Newidiadau dylunio cynnwys i bolisi, cynllun neu broses

Cyn ichi allu penderfynu pa gynnwys i'w ddiweddaru neu ei greu, mae angen ichi gael gwybod gan eich timau polisi am yr hyn sy'n newid.

Rhaid i'ch cydweithwyr polisi roi'r wybodaeth hon ichi cyn gynted â phosibl er mwyn ichi allu nodi anghenion defnyddwyr a chynllunio eich cynnwys.

Nodi'r math o newid        

Pan fydd gennych chi'r wybodaeth gan eich timau polisi, mae angen ichi nodi a yw'r polisi neu gynllun presennol:

• yn newid, a allai olygu y bydd yn rhaid i ddefnyddwyr wneud rhywbeth yn wahanol (fel gwneud cais ar-lein yn hytrach na drwy'r post)
• yn dod i ben, sy'n golygu na fydd defnyddwyr bellach yn gallu gwneud rhywbeth y gallant ei wneud ar hyn o bryd

Ystyried pryd y mae angen i ddefnyddwyr wybod am y newid

Pan fyddwch chi'n gwybod yr hyn sy'n newid, mae angen ichi hefyd ystyried a oes angen i ddefnyddwyr wybod am y newid cyn iddo ddod i rym.

Nid oes angen canllawiau ar ddefnyddwyr nes bod angen iddynt weithredu. Yn y mwyafrif o achosion, nid yw hyn nes i'r newid ddod i rym.

Dim ond os yw'r canlynol yn berthnasol y dylid cyhoeddi canllawiau ymlaen llaw:

• mae'r newid yn sicr neu'n debygol iawn o ddigwydd
• mae'n effeithio ar benderfyniad y mae'n rhaid i ddefnyddwyr ei wneud nawr neu yn fuan iawn
• mae'n rhaid i ddefnyddwyr wneud rhywbeth yn wahanol bellach (nid dim ond 'bod yn ymwybodol o' rywbeth), er enghraifft, mae cynllun yn newid ac mae'n rhaid i ddefnyddwyr wneud cais yn gynharach, yn hwyrach neu am gynllun gwahanol

Os oes angen canllawiau ar ddefnyddwyr am newid ymlaen llaw, bydd angen ichi nodi'n union pryd y mae angen iddynt wybod er mwyn i chi allu cynllunio'ch newidiadau.

Adolygu'r cynnwys presennol

Peidiwch â chreu cynnwys newydd os oes rhywfaint o gynnwys yn bodoli eisoes sy'n diwallu anghenion defnyddwyr. Dylech ddiweddaru'r cynnwys presennol yn lle hynny.

Adolygwch y cynnwys presennol ar yr un pwnc cyn gynted ag y byddwch chi'n gwybod yn fras yr hyn sy'n newid. Peidiwch ag aros nes bod gennych chi'r holl fanylion.

Bydd hyn yn eich helpu i osgoi dyblygu cynnwys pan fyddwch chi'n dweud wrth ddefnyddwyr am y newid.

Gall dyblygu (neu sawl tudalen gyda chynnwys tebyg) roi'r argraff i ddefnyddwyr nad oes un fersiwn o'r gwirionedd. Gall hyn olygu eu bod yn colli ymddiriedaeth yn yr hyn maent yn ei ddarllen ar LLYW.CYMRU ac, felly, eu bod yn methu gwybodaeth hanfodol. Gall hefyd ei gwneud hi'n anodd i ddefnyddwyr wybod ble i edrych i ddod o hyd i gynnwys sydd ei angen arnynt.

Gwella cynnwys presennol

Dylid gwella'r cynnwys presennol cyn ichi ychwanegu gwybodaeth am y newid. Bydd gwneud y gwaith hwn ymlaen llaw yn gwneud y canlynol yn haws:

• ymgorffori diweddariadau pan fyddwch chi'n cael y manylion gan eich cydweithwyr polisi
• i ddefnyddwyr ddod o hyd i'r cynnwys a chael gwybod am yr hyn sydd angen iddynt ei wneud i baratoi

Yn gyntaf, dilëwch unrhyw gynnwys dyblyg. Ystyriwch yr holl gynnwys ar yr un pwnc ac, os yw cynnwys yn eiddo i adrannau eraill, gweithiwch gyda nhw i ddileu'r cynnwys dyblyg. 

Os oes gennych amser, gwnewch welliannau cyffredinol hefyd.

Pryd i ddiweddaru'r cynnwys presennol ymlaen llaw

Os oes angen i ddefnyddwyr wybod am y newid ymlaen llaw, cyhoeddwch rywfaint o gynnwys cyn i'r newid ddod i rym er mwyn iddynt allu paratoi.

Dylai'r cynnwys ddweud wrth ddefnyddwyr yn gryno:

• yr hyn y mae'n rhaid iddynt ei wneud i baratoi ar gyfer y newid (er enghraifft, cofrestru ar gyfer cynllun neu wneud cais am drwydded)
• pryd y bydd angen iddynt gymryd camau i baratoi
• y dyddiad y bydd y newid yn dod i rym

Gall hyn fod yn ychwanegiad byr at y cynnwys sy'n diwallu anghenion defnyddwyr ar hyn o bryd. Er enghraifft, un neu ddwy frawddeg neu baragraff byr gydag is-bennawd.

Pan ddaw’r newidiadau a gyhoeddwyd ymlaen llaw i rym

Bydd angen ichi wneud y canlynol:

• diweddaru'r cynnwys i adlewyrchu'r polisi neu'r cynllun newydd. Gallai hyn olygu cysylltu cynnwys â gwasanaeth newydd
• cyhoeddi'r cynnwys wedi'i ddiweddaru

Amserlen fer ar gyfer gwneud newidiadau

Ar adegau, darperir cynnwys heb ddigon o amser i ddilyn y broses ddelfrydol er mwyn paratoi defnyddwyr ar gyfer newid i bolisi neu gynllun. Yn yr achos hwnnw, dylech barhau i geisio adolygu'r cynnwys newydd a gwneud gwelliannau. Os nad oes amser i adolygu'r cynnwys, yna dylid ei ychwanegu at y cynnwys presennol yn hytrach na chreu rhywbeth newydd. Er enghraifft, ychwanegwch gynnwys am newid fel adran newydd yn y canllawiau presennol yn hytrach na chanllawiau newydd. 

Newidiadau rheolaidd i'r cynnwys

Os yw'r un cynnwys yn newid yn rheolaidd, yna efallai y byddai'n werth creu log newidiadau yn rhan o'r cynnwys. Os bydd ystod o gynnwys cysylltiedig yn cael ei ddiweddaru'n rheolaidd, gallech grynhoi'r holl newidiadau ar wahân, er enghraifft, Treth Trafodiadau Tir: newidiadau i'r canllawiau technegol.

Os yw polisi neu gynllun yn dod i ben:

• ni fydd defnyddwyr yn gallu gwneud rhywbeth ar LLYW.CYMRU y gallant ei wneud ar hyn o bryd
• bydd angen i ddefnyddwyr wybod nad yw'r polisi bellach yn gymwys

Beth i'w wneud ymlaen llaw

Cyn ichi newid unrhyw beth, nodwch yr holl gynnwys sy'n cyfeirio at y polisi neu'r cynllun. 

Efallai y bydd angen i ddefnyddwyr wybod ymlaen llaw bod polisi neu gynllun yn dod i ben. Bydd angen ichi ddiweddaru'r cynnwys presennol i ddweud wrth ddefnyddwyr:

• bod y polisi neu'r cynllun yn cael ei ddileu
• y dyddiad y mae'n cael ei ddileu

Gallai hyn fod ar ffurf blwch gwybodaeth neu destun wedi'i ddiwygio ar ddechrau'r canllawiau.

Ystyriwch pa gynnwys sydd angen ei gadw. Efallai y bydd angen parhaus am wybodaeth ynghylch y cynllun, er enghraifft, gweithdrefn ar gyfer cwynion. 

Beth i'w wneud pan fydd y cynllun neu'r polisi yn cael ei ddileu

Diwygio'r cynnwys i'w gwneud yn glir nad yw'r gwasanaeth, y cynllun neu'r polisi ar gael mwyach. 

Ychwanegu dolen at gynnwys cysylltiedig sy'n diwallu angen defnyddiwr tebyg, gan gynnwys gwefannau trydydd parti allanol os yw'n berthnasol. 

Dileu neu ddiwygio cyfeiriadau at y cynnwys ar dudalennau eraill a gwirio bod dolenni yn gweithio.

Pan nad oes angen i ddefnyddwyr gael y cynnwys mwyach, yn y mwyafrif o achosion, dylid dileu'r dudalen ac unrhyw ffeiliau cysylltiedig. Mae rhai eithriadau lle na ddylid dileu’r cynnwys, sef:

• ymgyngoriadau
• asesiadau o'r effaith
• deddfwriaeth
• datganiadau gan y Cabinet
• sefydliadau (dylid eu cau yn lle hynny)
• datganiadau i’r wasg

Ni ddylid defnyddio tudalennau gwe LLYW.CYMRU yn lle stori newyddion neu gyhoeddiad. Dylid cadw'r cynnwys yn gryno ac yn ffeithiol.

Mae ffyrdd eraill y gall timau polisi gysylltu â rhanddeiliaid, megis drwy cylchlythyrau, e-bost, post neu drydydd parti. Dylent ystyried defnyddio'r sianeli hyn i rannu'r wybodaeth ddiweddaraf â defnyddwyr am y newid, os nad ydynt wedi gwneud hynny eisoes. Gofynnwch i'ch timau cyfathrebu neu bolisi am y dulliau y maent yn eu defnyddio.

Dylech weithio gyda'ch timau cyfathrebu i ysgrifennu'r cynnwys neu ei adolygu cyn ei anfon. Rhaid i'r e-bost neu'r llythyr:

• gynnwys dolen at y cynnwys rydych wedi'i greu neu wedi'i ei ddiweddaru â gwybodaeth am y newid
• defnyddio iaith sy'n gyson â chynnwys LLYW.CYMRU
• canolbwyntio ar yr hyn y mae angen i ddefnyddwyr ei wneud a phryd. Mae tystiolaeth yn dangos y gall pobl deimlo wedi'u llethu os oes gormod o wybodaeth esboniadol

Os byddwch yn cysylltu â defnyddwyr drwy'r post, efallai y byddwch yn gallu gwneud cais am URL byr ar gyfer eich cynnwys ar LLYW.CYMRU. Mae URLs byr yn haws i ddefnyddwyr deipio yn eu porwr. 

Gallwch greu URL sy'n olrhain i gael gwybod faint o ddefnyddwyr sy'n dilyn y ddolen. Gallwch wneud hyn drwy ddefnyddio Campaign URL Builder Google neu e-bostio digidol@llyw.cymru. Mae URLs sy'n olrhain yn hir ac ni ddylid eu defnyddio mewn testunau sy'n gofyn i ddefnyddwyr eu teipio, er enghraifft, peidiwch â'u defnyddio mewn llythyr wedi'i argraffu a anfonir drwy'r post. 

Gallech hefyd greu neu ofyn am god QR. Math o god bar sy’n gallu storio gwybodaeth gan gynnwys URL yw cod QR (cod ymateb cyflym). Mae hyn yn cynnwys storio URL sy'n olrhain y gellid ei ddefnyddio mewn llythyr wedi'i argraffu. Gall defnyddwyr sganio codau QR gan ddefnyddio eu ffôn clyfar i agor gwefannau neu lawrlwytho apiau.

Dylech fonitro'ch cynnwys yn rheolaidd yn yr wythnosau a'r misoedd ar ôl cyhoeddi i wirio a yw'n ddefnyddiol i ddefnyddwyr ac i sicrhau y gallant ddod o hyd iddo. Gallwch ddefnyddio offer fel Google Analytics i adolygu data perfformiad cyffredinol.