Hysbysiad prefiatrwydd Cafcass Cymru

Mae Deddf Plant 2014 yn gwneud darpariaeth i Cafcass Cymru weithio, ar ran Gweinidogion Cymru, i ddarparu gwasanaeth statudol i gynghori'r Llys Teulu ar y ffordd orau o hyrwyddo a diogelu budd pennaf plant a phobl ifanc yng Nghymru sy'n destun achosion llys teulu.

Rydym ni'n casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol pan fydd yn berthnasol i achosion llys teulu. 

Er mwyn cyflawni ein rôl statudol o ddarparu cyngor i'r llys, pan gawn ein penodi i wneud hynny, rydym yn derbyn gwybodaeth bersonol gan Wasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EM am geiswyr, ymatebwyr a phlant sy'n ymwneud ag achosion teuluol, mewn ffurflenni cais sydd wedi'u cwblhau a'u cyflwyno i'r Llys Teulu. 

Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth ychwanegol pan fo'n berthnasol i achosion llys teulu. Gall yr wybodaeth rydym yn ei chasglu a'i defnyddio, felly, gynnwys y canlynol:

• Eich manylion personol megis enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif(au) ffôn, dyddiad geni
• Gwybodaeth amrywiaeth megis rhywedd, iaith, ethnigrwydd, crefydd, ac unrhyw anableddau
• Gwybodaeth am gofnodion troseddol o Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu
• Gwybodaeth am gofnodion awdurdodau lleol, gan gynnwys gwasanaethau plant
• Gwybodaeth am iechyd: cofnodion meddygon teulu a gwybodaeth iechyd arall

Rydym yn casglu'r wybodaeth hon yn unol â'n goblygiadau cyfreithiol o dan Ddeddf Plant 2004 i'n galluogi i gynghori'r Llys Teulu ar y dull gweithredu gorau ar gyfer plant yng Nghymru ac er mwyn sicrhau y caiff anghenion plant eu diwallu a'u budd pennaf ei ddiogelu. Y swyddogaethau y mae Deddf Plant 2004 yn darparu ar eu cyfer yw'r canlynol:

Rhan 4 a35 Swyddogaethau'r Senedd sy'n ymwneud ag achosion teuluol

(1) Mewn perthynas ag achosion teuluol lle mae lles plant sy'n preswylio fel arfer yng Nghymru dan sylw neu y gallent fod o dan sylw, swyddogaeth y Senedd yw'r canlynol

(a) diogelu a hyrwyddo lles y plant

(b) rhoi cyngor i unrhyw lys ynghylch unrhyw gais a wneir iddo mewn achosion o'r fath

(c) gwneud darpariaeth i'r plant gael eu cynrychioli mewn achosion o'r fath

(d) darparu gwybodaeth, cyngor a chymorth arall i'r plant a'u teuluoedd

Rydym yn prosesu eich data personol o dan awdurdod amodau canlynol y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data:

• Erthygl 6(1)(c) mae prosesu eich data personol yn angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae'r rheolydd yn destun iddi.
• Erthygl 9(2)(b) mae'r prosesu yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni rhwymedigaethau ac ymarfer hawliau penodol y rheolydd neu destun y data ym maes cyfraith cyflogaeth a nawdd cymdeithasol a diogelu cymdeithasol i'r graddau y mae'n cael ei awdurdodi gan gyfraith yr undeb neu aelod-wladwriaeth neu gytundeb ar y cyd yn unol â chyfraith aelod-wladwriaeth sy'n darparu ar gyfer mesurau diogelu priodol ar gyfer hawliau sylfaenol a buddiannau testun y data.

Rydym yn casglu gwybodaeth am amrywiaeth yn unol â Deddf Cydraddoldeb 2010 er mwyn deall a chymhwyso ystyriaethau cydraddoldeb ac amrywiaeth yn well yn ein gwaith. Eich dewis chi yw p'un a ydych yn rhannu'r wybodaeth hon â ni: nid oes yn rhaid i chi ddarparu'r wybodaeth hon os nad ydych am wneud hynny.

Rydym yn casglu'r wybodaeth hon yn bennaf o ddogfennau ceisiadau llys, ond byddwn yn ychwanegu at yr wybodaeth hon yn ein hymwneud â'ch achos. Byddwn yn gwneud hyn drwy gyfweliadau â chi – a allai fod wyneb yn wyneb, dros y ffôn neu drwy fideoalwad – lle bydd y rhesymau dros y drafodaeth yn cael eu hegluro'n glir.

Byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth gan bartïon eraill am yr achos a hefyd unrhyw berson arall y mae'r ymarferydd o'r farn ei bod yn angenrheidiol siarad ag ef.

Byddwn hefyd yn cael gwybodaeth, fel rhan o'n gwaith diogelu, gan asiantaethau eraill, megis awdurdodau lleol, a'r heddlu. Caiff hon ei chasglu yn unol â'r trefniadau a nodir yn y Rhaglen Trefniadau Plant (paragraff 13.3).

Yn ystod yr achos, efallai y bydd gofyn i ni gasglu gwybodaeth gan asiantaethau neu weithwyr proffesiynol eraill fel eich meddyg teulu, arbenigwyr a benodwyd i'ch achos (fel seicolegwyr), cyfreithwyr neu ysgol eich plentyn. Pe bai hyn yn berthnasol, gofynnir am eich caniatâd ar gyfer y rhain, ond os byddwch yn gwrthod hyn, gellir gofyn am gyfarwyddyd llys.

Pe bai’r llys yn gwneud hynny’n ofynnol neu'n gorchymyn hynny, bydd trosglwyddo achosion o Loegr i Gymru, neu i'r gwrthwyneb, yn cynnwys gwybodaeth berthnasol sy’n ymwneud â’r achos yn symud rhwng Cafcass (Lloegr) a Cafcass Cymru (neu i'r gwrthwyneb), yn unol â'r cytundeb gwaith cyfredol. Cyflawnir y trosglwyddiad hwn gan ddefnyddio dull trosglwyddo diogel, fel e-bost diogel y llywodraeth. Yn dilyn y trosglwyddiad, bydd y sefydliad sy'n derbyn wedyn yn dod yn rheolydd data ar gyfer yr wybodaeth.

Yn bennaf, rydym yn defnyddio'r wybodaeth hon i gynghori'r llys a byddwn yn aml yn gwneud argymhellion ysgrifenedig i'r llys mewn llythyr a/neu adroddiad. Byddwn hefyd yn ei defnyddio i ymateb i gwynion. 

Byddwn yn defnyddio'r wybodaeth amrywiaeth i lywio ein gwaith o ddarparu gwasanaethau, er mwyn ein helpu i ddeall anghenion cydraddoldeb ac amrywiaeth y bobl sy'n defnyddio ein gwasanaeth ac i lywio datblygiad ein gwasanaeth. O ran eich achos chi, bydd hyn hefyd yn ein galluogi i nodi anghenion a gofynion ychwanegol, fel cyfieithu a chyfieithu ar y pryd, a fydd yn ein galluogi i ddarparu ein gwasanaethau yn briodol ac i reoli ein harferion yn effeithiol. 

Byddwn hefyd yn defnyddio'r wybodaeth a gasglwyd i gynhyrchu dadansoddiad ystadegol ac allbynnau gwybodaeth reoli a ddefnyddir i fonitro perfformiad ein gwasanaeth. 

Byddwn hefyd yn defnyddio'r data hwn i lywio, dylanwadu a gwella polisi cyfiawnder teuluol. Efallai y byddwn yn gwneud hyn ar ein pen ein hunain neu weithiau byddwn yn rhannu gwybodaeth â thrydydd parti at ddibenion ystadegol ac ymchwil mewn cysylltiad ag achosion llys teulu. Byddwn yn adolygu unrhyw rannu gwybodaeth o'r fath fesul achos, ond byddwn bob amser yn gwneud hyn yn unol â'n rhwymedigaethau o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data. Mae pob gwaith ystadegol, dadansoddol ac ymchwil o'r fath yn cael ei wneud mewn ffordd sy'n sicrhau na ellir adnabod unigolion (oedolion, plant a phobl ifanc) oni bai fod angen. Ym mhob achos, byddwn ond yn cyhoeddi hyn mewn ffordd sy'n golygu na ellir eich adnabod. 

Fel rhan o'n rhaglen barhaus i sicrhau ansawdd, efallai y byddwn yn cysylltu â chi pan fydd yr achos llys wedi dod i ben i gael adborth ar ein gwasanaethau neu i ofyn p’un a fyddech chi'n barod i gymryd rhan mewn ymchwil: rydym wedi ymrwymo i wella'r gwasanaeth a ddarparwn neu i gyfrannu at ddatblygiad ehangach y system cyfiawnder teuluol yng Nghymru a Lloegr. Dim ond ar ôl cael eich caniatâd y bydd unrhyw ymwneud o'r fath yn digwydd ac nid oes unrhyw rwymedigaeth i gymryd rhan. 

Ar gyfer y gweithgareddau canlynol, byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol yn yr un modd ag y mae Llywodraeth Cymru yn gwneud (i gael rhagor o wybodaeth am sut y caiff hyn ei brosesu, cyfeiriwch at Hysbysiad Preifatrwydd Llywodraeth Cymru):

• Gohebiaeth y prif weithredwr
• Cwynion am ein staff
• Gweithgareddau ymgysylltu, gan gynnwys digwyddiadau rhanddeiliaid a gweithgorau
• Ein gwefan
• Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a cheisiadau am fynediad at ddata gan y testun

Gan weithio o fewn Deddf Plant 2004, byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â'r llys ac efallai y byddwn hefyd yn ei rhannu â'r partïon eraill sy'n gysylltiedig â'r achos. Yn y rhan fwyaf o amgylchiadau, ni allwn ei rhannu ymhellach hyd yn oed gyda'ch caniatâd, gan mai dim ond gyda chaniatâd y llys y gellir datgelu gwybodaeth am achosion.

Fodd bynnag, pan fo ei hangen i gefnogi diogelu plant ac oedolion, byddwn yn ei rhannu ag asiantaethau eraill, megis awdurdodau lleol a heddluoedd, a/neu weithwyr proffesiynol, megis cyfreithwyr a thystion arbenigol.

Yn achos plant a phobl ifanc mae hyn yn unol â Rheolau Trefniadaeth Teulu 2010 (gweler adran 12.73). O dan yr amgylchiadau hyn, rydym yn ystyried ei bod yn arfer da gofyn am ganiatâd yr unigolyn neu’r person sydd â chyfrifoldeb rhiant cyn rhannu’r wybodaeth, ond ceir rhai sefyllfaoedd pan nad yw hyn yn bosibl neu’n briodol. Er enghraifft, mewn sefyllfaoedd diogelu uniongyrchol, o dan Erthygl 9(2)(c) Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, gellir rhannu gwybodaeth yn gyfreithiol heb ganiatâd er mwyn diogelu budd hanfodol testun y data neu berson naturiol arall pan nad oes gan destun y data’r galluedd corfforol neu gyfreithiol i roi cydsyniad.

Gwasanaethau a gomisiynir

Pe bai’r llys yn gorchymyn i bartïon achos fynychu rhaglen gweithgareddau cyswllt (Gweithio Gyda'n Gilydd dros Blant, cyswllt dan oruchwyliaeth neu gefnogaeth), byddwn yn rhannu'ch enw a'ch manylion cyswllt â'r darparwr perthnasol er mwyn hwyluso'ch presenoldeb. Pe bai angen, efallai y byddwn hefyd yn darparu asesiad risg yn seiliedig ar fanylion yr achos a'r risg o niwed i'r plentyn/plant a'r partïon. Byddai hyn yn cynnwys manylion yn ymwneud â materion fel trais yn y cartref (honiadau neu dystiolaeth) ac ymddygiad bygythiol neu reoli.

Profion DNA

Gall y llys orchymyn i ni hwyluso casglu sampl DNA fel rhan o'r achos. Pe bai angen hyn, byddwn yn hwyluso'r broses o gymryd sampl DNA, y byddwn wedyn yn ei hanfon at drydydd parti a gymeradwyir gan y llywodraeth trwy ddull cludiant diogel i'w phrosesu. Byddwn yn rhannu'r wybodaeth ganlynol â'r trydydd parti fel y gall ddarparu adroddiad i'r llys:

• Enw, cyfeiriad, dyddiad geni a lluniau (i gadarnhau hunaniaeth)

Nid ydym yn derbyn yr adroddiadau nac unrhyw ganlyniadau profion gan y trydydd parti gan eu bod yn cael eu hanfon yn uniongyrchol i'r llys.

Ymchwil

Mae Deddf Plant 2004 (Rhan 4 a41), Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 (a184) a'r Rheolau Trefniadaeth Teulu (Cyfarwyddyd Ymarfer 12G) yn ein galluogi i rannu gwybodaeth â thrydydd partïon penodol, gan gynnwys adrannau eraill y llywodraeth sy'n cynnal prosiectau ymchwil. Diben hyn yw monitro effeithlonrwydd achosion llys teuluol, helpu i ddatblygu polisi ac arferion da, a monitro cydymffurfedd â dangosyddion allweddol.

Yn amodol ar gymeradwyaeth gan Weinidogion Cymru a Llywydd yr Is-adran Deuluoedd, mae’n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth achos ag ymchwilwyr unigol i gefnogi prosiectau ymchwil cymeradwy. Bydd gofyn i ymchwilwyr unigol weithio o fewn ein trefniadau llywodraethu data ac mae trefniadau diogelu priodol ar waith i sicrhau y caiff gofynion diogelu data eu bodloni. Ym mhob achos, bydd y data gwreiddiol yn ddienw cyn i unrhyw ymchwil gael ei chyhoeddi fel na ellir eich adnabod.

Gellir cyhoeddi gwybodaeth ddienw ar ffurf canfyddiadau ymchwil neu ystadegau ar ein gwefan neu wefan StatsCymru, ac yn ein hadroddiad blynyddol, yn ogystal â'i rhannu ag eraill yn y system cyfiawnder teuluol.

Rydym yn cadw gwybodaeth berthnasol am achosion nes bod y plentyn ieuengaf sy'n cymryd rhan yn yr achos yn cyrraedd 35 mlwydd oed, yn unol â'n trefn cadw cofnodion.

Yna bydd y data personol a chategori arbennig yn cael ei ddinistrio ond bydd y data sy'n weddill yn cael ei storio i'w ddefnyddio mewn ymchwil, gwaith dadansoddi a gwybodaeth reoli – bydd y data hwn yn gwbl ddienw.

Rydym yn diogelu pob darn o wybodaeth yn ein system ddiogel rheoli achosion electronig, o'r enw IRIS, a'n system dogfennau a chofnodion electronig, o'r enw iShare – ac mewn archifau diogel.

Byddwn bob amser yn defnyddio'r dull mwyaf diogel sydd ar gael i ni pan fyddwn yn anfon gohebiaeth sy'n cynnwys gwybodaeth sensitif. Mae hyn yn cynnwys defnyddio gwasanaethau post diogel 'track and trace', cyfeiriadau e-bost a wiriwyd, e-bost diogel electronig, megis e-bost diogel y llywodraeth, ac Objective Connect.

Mae gennych yr hawl i'r canlynol:

• cael mynediad at y data personol yr ydym yn ei brosesu amdanoch chi
• gofyn i ni gywiro unrhyw beth sy’n anghywir yn y data hwnnw
• gwrthwynebu neu gyfyngu (mewn rhai amgylchiadau) ar brosesu
• sicrhau bod eich data (mewn rhai amgylchiadau) yn cael ei 'ddileu'
• cyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y rheolydd annibynnol ar gyfer diogelu data

Mae gennych yr hawl i ofyn inni gywiro unrhyw beth sy’n anghywir yn yr wybodaeth yr ydym yn ei dal amdanoch chi – gelwir hyn yn gais i gael mynediad at wybodaeth gan destun data. Ein nod yw darparu'r wybodaeth hon o fewn 28 diwrnod. 

Noder, er na fydd cost am y rhan fwyaf o geisiadau i gael mynediad at wybodaeth gan destun data, efallai y byddwn yn codi 'ffi resymol' pan fydd cais yn amlwg heb sail neu'n ormodol, yn enwedig pe bai'n ailadroddus. Gallwn hefyd godi ffi resymol i gydymffurfio â cheisiadau am gopïau ychwanegol o'r un wybodaeth. Ym mhob achos o'r fath, byddwn yn darparu'r rhesymau dros godi'r ffi ynghyd â dadansoddiad o'r costau yr aethpwyd iddynt.

Mae gennych yr hawl i ofyn inni gywiro unrhyw beth sy’n anghywir yn yr wybodaeth yr ydym yn ei dal amdanoch chi. 

Os ydych chi o'r farn bod unrhyw wybodaeth yr ydym wedi'i chofnodi amdanoch chi yn anghywir neu wedi dyddio, cysylltwch â'ch ymarferydd. Yn dilyn adolygiad o'r wybodaeth yr ydym yn ei chadw, byddwn naill ai'n diwygio'r wybodaeth dan sylw neu’n nodi ei bod yn cael ei herio ac yn rhoi'r rheswm/rhesymau am hyn. 

Nid yw hyn yn ymwneud â materion yn ymwneud â chywirdeb yr adroddiadau sydd wedi'u ffeilio gyda'r llys. Pe bai gennych bryderon ynghylch cywirdeb yr adroddiadau, rhaid i chi drafod hyn â'r ymarferydd a bennwyd i'ch achos. Os nad ydych chi'n fodlon â chanlyniad eich trafodaethau â'r ymarferydd, dylech wedyn godi hyn gyda'r barnwr yn ystod yr achos.

Mewn rhai amgylchiadau, mae gennych yr hawl i’n cyfyngu ni rhag prosesu eich gwybodaeth bersonol. Os ydych yn credu y gallwch chi arfer yr hawl hon, gallwch ofyn i ni gyfyngu ar ein gweithgareddau prosesu, naill ai ar lafar neu’n ysgrifenedig, tra byddwn yn ystyried hyn ac ymateb i chi o fewn 28 diwrnod.

Rydym yn prosesu'r rhan fwyaf o'r wybodaeth amdanoch chi yn unol â'n rhwymedigaethau cyfreithiol (ein sail gyfreithlon). Os ydych yn credu y gallwch chi arfer yr hawl i ddileu'r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi, gallwch ofyn i ni ddileu'r wybodaeth berthnasol, naill ai ar lafar neu'n ysgrifenedig, a byddwn yn ystyried hyn ac yn ymateb i chi o fewn 28 diwrnod.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr wybodaeth sydd gennym amdanoch chi neu sut yr ydym yn ei defnyddio, neu os hoffech chi arfer unrhyw un o'ch hawliau o dan y Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, cysylltwch â ni drwy'r manylion isod:

neu

Os oes gennych unrhyw bryderon pellach ynglŷn â sut yr ydym yn trin eich gwybodaeth, mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sy'n rheoleiddio cydymffurfedd â deddfwriaeth diogelu data:

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i drin eich data personol yn saff ac yn ddiogel, a dim ond cyhyd ag y mae angen inni wneud hynny.   

Os oes gennych chi unrhyw bryderon ynglŷn â'r ffordd rydym yn defnyddio eich data personol, y peth gorau fyddai ichi eu codi â’r tîm perthnasol i ddechrau.   

Gallwch hefyd gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data drwy e-bostio SwyddogDiogeluData@llyw.cymru neu drwy anfon llythyr i’r cyfeiriad isod: 

Os hoffech wneud cwyn ffurfiol am y ffordd y mae Llywodraeth Cymru wedi prosesu eich data personol, gallwch ddilyn y canllawiau ar y dudalen Cwyn am Lywodraeth Cymru. 

Byddwn yn cydnabod eich cwyn ac yn ymateb o fewn amserlen briodol, yn unol â deddfwriaeth diogelu data a'n proses gwyno.