Llawlyfr y Cabinet - Adran 3: Trefniadau gwneud penderfyniadau gan y Cabinet a'r Gweinidogion

3.1 Mae'r adran hon yn ymdrin â'r prif egwyddorion a gweithdrefnau ar gyfer gwneud penderfyniadau gan Weinidogion, gan gynnwys y Cabinet a'i Bwyllgorau. Mae hefyd yn ymdrin â gohebiaeth Weinidogol.

3.2 Y Cabinet yw corff gwneud penderfyniadau canolog y Llywodraeth. Mae'n fforwm ar y cyd i Weinidogion benderfynu ar faterion arwyddocaol a rhoi gwybod i gydweithwyr am faterion pwysig. Y Prif Weinidog sy'n gyfrifol am wneud penderfyniadau terfynol ynghylch busnes a gweithdrefnau'r Cabinet.

3.3 Mae'r egwyddor cydgyfrifoldeb yn sail i system Llywodraeth Gabinet. Mae hyn yn golygu bod penderfyniad a wneir gan un Gweinidog yn rhwymol ar bawb arall a bod rhaid iddynt amddiffyn y penderfyniad yn gyhoeddus, gan ei fod yn bolisi swyddogol y Llywodraeth, waeth beth yw eu barn bersonol eu hunain.

3.4 Mae'n hanfodol bod Gweinidogion yn cael y cyfle i ystyried yn rhydd ac yn onest yr holl benderfyniadau mawr a wneir gan Lywodraeth Cymru. Mae hyn yn digwydd naill ai drwy drafodaeth yng nghyfarfodydd y Cabinet neu ei Bwyllgorau a'i Is-bwyllgorau, neu drwy gyflwyno Cyngor Gweinidogol sy'n cael ei anfon at bob Gweinidog perthnasol.

3.5 Yn y pen draw, cyfrifoldeb y Prif Weinidog yw penderfynu a ddylai'r Cabinet drafod mater. Fel y nodir uchod, Swyddfa'r Cabinet sy'n bennaf gyfrifol am nodi a chynllunio busnes y Cabinet, ac mae Ysgrifenyddiaeth y Cabinet yn gyfrifol am drefnu cyfarfodydd y Cabinet a llunio a chyhoeddi cofnodion y Cabinet.

3.6 Fel rhan o ymrwymiad Llywodraeth Cymru i lywodraeth agored, caiff agendâu, cofnodion a phapurau'r Cabinet (y rhai nad ydynt yn destun unrhyw eithriadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth) eu cyhoeddi ar wefan Llywodraeth Cymru o leiaf chwe wythnos ar ôl pob cyfarfod.

3.7 Caiff y Prif Weinidog sefydlu Pwyllgorau Cabinet, Is-bwyllgorau neu grwpiau ad-hoc i ystyried materion neu feysydd polisi penodol. Y Prif Weinidog sy'n penderfynu ar gylch gorchwyl ac aelodaeth y Pwyllgorau neu'r Grwpiau hyn.

3.8 Mae gan Bwyllgorau'r Cabinet ddau brif ddiben:

• Ysgafnhau’r pwysau ar y Cabinet drwy fod yn fodd i'r Gweinidogion gytuno ar gymaint o fusnes â phosibl ar lefel is. Felly, dim ond drwy eithriad y dylai'r Cabinet hefyd ystyried materion sy'n cael eu hystyried gan un o'i Bwyllgorau.
• Hyd yn oed os nad yw cwestiwn yn cyrraedd y Cabinet ei hun, cynnal yr egwyddor cydgyfrifoldeb drwy sicrhau y bydd yn cael ei ystyried yn llawn. Yn hynny o beth, mae'r dyfarniad terfynol yn ddigon awdurdodol i sicrhau y gellir disgwyl i'r Llywodraeth yn ei chyfanrwydd ysgwyddo'r cyfrifoldeb drosto.

3.9 Yn ehangach, mae Pwyllgorau'r Cabinet yn darparu fframwaith ar gyfer ystyried materion polisi mawr a chwestiynau o ddiddordeb sylweddol i'r cyhoedd, a phenderfynu arnynt ar y cyd. Maent yn sicrhau bod materion sydd o ddiddordeb i fwy nag un adran yn cael eu trafod yn briodol a bod safbwyntiau'r holl Weinidogion perthnasol yn cael eu hystyried.

3.10 Yn ogystal, gellir sefydlu nifer o grwpiau Gweinidogol ad-hoc i ystyried materion penodol.

Protocol

3.11 Mae'r protocol yn nodi'r egwyddorion eang sy'n llywio penderfyniadau ynghylch y ffordd orau o ymdrin â gohebiaeth Weinidogol (h.y. wedi'i chyfeirio at Weinidogion, neu i'w hateb ganddynt). Nid yw'r rhain bob amser yn llinellau hollol glir, ond dylai'r pwyntiau canlynol helpu i lywio'r rhan fwyaf o achosion.

3.12 Mae hefyd yn esbonio'r broses a'r weithdrefn er mwyn darparu man cychwyn cyson i Weinidogion benderfynu ar eu dymuniadau o ran ymdrin â'u gohebiaeth.

3.13 Bydd y protocol hwn yn cael ei ddefnyddio'n bennaf gan yr Uned Ohebiaeth i benderfynu sut i ymdrin â darnau o ohebiaeth sy'n cyrraedd, a neilltuo'r darnau hynny.

Egwyddorion

3.14 Dylid ymdrin â gohebiaeth yn briodol, yn gymesur ac yn brydlon.

3.15 Ein bwriad yw ymateb cyn pen 17 diwrnod gwaith ar ôl i'r ohebiaeth ddod i law.

3.16 Pan gyfeirir gohebiaeth at sawl Gweinidog, rydym yn cyhoeddi ymateb cyfansawdd wedi'i lofnodi gan un Gweinidog ar ran y Llywodraeth, sy'n cwmpasu cynnwys llawn y llythyr. Byddai Gweinidogion perthnasol yn cael y cyfle i ystyried yr ohebiaeth ddrafft cyn iddi gael ei hanfon.

3.17 Er bod y protocol hwn yn nodi'r dull diofyn, dylai'r Ysgrifenyddion Preifat drafod gyda Gweinidogion, Cynghorwyr Arbennig a'r Uned Ohebiaeth y dull a ffefrir ganddynt ar gyfer ymdrin â gohebiaeth fel y gellir ei gyfleu i'r meysydd polisi perthnasol. Mae gan Weinidogion ddisgresiwn o ran yr ohebiaeth y dymunant ymdrin â hi'n bersonol, yn ogystal ag o ran y terfynau amser safonol ar gyfer ymateb, y cyfeirir atynt uchod.

3.18 Dylid trafod materion sy'n ymwneud ag ymdrin â gohebiaeth gyda'r Uned Ohebiaeth.

Canllawiau ar gyfer ymdrin â gohebiaeth

1. Gohebiaeth nad oes angen ymateb iddi
   • Cylchlythyrau, llythyrau cyffredinol, deunydd ymgyrchu arferol, newyddlenni
   • Gohebiaeth flinderus lle dywedwyd wrth y gohebydd na fyddwn yn ymateb
   • Llythyrau sarhaus, bygythiol a chythruddol (mewn achosion difrifol dylid cyfeirio'r rhain at yr heddlu)
2. Gohebiaeth sy'n gofyn am gydnabyddiaeth yn unig
3. Gohebiaeth sydd i'w thrin yn swyddogol
4. Gohebiaeth sy'n gofyn am ymateb Gweinidogol

Perthynas gyda'r swyddfa etholaethol

3.19 Mae Cod y Gweinidogion yn nodi'r angen i gadw rolau Gweinidogol ac etholaethol ar wahân. O ran gohebiaeth, mae hyn yn cyflwyno dwy her.

3.20 Yn gyntaf, efallai na fydd aelodau o'r cyhoedd yn gwahaniaethu rhwng y ddwy rôl, sy'n golygu y caiff gohebiaeth ei chamgyfeirio. Fel arfer, byddai negeseuon e-bost a gohebiaeth yn cael eu hanfon ymlaen i'r lle priodol (h.y. byddai'r swyddfa etholaethol yn anfon gohebiaeth Weinidogol ymlaen i'r Uned Ohebiaeth ac i'r gwrthwyneb).

3.21 Yn ail, bydd etholwyr hefyd yn cysylltu â chi mewn perthynas â chyfrifoldebau portffolio. Yn gyffredinol, ar gyfer gohebiaeth ysgrifenedig, gallwch ymateb i etholwyr ar fater portffolio yn uniongyrchol fel Gweinidog, er y dylid cymryd gofal i osgoi unrhyw feirniadaeth bod etholwr yn cael mantais, neu'n cael ei roi o dan anfantais, o ganlyniad i'r ddwy rôl. Mae hyn yn unol â'r protocol arferol y dylai etholwr gysylltu ag AS, ac y byddai'r AS yn cysylltu â'r Gweinidog ar ei ran. Pan fo'r un person yn Weinidog ac yn AS mae'r cam hwnnw'n ymhlyg, felly nid oes angen i Weinidogion ysgrifennu atynt eu hunain i ymdrin â gohebiaeth ynghylch materion portffolio.

3.22 Yr eithriad yw pan fydd gwrthdaro buddiannau yn codi rhwng y ddwy rôl. O dan yr amgylchiadau hyn, byddai'r darpariaethau yng Nghod y Gweinidogion yn cael eu defnyddio i ymdrin â'r ohebiaeth. Bydd eich Swyddfa Breifat yn darparu cyngor ar wrthdaro buddiannau gwirioneddol a/neu ganfyddedig.