath. Ni fydd eich enw fel arfer yn cael ei gynnwys yn yr wybodaeth a fydd yn cael ei chasglu a’i rhannu â Swyddfa’r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus, oni bai ei bod yn ymwneud â phenodiadau sy’n cynnwys, ond sydd heb fod yn gyfyngedig i benodiadau uniongyrchol, estyniadau a thrydydd tymhorau. Gallwch weld sut y mae Swyddfa’r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus yn trin data personol a rennir â nhw yn eu hysbysiad preifatrwydd.

Gall gwybodaeth am amrywiaeth a gwybodaeth arall (gan gynnwys CVs, datganiadau personol, gwrthdaro buddiannau, gweithgarwch gwleidyddol) gael eu rhannu â Senedd Cymru yn ôl yr angen, ar gyfer arfer eu swyddogaethau craffu a gall yr wybodaeth honno gael ei chyhoeddi ar ei gwefan. Mae hyn yn cael ei wneud i fonitro effeithiolrwydd ein gweithgareddau allgymorth a recriwtio, i sicrhau bod ein harferion cyflogaeth yn deg, yn dryloyw ac yn hyrwyddo cydraddoldeb, ac i olrhain cynnydd dros amser wrth inni weithio i wneud byrddau yn fwy cynhwysol a chynrychioladol. Rydym yn dibynnu ar y sail gyfreithlon o dasg gyhoeddus (fel y nodir uchod) i rannu eich gwybodaeth amrywiaeth a gwybodaeth arall â’r Senedd, ond rydym yn dibynnu ar eich cydsyniad chi fel y sail gyfreithlon ar gyfer rhannu eich enw a’ch gwybodaeth gyswllt pan fydd gwrandawiad cyn penodi yn cael ei gynnal ar gyfer y rôl.

Bydd eich data personol yn cael eu storio ar ein seilwaith TG, felly byddant hefyd yn cael eu rhannu â’n prosesyddion data sy’n darparu gwasanaethau e-bost, a rheoli a storio dogfennau.

5. Cadw staff

Bydd yr wybodaeth a ddarparwch:

• yn cael ei chadw yn ddiogel a’i phrosesu ar ein rhan gan Oleeo (cyflenwr ein system recriwtio)
• yn cael ei chadw am gyfnod eich penodiad yn gyfan ac am ddwy flynedd arall eto (os byddwch yn llwyddiannus)
• yn cael ei chadw am ddwy flynedd ar ôl i’r cynllun recriwtio gau (os byddwch yn aflwyddiannus)

Os chi fydd yr ymgeisydd llwyddiannus, bydd eich llythyr penodi (ac unrhyw lythyr ailbenodi wedi hynny) yn cael eu cadw’n barhaol fel rhan o’r cofnod cyhoeddus.

6. Trosglwyddo rhyngwladol

Gan y bydd eich data personol yn cael eu storio ar ein seilwaith TG, a’u rhannu â’n prosesyddion data, mae’n bosibl y byddant yn cael eu trosglwyddo a’u storio’n ddiogel y tu allan i’r DU. Pan fo hynny’n wir, byddant yn ddarostyngedig i’r amddiffyniad cyfreithiol cyfatebol drwy benderfyniad digonolrwydd, Cymalau Contractiol Safonol neu Gytundeb Trosglwyddo Data rhyngwladol y DU.

7. Eich hawliau

Mae gennych yr hawl i ofyn am wybodaeth am sut y mae eich data personol yn cael eu prosesu, ac i ofyn am gopi o’r data personol hynny.

Mae gennych yr hawl i ofyn am i unrhyw wallau yn eich data personol gael eu cywiro ar unwaith.

Mae gennych yr hawl i ofyn am i unrhyw ddata personol anghyflawn gael eu cwblhau, gan gynnwys drwy ddatganiad atodol.

Mae gennych yr hawl i ofyn am i’ch data personol gael eu dileu os nad oes modd cyfiawnhau eu prosesu mwyach.

Mae gennych yr hawl mewn rhai amgylchiadau (er enghraifft, pan fo cywirdeb y data yn cael ei herio) i ofyn am gyfyngu ar brosesu eich data personol.

Efallai y bydd gennych yr hawl i ofyn am gopi o unrhyw ddata personol rydych wedi eu darparu, a dylai’r data hynny gael eu darparu mewn fformat strwythuredig, a ddefnyddir yn gyffredin ac y gall peiriant ei ddarllen.

Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol.

8. Cwynion

Os ydych o’r farn bod eich data personol wedi eu camddefnyddio neu eu camdrafod, gallwch wneud cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth, sy’n rheoleiddiwr annibynnol. Gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y cyfeiriad canlynol:

Nid yw unrhyw gŵyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth yn effeithio ar eich hawl i geisio iawndal drwy’r llysoedd.

9. Manylion cyswllt

Llywodraeth Cymru yw’r rheolydd data ar gyfer eich data personol.

Mewn perthynas â data cydraddoldeb ac amrywiaeth, mae Llywodraeth Cymru a Swyddfa’r Comisiynydd Penodiadau Cyhoeddus yn gyd-reolyddion data. Mae manylion cyswllt Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru fel a ganlyn:

Mae’r Swyddog Diogelu Data yn darparu cyngor annibynnol ac yn monitro’r ffordd y mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio gwybodaeth bersonol.