Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 011: Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau – Cyngor i Awdurdodau Cymreig Datganoledig

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n fwy cyfartal

• Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn yn weithredol o ddyddiad cychwyn Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024. Ar gyfer caffaeliadau a gychwynnwyd cyn y dyddiad hwn (24 Chwefror 2025), gweler WPPN 04/21.
• Mae wedi'i ddiweddaru i adlewyrchu newidiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael 2024, megis terminoleg newydd. Nid yw'n golygu newid mewn polisi.
• Dylid darllen unrhyw bolisi ar y cyd â Datganiad Polisi Caffael Cymru, Deddf Caffael 2023, Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 a Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023.
• Ni ddylid ei drin fel cyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddo fod yn gynhwysfawr – dylai partïon contractio ofyn am eu cyngor annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol. Sylwer hefyd bod y gyfraith yn gallu newid yn gyson ac y dylid ceisio cyngor mewn achosion unigol.
• Bydd cyfeiriadau at 'Ddeddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024' yn cael eu mynegi yma fel "y gyfundrefn gaffael".

Diben y Nodyn Polisi Caffael Cymru hwn (WPPN) yw annog defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau (CBPau) fel modd o sicrhau bod taliadau yn cael eu gwneud yn brydlon a rhoi mesurau diogelu rhag ansolfedd ar waith yng nghadwyni cyflenwi'r sector cyhoeddus.

Mae defnyddio CBPau yn cefnogi nodau Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, sef 'Cymru lewyrchus', 'Cymru gydnerth' a 'Cymru fwy cyfartal'. Maent yn cael effaith gadarnhaol ar yr economi a lles meddyliol drwy sicrhau telerau talu prydlon a theg sy'n lleddfu'r pwysau ar lif arian busnesau, yn enwedig ar fusnesau bach a chanolig.

Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn yn cynnig cyngor i Awdurdodau Cymreig Datganoledig (DWA) ar roi polisi Cyfrifon Banc Prosiectau (CBPau) Llywodraeth Cymru ar waith. Mae gan WPPN 010 fanylion llawn am beth yw CBP a chanllawiau i gontractwyr ar sut i sefydlu CBP.

Mae Cyfrifon Banc Prosiect (PBAs) yn cael eu cymhwyso fel amod ariannu ar bob prosiect adeiladu a seilwaith Llywodraeth Cymru ac unrhyw gontractau eraill sy'n cael eu hariannu'n llawn, yn rhannol neu drwy grant gan Lywodraeth Cymru yr ystyrir eu bod yn briodol gan awdurdodau contractio. Argymhellir defnyddio CBPau ar bob prosiect adeiladu yn y sector cyhoeddus ehangach, hefyd.

Bydd diweddariad pellach i'r WPPN hwn yn dilyn yn gynnar yn 2026 i alinio â Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023.

Cyfrifon banc wedi'u clustnodi gyda statws ymddiriedolaeth y gellir eu defnyddio ar gyfer gwneud taliadau yw Cyfrifon Banc Prosiectau (CBPau). Mae CBPau yn disodli'r telerau talu aml-haen traddodiadol rhwng cyflenwyr yn y gadwyn gyflenwi gyda thaliadau ar yr un pryd i'r prif gontractwr a phartneriaid y gadwyn gyflenwi. Mae dulliau talu traddodiadol yn aml wedi arwain at is-gyflenwyr yn gorfod aros 60 i 90 diwrnod i gael eu talu. Ar ôl i'r arian gael ei roi yn y cyfrif banc ac ar ôl i'r amserlen dalu gael ei hardystio, mae taliadau drwy CBP fel arfer yn cymryd rhwng 3-5 diwrnod i gael eu gwneud.

Mae busnesau bach a chanolig (BBaChau) yn chwarae rôl hanfodol wrth gyflenwi prosiectau'r sector cyhoeddus trwy drefniadau is-gontractio. Mae mynediad at gyllid a llif arian yn hanfodol i unrhyw fusnes yn enwedig busnesau llai sydd ag adnoddau cyfyngedig. Mae CBPau yn lleddfu'r baich amser ar is-gontractwyr a'r costau maent yn gorfod eu hysgwyddo oherwydd eu bod yn gorfod mynd ar drywydd taliadau hwyr ac ymgymryd â gweithrediadau i ddatrys anghydfodau, a hynny drwy sicrhau bod taliadau yn cael eu gwneud yn brydlon. Mae talu cadwyni cyflenwi lleol ar amser yn helpu'r busnesau hyn i dyfu a chynnal eu busnes, sydd yn ei dro yn cefnogi'r economi leol gyda swyddi sefydlog a chyfleoedd i gael swyddi yn y dyfodol.

Mantais arall i CBPau yw eu bod yn diogelu taliadau rhag ofn bod prif gontractwyr yn wynebu ansolfedd. Mae hyn yn golygu, os bydd y gadwyn gyflenwi yn methu, bydd is-gontractwyr sy'n rhan o CBP yn dal i gael eu talu.

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i ddefnyddio caffael yn adnodd i ysgogi manteision economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol a chefnogi swyddi a thwf. Dylai caffael cyhoeddus helpu i hyrwyddo Cymru fel lle da ar gyfer rhedeg busnes a dylai gynnig adnoddau sy'n caniatáu i gyflenwyr o bob maint ffynnu. Mae CBPau yn adnodd sy'n cefnogi'r ethos hwn.

Mae'n bwysig bod awdurdodau yn sicrhau bod manteision CBPau yn cael eu deall ac yn cael eu cyfathrebu i ddarpar dendrwyr ac i lawr y gadwyn gyflenwi.

5.1 Deddf Caffael 2023

O dan Ddeddf Caffael 2023 mae gan gontractau cyhoeddus delerau talu ymhlyg, sydd hefyd yn berthnasol i is-gontractau a chontractau rheoleiddiedig sydd o dan y drothwy, lle mae'n rhaid i awdurdod dalu unrhyw swm sydd i'w dalu o dan gontract cyhoeddus neu reoleiddiedig sydd o dan y trothwy o fewn 30 diwrnod. Dylai awdurdodau hefyd fod yn ymwybodol bod rhai eithriadau i'r term ymhlyg hwn (gweler adrannau 68, 73 ac 88 o'r Gyfundrefn Gaffael. Dylai awdurdodau ystyried a ellid defnyddio CBP yn y contract er mwyn gwneud taliadau o fewn y 30 diwrnod hwn, gan mai bwriad CBP yw helpu i sicrhau bod prif gontractwyr a'r gadwyn gyflenwi ehangach yn cael eu talu'n brydlon. Gall CBP hefyd ddiogelu awdurdodau rhag camau cyfreithiol o dan Ddeddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998 sy'n caniatáu i fusnesau o unrhyw faint hawlio llog statudol ar dalu anfonebau diamheuol yn hwyr, a hynny o fewn 30 diwrnod.

5.2 Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023

Talu'n brydlon yw ffocws y dyletswyddau caffael cymdeithasol gyfrifol o dan ran 3 o Ddeddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023 (Deddf SPPP). Mae'r Ddeddf yn cyfeirio'n benodol at dalu'n brydlon yng nghyd-destun cadwyni cyflenwi ar gyfer contractau adeiladu dros £2m, gan ei gwneud yn ofynnol i gyrff cyhoeddus roi gwybod i Weinidogion Cymru os nad ydynt yn bwriadu cynnwys set o gymalau sy'n ei gwneud yn ofynnol i brosiectau ddefnyddio CBPau. Bydd y Ddeddf, sy'n dod i rym yn 2026, yn cryfhau'n sylweddol yr angen i ddefnyddio CBPau yng Nghymru ac yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau contractio nad ydynt yn cynnwys y cymalau hyn roi gwybod i Weinidogion Cymru. Rhaid cyhoeddi crynodebau o'r hysbysiadau hyn ac ymatebion y Gweinidogion, a gall Gweinidogion gyfarwyddo corff cyhoeddus i gynnwys y cymalau.

Bydd y Nodyn hwn yn cael ei ddiweddaru yn gynnar yn 2026 i'w wneud yn gydnaws â deddfwriaeth SPPP.

Mae dau fath o CBP gwahanol, sef Cyfrif Unigol a Chyfrif ar y Cyd. Dylai'r awdurdod ddewis pa fath o gyfrif CBP yr hoffai ei sefydlu.

6.1 Cyfrif Unigol

Os ydych yn sefydlu Cyfrif Unigol mae'r awdurdod neu'r prif gontractwr yn gwneud cais i agor y cyfrif a llofnodi Gweithred Ymddiriedolaeth i sefydlu ei hun fel yr unig ymddiriedolwr. Yr unig ymddiriedolwr sy'n gweinyddu'r cyfrif a nhw sy'n gyfrifol am gyfarwyddo'r banc i wneud taliadau ar y dyddiad dyledus yn unol â'r amserlen daliadau y cytunwyd arni. Os caiff ei sefydlu gan y prif gontractwr, rhaid iddo roi copïau o ddatganiadau'r CBP a mynediad 'darllen yn unig' i'r cyfrif ar-lein i'r awdurdod i sicrhau y gellir monitro taliadau a sicrhau eu bod yn cyd-fynd â'r amserlen y cytunwyd arni.

6.2 Cyfrif ar y cyd

Os ydych yn sefydlu cyfrif ar y cyd, mae'r awdurdod a'r prif gontractwr yn llofnodi Gweithred Ymddiriedolaeth i sefydlu eu hunain fel cyd-ymddiriedolwyr a gwneud cais i agor y cyfrif yn y ddau enw. Bydd y ddau barti yn gallu mewngofnodi i'r cyfrif ar y cyd a'i weinyddu. Gall y naill barti neu'r llall gyfarwyddo'r banc i dalu yn dibynnu ar sut y cytunir y bydd y cyfrif yn cael ei weinyddu.

Er bod y ddau ddull yn sicrhau taliadau prydlon, mae'r cyfrif ar y cyd yn amddiffyn taliadau yn y ffordd orau bosibl. Mae'r dull hwn yn caniatáu i'r awdurdod awdurdodi taliadau, sy'n dileu'r risg o weithgarwch afreolaidd gan y prif gontractwr. Anogir awdurdodau i ddefnyddio'r dull hwn i ddiogelu eu cadwyni cyflenwi yn llawn.

Mae polisi CBP Llywodraeth Cymru yn berthnasol i bob prosiect adeiladu a seilwaith sy'n cael ei ariannu'n llawn, yn rhannol neu drwy grant gan Lywodraeth Cymru.

Nid yw CBP yn berthnasol i brosiect adeiladu a seilwaith a ariennir gan Lywodraeth Cymru os yw unrhyw un o'r tri eithriad canlynol yn berthnasol:

• Eithriad 1 - Prosiectau sy'n werth llai na £2 filiwn
• Eithriad 2 - Prosiectau a fydd yn para llai na 6 mis
• Eithriad 3 - Pan fo prif gontractwr yn rhoi ymrwymiad cadarn i hunan-gyflawni dros 75% o'r contract.

8.1 Camau Gweithredu Cyn-Caffael

• Penderfynu a oes angen CBP neu a yw CBP yn briodol ar gyfer y prosiect hwn
• Nodi'r prosesau sy'n ofynnol i fodloni'ch gofynion llywodraethu mewnol:
  • A oes angen cyfrif unigol neu gyfrif ar y cyd?
  • Pwy fydd yn llofnodi dogfennau'r CBP a sut?
  • Pwy fydd yn cytuno ar daliadau sy'n ddyledus i'r prif gontractwr a phob un o'u cyflenwyr a enwir?
  • Pwy fydd yn gyfrifol am dalu arian i'r CBP?
• Sicrhau eich bod yn cyfathrebu â rhanddeiliaid mewnol a chynigwyr posibl er mwyn iddynt ddeall beth yw CBPau:
  • Cynnwys gwybodaeth am y gofyniad i ddefnyddio CBPau mewn unrhyw ddogfennau caffael perthnasol.
  • Paratoi pecyn gwybodaeth ar gyfer y prif gontractwr a'r gadwyn gyflenwi i'w ddefnyddio yn y broses gaffael. Gallai hyn gynnwys Taflen Ddigidol CBPau.
• Asesu parodrwydd eich sefydliad. Ymhlith y meysydd y mae'n rhaid eu hystyried y mae:
  • Newidiadau i ddogfennau caffael a chontractau safonol i gyfeirio at CBPau, ee rhestrau gwirio, Telerau ac Amodau.
  • Gofynion hyfforddiant.

8.2 Camau Gweithredu'r Broses Gaffael

Dylech gyfathrebu eich bwriad i reoli telerau talu'r gadwyn gyflenwi o fewn yr Hysbysiad Tendr, drwy nodi:

1. Bydd CBP yn cael ei ddefnyddio yn rhan o'r prosiect
2. P'un a fydd y CBP yn cael ei sefydlu a'i weinyddu ar sail cyfrif ar y cyd neu a fydd y cyfrif yn cael ei reoli gan y prif gontractwr ar sail cyfrif unigol.
3. Os ydych yn talu cyflenwyr y tu allan i Gyfrif Banc Prosiectau, rhaid i hyn gael ei wneud ymhen 30 diwrnod er mwyn cydymffurfio â gofynion Deddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998 (fel y'i diwygiwyd gan Reoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2002 (OS 1674) a Rheoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2013).

8.3 Dogfennau tendr

Yn y cam tendro, dylech gynnwys cymalau yn eich dogfennau Gwahoddiad i Dendro sy'n nodi y byddwch yn defnyddio CBP a chynnwys gofynion penodol ar sut y bydd y CBP yn gweithredu.

1. Geiriad enghreifftiol ar gyfer Hysbysiad Tendro
   "Bydd Cyfrif Banc Prosiectau yn cael ei ddefnyddio ar y prosiect / fframwaith hwn ac mae'n ofynnol er mwyn cadw at y gofynion sylfaenol ar gyfer cynnyrch CBP yn Atodiad 1 canllawiau Llywodraeth Cymru, 'WPPN 011: Cyngor i awdurdodau Cymreig datganoledig .' Os ydych yn talu cyflenwyr y tu allan i Gyfrif Banc Prosiectau, ni ddylai'r taliad gael ei wneud yn hwyrach na 30 diwrnod o gyflwyno anfoneb ddilys."
2. Gweithdrefn Agored
   Os ydych yn defnyddio'r Weithdrefn Agored, dylech sicrhau eich bod yn cyfeirio'n briodol at CBPau ym manyleb y contract a bod y cwestiynau gofynion sylfaenol cychwynnol ar ddechrau'r tendr yn cael ei lunio fel cwestiwn 'Ydw / Nac ydw' - Pasio / Methu.
3. Gweithdrefn Hyblyg Gystadleuol
   Os ydych yn defnyddio'r Weithdrefn Hyblyg Gystadleuol, dylech sicrhau eich bod yn cyfeirio'n briodol at CBPau ym manyleb y contract a bod y cwestiynau gofynion sylfaenol cychwynnol ar ddechrau'r tendr yn cael ei lunio fel cwestiwn 'Ydw / Nac ydw' - Pasio / Methu.

Defnyddiwch y cwestiwn canlynol yn y cam dewis cyflenwyr i benderfynu a yw prif gontractwyr posibl yn fodlon defnyddio CBPau fel adnodd i sicrhau taliadau teg a phrydlon yn unol â pholisi Llywodraeth Cymru. Dylech wneud hyn yn fater pasio/methu, hy bydd ateb 'nac ydw' yn eithrio'r darpar dendrwyr o'r broses.

• Testun y cwestiwn: Os ydych yn brif gontractwr, o dan y contract, mae'r prynwr yn mynnu'ch bod yn defnyddio Cyfrif Banc Prosiectau fel prif ddull talu rhai o'ch is-gontractwyr, neu'ch holl is-gontractwyr. Ydych chi'n fodlon cydymffurfio â'r gofyniad hwn?
• Ateb: Ydw/Nac ydw
• Canllawiau i Gyflenwyr: Dim ond os ydych yn cytuno i ddefnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau fel yr unig ddull o dalu is-gontractwyr yn ystod y cyfnod cytundebol penodedig y bydd y prynwr yn eich dewis i dendro. I gael rhagor o wybodaeth am Gyfrifon Banc Prosiectau, gweler nodiadau polisi caffael.

4. Dogfennau Safonol
   Dylech gynnwys cymalau safonol yn eich dogfennau Gwahoddiad i Dendro sy'n nodi gofynion o ran CBP, ynghyd â chopïau o'r dogfennau y bydd angen i'r contractwr llwyddiannus eu cwblhau ar ôl i'r contract gael ei ddyfarnu. Os ydych yn gwybod pa fanc y byddwch yn ei ddefnyddio pan fydd y Gwahoddiad i Dendro yn cael ei gyhoeddi, gallwch gynnwys y dogfennau canlynol:
   • 1. Ffurflen Gais i Agor Cyfrif Banc Prosiectau
   • 2. Gweithred Ymddiriedolaeth
   • 3. Gweithred Ymuno
   • 4. Mandad Banc

Mae'n bwysig cysylltu â banc cyn gynted â phosibl ond os nad ydych yn gwybod pa fanc y byddwch yn ei ddefnyddio pryd y cyhoeddir y Gwahoddiad i Dendro, dim ond y Weithred Ymddiriedolaeth sydd ei angen arnoch. Fel yr amlinellir yn adran 2, mae'n bwysig eich bod yn parhau i fod yn rhan o'r broses o ddewis y banc er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â gofynion sylfaenol Swyddfa'r Cabinet Llywodraeth y DU ar gyfer cynnyrch CBP. Gall y cadarnhad hwn fod yn uniongyrchol gan y banc neu drwy weld cadarnhad gan y banc i'r prif gontractwr cyn i'r cyfrif gael ei ddefnyddio am y tro cyntaf.

8.4 Cymalau a ffurfiau safonol y contract

Mae gan y rhan fwyaf o gontractau adeiladau modern ddarpariaethau ar gyfer defnyddio CBPau, gan gynnwys NEC (cymalau NEC3 Z neu Y), JCT a PPC2000. Gan fod y mathau hyn o gontract yn cael eu diweddaru'n rheolaidd, dylech wirio'r fersiynau cyfredol.

Ar gyfer unrhyw fathau eraill o gontract a ddefnyddir nad oes ganddynt gymalau CBP eisoes wedi'u paratoi, mae angen rhoi darpariaethau galluogi syml ar waith. Dylai'r rhain gynnwys y canlynol, o leiaf:

• Nodi fod yn rhaid defnyddio'r CBP i wneud unrhyw daliadau sy'n ddyledus
• Esbonio sut y bydd y CBP yn gweithredu
• Esbonio bod taliadau i'r CBP yn gymwys fel taliad sy'n cael ei ryddhau (hyd at y swm a dalwyd).

8.5 Fframweithiau

Gellir defnyddio CBPau gyda fframweithiau. Wrth sefydlu fframwaith, dylid nodi'n benodol yn y dogfennau tendr y bydd CBP yn cael ei ddefnyddio fel y dull talu a ffefrir yn y cam llunio contract yn ôl y gofyn. Wrth lunio contractau yn ôl y gofyn o'r fframwaith, bydd y weithdrefn arferol ar gyfer sefydlu CBP yn berthnasol.

8.6 Ar ôl dyfarnu

Dylid dechrau'r broses o agor CBP cyn gynted â phosibl ar ôl i'r contract gael ei ddyfarnu ac, ar gyfer prosiectau gwaith, ymhell cyn y cyfnod adeiladu, a hynny er mwyn sicrhau bod y CBP yn barod i'w ddefnyddio pan fydd y gwaith adeiladu yn dechrau. Dylech sicrhau bod y prif gontractwr yn cysylltu â banc i ddechrau'r broses ymgeisio. Mae Barclays, NatWest a Lloyds i gyd wedi'u penodi'n Ddarparwyr Gwasanaethau Enwebedig, a gellir eu nodi fel y banciau a all ddarparu lefel uchel o gefnogaeth wrth sefydlu CBP. Mae manylion llawn y Darparwyr Gwasanaethau Enwebedig i'w gweld yn WPPN 011 Canllawiau ar gyfer Defnyddio Polisi CBP Llywodraeth Cymru.

Bydd gan bob banc eibrosesau ei hun, ond bydd angen ichi lenwi rhyw fath o gais am gyfrif yn ogystal â Gweithredoedd Ymddiriedolaeth wedi'u llofnodi. Fel arfer, os ydych yn defnyddio Cyfrif Unigol, dim ond y prif gontractwr fydd angen llofnodi'r Weithred Ymddiriedolaeth. Fodd bynnag, efallai y bydd rhai banciau yn ei gwneud yn ofynnol i'r awdurdod lofnodi Gweithred Ymddiriedolaeth neu ddogfen ar wahân, er mwyn cadarnhau bod y prosiect yn bodoli. Yn gyffredinol, mae'r broses agor CBP yn cynnwys y camau canlynol:

• Cwblhau ffurflen gais i agor cyfrif a derbyn telerau ac amodau'r banc ar gyfer Cyfrif Banc Prosiectau - Dylai'r telerau ac amodau gadarnhau y bydd y cyfrif yn bodloni'r gofynion sylfaenol ar gyfer cynnyrch CBP (Atodiad 1).
• Cwblhau mandad banc wedi'i lofnodi gan yr awdurdod a'r contractwr ar gyfer cyfrif ar y cyd neu dim ond y prif gontractwr ar gyfer cyfrif unigol.
• Unwaith bod y cyfrif wedi'i sefydlu, dylid gofyn i'r banc neu'r prif gontractwr gadarnhau bod y cyfrif yn bodloni'r gofynion sylfaenol ar gyfer cynnyrch CBP (Atodiad 1).
• Dylech sicrhau bod y broses fancio ar y rhyngrwyd yn cael ei sefydlu - os nad ydych yn defnyddio'ch banc eich hun, efallai y bydd angen i chi osod meddalwedd a ddarperir gan y banc ar gyfrifiaduron penodol i gyrchu meddalwedd trydydd parti er mwyn awdurdodi taliadau ar gyfer cyfrif ar y cyd neu i weld trafodion os yw'n cyfrif unigol.
• Dylai'r sefydliad sector cyhoeddus Cymru wirio bod dim arian ar ôl yn y cyfrif ar ôl y dyddiad dyledus a gwirio bod y symiau a dalwyd yn cyd-fynd â'r amserlen dalu y cytunwyd arni.

Bydd yr amserlen ar gyfer agor CBP yn dibynnu ar y banc a ddewiswyd ac a oes gan eich sefydliad a/neu'r prif gontractwr berthynas bresennol â'r banc.

• Deddf Caffael 2023
• Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024
• Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023
• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015

Mae'r WPPN hwn yn gymwys i gaffaeliadau a gychwynnwyd o dan y Gyfundrefn Gaffael ac mae felly'n weithredol o'r pwynt y cychwynnir Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 nes y caiff ei ddisodli neu ei ganslo.

Egwyddor 5

Byddwn yn cefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy'n gysylltiedig â chaffael blaengar, megis yr Economi Sylfaenol a Chylchol, drwy weithgarwch caffael cydweithredol, sy’n seiliedig ar leoedd (boed yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu'n lleol) sy'n meithrin cadwyni cyflenwi lleol gwydn.

Mae WPPN 011 'Canllawiau ar gyfer Defnyddio Polisi CBP Llywodraeth Cymru' sy'n cefnogi'r gwaith o weithredu'r Polisi hwn ar gael ar wefan Llywodraeth Cymru Llyw.Cymru

Mae modiwl e-ddysgu ar Gyfrifon Banc Prosiectau ar gael drwy borth Dysgu@Cymru Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru . Bydd y modiwl hwn yn cael ei ddatblygu ddechrau 2026.

Mae taflen ddigidol CBP newydd wedi'i chreu i arddangos CBPau a chyfeirio pobl at y Nodiadau Polisi Caffael. Mae hwn yn adnodd defnyddiol i'w rannu gyda chyflenwyr er mwyn iddynt ddeall CBPau a'u cyfeirio at ganllawiau defnyddiol.

Bydd grŵp Cymuned Ymarfer Cyfrifon Banc Prosiectau yn cael ei sefydlu yn hydref 2025. Bydd y grŵp hwn yn dod â chadwyni cyflenwi at ei gilydd i drafod a rhannu profiadau o CBPau. Os hoffech fod yn rhan o'r grŵp hwn, cysylltwch â: PolisiMasnachol@llyw.cymru.

Dylid cyfeirio ymholiadau ynglŷn â'r WPPN hwn at PolisiMasnachol@llyw.cymru

Gofynion sylfaenol Llywodraeth Cymru ar gyfer Cyfrifon Banc Prosiectau:

1. Mae angen cysylltu'r cyfrif â Gweithred Ymddiriedolaeth fel bod yr arian yn cael ei glustnodi.
2. Ni ddylai’r gwasanaeth bancio a ddarparwyd newid gweithrediad y Weithred Ymddiriedolaeth na’r Cyfrif Banc Prosiectau’n sylweddol.
   • Bydd angen i'r banc gadarnhau bod unrhyw gynnyrch neu wasanaeth CBP y maent yn ei gynnig yn cael ei lywodraethu gan y Weithred Ymddiriedolaeth. Mae pwynt 5 yn esbonio'r cam hwn.
3. Er mwyn bod yn fuddiolwr o'r CBP, rhaid i is-gontractwr gwblhau Gweithred Ymuno i gadarnhau ei fod yn cytuno i gael ei dalu trwy'r CBP.
   • Dylai Gweithredoedd Ymuno fod ar wahân i'r Weithred Ymddiriedolaeth.
4. Mae angen cytundeb deuol cyn i'r taliad gael ei wneud, hy mae'r prif gontractwr neu'r awdurdod yn gwybod y gall weithredu dim ond pan fydd y ddau barti wedi cytuno ar y symiau sy'n ddyledus fel y nodir yn yr atodlen taliadau. Ar ôl iddynt gytuno, ni fydd yn bosib i'r un parti na'r llall newid y taliad heb gytundeb y parti arall.
5. Rhaid i'r banc gael gwybod bod Gweithred Ymddiriedolaeth yn bodoli a bod taliadau yn cael eu llywodraethu gan y Weithred hon, a'i chydnabod hynny.
   • Rhaid i'r Prif Gontractwr ofyn i'r Banc gydnabod yn ysgrifenedig y bydd y cyfrif yn gweithredu fel CBP. Nodweddion allweddol a gwmpesir gan bwyntiau 1,9,10, 11 a 12.
6. Rhaid i drafodion fod ar gael yn hawdd i'r awdurdod eu gweld o'r adroddiad banc dim mwy nag un diwrnod ar ôl talu.
   • Rhaid i'r Prif Gontractwr sicrhau bod gan yr awdurdod fynediad i'r cyfrif trwy'r system fancio ar-lein (gellir sefydlu hyn fel mynediad darllen yn unig) neu sicrhau y bydd y banc yn anfon neu'n cynnig datganiad cyfrif y diwrnod ar ôl y dyddiad dyledus ar gyfer taliadau sydd i'w gwneud o'r CBP.
7. Dylid talu'r holl gontractwyr ac is-gontractwyr sydd wedi cofrestru i Weithred Ymddiriedolaeth CBP ar yr un pryd, unwaith y rhoddir awdurdodiad gan yr ymddiriedolwyr. Gwneir taliadau fel arfer o fewn 3-5 diwrnod gwaith.
8. Dylid gwneud taliadau o'r CBP i'r contractwr a buddiolwyr cyflenwyr eraill a enwir yn unig.
   • Dylai'r awdurdod wirio datganiadau cyfrif i sicrhau mai dim ond buddiolwyr a enwir (y contractwr a'r is-gontractwyr sydd wedi cwblhau Gweithredoedd Ymuno) sy'n cael eu talu o'r CBP.
9. Ni ddylai unrhyw gyfleuster siec fod ar gael ar y cyfrif.
10. Ni ddylai unrhyw gyfleuster gorddrafft fod ar gael ar y cyfrif.
11. Dylid cael cadarnhad gan fanc y CBP fod arian yn cael ei ddal mewn ymddiriedolaeth ac na ellir eu defnyddio i wrthbwyso unrhyw rwymedigaethau contractwr/cadwyn gyflenwi eraill.
12. Mae rhwymedigaeth ar y prif gontractwr i roi gwybod i'r awdurdod ac aelodau priodol o'r gadwyn gyflenwi ac ymddiriedolwyr am unrhyw newidiadau i'r CBP mewn perthynas â newid unrhyw delerau ac awdurdodiadau talu.

1.0 Cyfrif Banc y Prosiect

1.1 Mae Deiliad y Cyfrif yn ymrwymo i agor Cyfrif Banc Prosiect buddiant [nad yw’n dwyn llog] gyda’r Banc, gyda chyfrif o’r fath i’w agor a’i gadw yn enw Deiliad y Cyfrif.

1.2 Mae’r Cyflogwr yn ymrwymo i dalu’r holl arian sy’n ddyledus i’r Contractwr a/neu’r Is-gontractwyr o dan y Contract a’r Is-gontractau i Gyfrif Banc y Prosiect pan fydd arian o’r fath yn ddyledus i’w dalu yn unol â thelerau’r Contract.

1. 3 Mae’r partïon yn cytuno y bydd unrhyw arian a delir i Gyfrif Banc y Prosiect, o’r dyddiad y telir arian o’r fath i Gyfrif Banc y Prosiect, yn cael ei gadw ar wahân ac yn wahanol ac yn amlwg a chaiff ei ddal ar ymddiriedaeth ar gyfer pob un o’r Contractwr a’r Is-Gontractwyr yn y symiau sy’n ddyledus iddynt fel y nodir yn y rhestr o daliadau y cytunwyd arnynt gan y SCC / cyflogwr a chontractwr. Mae’r Contractwr a’r Is-gontractwyr yn cydnabod nad oes ganddynt unrhyw hawliau a/neu ddiddordeb yn yr arian a ddelir yng Nghyfrif Banc y Prosiect ac eithrio fel buddiolwr yr arian sy’n ddyledus iddynt.

1.4 Os yw cyfanswm yr arian a adneuwyd gan y Cyflogwr yng Nghyfrif Banc y Prosiect am unrhyw reswm yn llai na chyfanswm yr arian a awdurdodwyd gan Ddeiliad y Cyfrif i’w dalu i’r Is-gontractwyr a’r Contractwr, bydd yr arian a ddelir yng Nghyfrif Banc y Prosiect yn cael ei ddyrannu i bob un o’r Is-gontractwyr a’r Contractwr a’u dal ar ymddiried ynddynt yn yr un cyfrannau â’r arian sy’n ddyledus iddynt ffurflenni o gyfanswm yr arian sy’n ddyledus bryd hynny i’r Is-Gontractwyr a’r Contractwr gyda’i gilydd.

1.5 Mae’r Cyflogwr yn cydnabod, pan fydd arian yn cael ei dalu ganddo i Gyfrif Banc y Prosiect yn unol â’r Contract, y bydd yn peidio â bod ag unrhyw hawliau pellach a/neu fuddiant mewn arian o’r fath.

1.6 Mae Deiliad y Cyfrif yn derbyn, waeth beth fo unrhyw anghydfodau, a allai godi mewn perthynas â gwaith a gyflawnir gan y Contractwr a/neu’r Is-gontractwyr, ni chaiff Deiliad y Cyfrif dynnu unrhyw arian o’r Cyfrif Banc yn ôl (ac eithrio yn achos y Contractwr lle gall dynnu’n ôl arian sy’n eiddo iddo).

2.0 Gweithredu Cyfrif Banc y Prosiect

2.1. Mae Deiliad y Cyfrif yn cytuno:

2.1.1. Byddant yn llofnodi Mandad y Banc cyn gynted ag y bo’n rhesymol ymarferol ar ôl gweithredu’r Weithred hon. 3.1.2. Byddant yn gweithredu Cyfrif Banc y Prosiect bob amser yn unol â Mandad y Banc, y Weithred a’r Contract. Os oes unrhyw wrthdaro rhwng Mandad y Banc, y Weithred a/neu’r Contract, bydd y dogfennau’n cael blaenoriaeth yn y drefn ganlynol:

• 2.1.2.1 Y Weithred
• 2.1.2.2 Mandad y Banc, a
• 2.1.2.3 Y Contract.

2.1.3 Ni fydd Cyfrif Banc y Prosiect yn cael ei ordynnu; byddant yn cadw llyfrau cyfrifon cywir, cyflawn a chyfredol a chofnodion o’r holl drafodion sy’n ymwneud â Chyfrif Banc y Prosiect, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i fanylion yr holl daliadau o Gyfrif Banc y Prosiect a awdurdodwyd gan Ddeiliad y Cyfrif ac unrhyw daliadau banc sy’n daladwy;

2.1.4 Byddant yn sicrhau mai dim ond ei gyflogeion a/neu gynrychiolwyr y mae angen iddynt gael mynediad i’r cyfleuster bancio ar-lein a bod cyflogeion a/neu gynrychiolwyr o’r fath yn ymwybodol o natur gyfrinachol y manylion mynediad, manylion y Cyfrif Banc a thrafodion y Cyfrif Banc;

2.1.5 Maent yn gyfrifol am weithredoedd a/neu hepgoriadau eu gweithwyr eu hunain a/neu gynrychiolwyr eraill fel pe baent yn weithredoedd a/neu’n hepgoriadau ei hun;

2.1.6 Maent yn cadw’r holl arian yn y Cyfrif Banc ar ymddiriedaeth er budd llawn ac unigryw’r Contractwr a’r Is-gontractwyr yn unol â chymal 2.3 a 2.4 uchod.

2.2 Pan fydd cerrig milltir talu a nodir yn y Contract wedi’u cyflawni, byddant yn nodi unrhyw daliadau sy’n ddyledus o dan y Contract a’r Is-Gontractau ac:

2.2.1 Bydd y Cyflogwr yn talu’r arian sy’n ddyledus o dan y Contract i’r Cyfrif Banc yn brydlon;

2.2.2 Fel a phan fydd yr arian wedi clirio, byddant yn cyfarwyddo’r Banc yn brydlon i wneud unrhyw daliadau sy’n ddyledus yn unol â’r Contract a/neu’r Is-Gontract i’r Is-Gontractwyr a/neu’r Contractwr o’r Cyfrif Banc.

2.3 Byddant yn hysbysu pob un o’r Is-Gontractwyr o’r symiau sydd i’w talu iddynt o’r Cyfrif Banc a’r dyddiad y gall yr Is-Gontractwr ddisgwyl cael taliad o’r fath ar yr un diwrnod ag y maent yn cyfarwyddo’r Banc i wneud taliadau o’r Cyfrif Banc.

2.4 Bydd yr holl daliadau i Ddeiliad y Cyfrif mewn perthynas â’i rôl fel Contractwr a’r Is-gontractwyr yn cael eu gwneud drwy drosglwyddiad banc. Rhaid i’r Is-Gontractwyr roi gwybod i Ddeiliad y Cyfrif am fanylion eu cyfrif banc perthnasol a’u diweddaru bob amser. Mae’r Is-Gontractwyr yn derbyn y gallai methu â gwneud hynny arwain at beidio â thalu arian iddynt ac nad oes gan Ddeiliad y Cyfrif unrhyw atebolrwydd am fethiant o’r fath.

2.5 Bydd unrhyw log a delir gan y Banc mewn perthynas â’r arian a ddelir yn y Cyfrif Banc yn perthyn i Ddeiliad y Cyfrif a gellir ei dynnu’n ôl ganddo ar ddiwedd y gwaith o dan y Contract.

2.6 Bydd unrhyw daliadau banc, costau trosglwyddo arian a thaliadau eraill a ysgwyddir wrth sefydlu a gweithredu’r Cyfrif Banc yn cael eu talu gan Ddeiliad y Cyfrif.

3.0 Is-gontractwyr Newydd

3.1 Os bydd y Contractwr yn penodi is-gontractwr newydd mewn perthynas â’r Contract ar ôl dyddiad y Weithred hon ac yn cytuno â’r ffaith bod yr is-gontractwr newydd yn cael ei dalu drwy’r Cyfrif Banc, bydd Deiliad y Cyfrif yn trefnu i’r is-gontractwr newydd lofnodi Gweithred Ymlyniad / Ymuno â Gweithred¹ ar y ffurf a nodir yn Atodlen 1 i’r Weithred hon.

3.2 Mae’r Partïon yn cytuno, wrth lofnodi’r Weithred Ymlyniad / Ymuno â Gweithred, fod Deiliaid y Cyfrif yn llofnodi ar eu rhan eu hunain ac fel asiant i bob un o’r Is-gontractwyr. Mae pob Is-Gontractwr yn cytuno i gael ei rwymo gan delerau unrhyw Weithred Ymlyniad / Ymuno â Gweithred a wneir yn ddilys gan Ddeiliaid y Cyfrif ar ran yr holl Bartïon.

Troedyn ¹ Mae Atodiad 6 yn rhoi enghraifft o Weithred Ymuno

4.0 Diswyddo Is-Gontractwr

4.1 Os bydd Is-Gontractwr yn peidio â bod yn rhan o’r Prosiect cyn i’r Tymor ddod i ben am ba reswm bynnag (gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i derfynu ei Is-Gontract), bydd Deiliaid y Cyfrif yn trefnu i’r Is-Gontractwr dalu allan o’r Cyfrif Banc i’r Is-Gontractwr unrhyw arian a ddelir ar ymddiriedaeth er budd yr Is-Gontractwr hwnnw.

4.2 Ar ôl talu’r holl arian sy’n ddyledus iddo o’r Cyfrif Banc yn unol â chymal 4.1 uchod, bydd yr Is-Gontractwr yn peidio â chael unrhyw hawliau a/neu fuddiannau pellach yn y Cyfrif Banc.

5.0 Cyfrinachedd

5.1 Ni chaiff unrhyw barti ddefnyddio a/na datgelu unrhyw wybodaeth gyfrinachol, a gaffaelir ganddo am fusnes parti arall a/neu a roddir iddo gan barti arall i’r Weithred hon ac eithrio ym mherfformiad priodol Gweithred neu Gontract yr Ymddiriedolaeth.

6.0 Terfynu

Bydd y Weithred hon yn parhau ar gyfer Tymor y Contract cysylltiedig, yn amodol ar derfynu’n gynnar yn unol â chymal 7.2 isod.

6.1 Bydd y Weithred hon yn dod i ben ar unwaith:

6.2.1 Mae’r partïon yn cytuno’n ysgrifenedig y dylai’r Weithred derfynu; a/neu

6.2.2 Mae’r Contract yn dod i ben ac mae’r holl arian wedi’i dalu o Gyfrif Banc y Prosiect.

6.3 Ar ôl terfynu’r Weithred hon, mae Deiliaid y Cyfrif yn ymrwymo i sicrhau bod yr holl arian a ddelir ar ymddiriedaeth er budd y Contractwr a/neu’r Is-Gontractwyr ac a gedwir yng Nghyfrif Banc y Prosiect yn cael ei dalu’n brydlon i’r partïon perthnasol (llai unrhyw daliadau a threuliau banc sy’n weddill).

7.0 Cyffredinol

7.1 Mae’r Weithred hon yn cynnwys y cytundeb cyfan rhwng y Partïon ac mae’n disodli unrhyw gytundeb ysgrifenedig neu lafar blaenorol rhyngddynt ac nid yw’n cael ei effeithio gan unrhyw addewid arall, cynrychiolaeth, gwarant, defnydd, arfer neu gwrs delio. Mae’r partïon yn cadarnhau nad ydynt wedi ymrwymo i’r Cytundeb hwn ar sail unrhyw gynrychiolaeth nad yw wedi’i hymgorffori’n benodol yn y Cytundeb hwn. Ni fydd unrhyw beth yn y Weithred hon yn eithrio atebolrwydd am unrhyw ddatganiad neu weithred dwyllodrus a wnaed cyn dyddiad y Weithred hon.

7.2 Ni chaiff unrhyw hepgoriad gan unrhyw Barti o unrhyw achos o dorri’r Cytundeb hwn ei ystyried yn hepgoriad o unrhyw achos dilynol o dorri’r un ddarpariaeth neu unrhyw ddarpariaeth arall.

7.3 Ni fydd analluedd, anghyfreitrwydd neu anorfodadwyedd unrhyw un o ddarpariaethau’r Weithred hon yn effeithio ar ddilysrwydd, cyfreithlondeb na gorfodadwyedd gweddill darpariaethau’r Weithred hon

7.4 Ni fydd unrhyw Barti yn atebol am unrhyw oedi neu fethiant i gyflawni ei rwymedigaethau o dan y Weithred hon o ganlyniad i resymau y tu hwnt i’w reolaeth resymol, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i weithredoedd Duw, rhyfel, llifogydd, tân, anghydfodau llafur, oedi is-gontractwyr, streiciau, cloi allan, terfysgoedd, anghydfod sifil, difrod maleisus, ffrwydrad, gweithredoedd llywodraethol ac unrhyw ddigwyddiadau tebyg eraill. Nid yw methu â gwneud taliad oherwydd diffyg arian yn y Cyfrif Banc yn ddigwyddiad force majeure.

7.5 Dim ond am eu gweithredoedd a/neu eu hepgoriadau eu hunain o dan y Weithred hon y mae’r Is-Gontractwyr yn atebol ac nid gweithredoedd a/neu hepgoriadau unrhyw un o’r Is-gontractwyr eraill. Nid yw’r Is-Gontractwyr yn atebol ar y cyd ac yn unigol o dan y Weithred hon.

7.6 Ni chaiff unrhyw barti aseinio ei fuddiant yn y Weithred hon (neu unrhyw ran) heb gydsyniad ysgrifenedig y partïon eraill, y cyfryw gydsyniad i beidio â chael ei ddal yn ôl neu ei ohirio’n afresymol.

7.7 Ni fydd unrhyw berson nad yw’n rhan o’r Weithred hon yn gorfod cydymffurfio ag unrhyw un o delerau ac amodau’r Weithred.

7.8 Caiff y Weithred hon ei llywodraethu a’i dehongli yn unol â chyfraith Cymru a Lloegr (fel y mae’n gymwys yng Nghymru) ac mae’r partïon yn cytuno i gyflwyno i awdurdodaeth unigryw llysoedd Cymru a Lloegr.