Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 011: Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau – Cyngor ar gyfer Awdurdodau Contractio Cymru

Image

• Cymru lewyrchus
• Cymru gydnerth
• Cymru sy’n fwy cyfartal

• Mae fersiwn 3 o Nodyn Polisi Caffael Cymru WPPN 011: Cyfrifon Banc Prosiectau yn disodli fersiwn 2. Mae fersiwn 3 wedi cael ei diweddaru i gynnwys canllawiau ar gyfer Awdurdodau Contractio a restrir yn Atodlen 1 o Ddeddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023 a'r Rheoliadau cysylltiedig.
• Ar gyfer prosesau caffael a ddechreuwyd cyn  Deddf Caffael 2023 a Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024 (24 Chwefror 2025), gweler WPPN 03/21.
• Dylid darllen unrhyw bolisi ar y cyd â’r canlynol:
  • Datganiad Polisi Caffael Cymru
  • Deddf Caffael 2023
  • Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024
  • Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023
  • Rheoliadau Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2026
• Ni ddylid ei drin fel cyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddo fod yn gynhwysfawr. Dylai Awdurdodau Contractio ofyn am eu cyngor annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol. Sylwer hefyd fod y gyfraith yn gallu newid yn gyson ac y dylid ceisio cyngor fesul achos unigol.
• Mae’r nodyn yn rhagdybio bod gan y darllenydd lefel benodol o wybodaeth am gaffael cyhoeddus. Mae ar gael drwy wefan Llywodraeth Cymru a dylech anfon unrhyw gwestiynau at PolisiMasnachol@llyw.cymru neu at gwasanaethau Llywodraeth Cymru i gwsmeriaid.

Diben y Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn yw annog defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau (CBPau) fel modd o sicrhau bod taliadau'n cael eu gwneud yn brydlon a darparu sicrwydd o ran taliadau  yng nghadwyni cyflenwi'r sector cyhoeddus.

Mae defnyddio CBPau yn cefnogi nodau Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, sef 'Cymru lewyrchus', 'Cymru gydnerth' a 'Cymru fwy cyfartal'. Maent yn cael effaith gadarnhaol ar yr economi a lles meddyliol drwy sicrhau telerau talu prydlon a theg sy'n lleddfu'r pwysau ar lif arian busnesau, yn enwedig ar fusnesau bach a chanolig.

Mae'r Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) hwn yn darparu cyngor i Awdurdodau Contractio Cymru  (ACCau) ynghylch rhoi polisi Cyfrifon Banc Prosiectau (CBPau) Llywodraeth Cymru ar waith. Mae WPPN 010 yn amlinellu’n llawn beth yw Cyfrifon Banc Prosiectau (CBPau) ac yn darparu canllawiau ar gyfer contractwyr ar sut i sefydlu CBP.

Lluniwyd y WPPN hwn yn bennaf ar gyfer Awdurdodau Contractio Cymru a restrir yn Atodlen 1 i Ddeddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023 (Deddf PGChC).

Ar gyfer yr awdurdodau hynny:

Dylid darllen y WPPN hwn ar y cyd â'r canlynol:

• Deddf PGChC a'r Rheoliadau cysylltiedig - Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru)
• y canllawiau statudol
• y cymalau gwaith cyhoeddus cymdeithasol enghreifftiol a gyhoeddwyd o dan adran 27 o Ddeddf PGChC.

Defnyddir y termau 'Awdurdod Contractio' (AC) neu 'Awdurdod Contractio Cymru' (ACC) yn y WPPN hwn i gyd-fynd â'r derminoleg a ddefnyddir yn Neddf PGChC. Dylai awdurdodau contractio nodi bod y diffiniad o Awdurdod Contractio Cymru o dan Ddeddf Caffael 2023 yn ehangach na'r diffiniad o 'Awdurdod Contractio' o dan Ddeddf PGChC.

Dylai Awdurdodau Contractio geisio eu cyngor cyfreithiol eu hunain os bydd unrhyw ansicrwydd ynghylch a ydynt wedi'u cynnwys gan Ddeddf PGChC, neu sut mae'r dyletswyddau statudol yn berthnasol yn eu hamgylchiadau unigol.

Awdurdodau contractio eraill yng Nghymru

Mae cyngor mewn perthynas ag Awdurdodau Contractio yng Nghymru nad ydynt wedi'u rhestru yn Atodlen 1 i Ddeddf PGChC wedi'i gynnwys ar wahân yn Atodiad 1.

 Mae Atodiad 1 yn cynnwys:

• pan fydd polisi Llywodraeth Cymru yn disgwyl i CBPau gael eu defnyddio gan awdurdodau nad ydynt yn Atodlen 1, ac
• unrhyw esemptiadau neu hyblygrwydd cymwys.

Cyfrifon banc wedi'u clustnodi gyda statws ymddiriedolaeth y gellir eu defnyddio i wneud taliadau i gadwyn gyflenwi yw CBPau. Mae CBPau yn disodli'r telerau talu aml-haen traddodiadol rhwng cyflenwyr yn y gadwyn gyflenwi gyda thaliadau ar yr un pryd i'r prif gontractwr a phartïon y gadwyn gyflenwi. Mae dulliau talu traddodiadol yn aml wedi arwain at is-gyflenwyr yn gorfod aros 60 i 90 diwrnod i gael eu talu. Ar ôl i'r arian gael ei roi yn y cyfrif banc ac ar ôl i'r amserlen dalu gael ei hardystio, mae taliadau drwy CBP fel arfer yn cymryd rhwng 3-5 diwrnod i gael eu gwneud.

Mae busnesau bach a chanolig (BBaChau) yn chwarae rôl hanfodol wrth gyflenwi prosiectau'r sector cyhoeddus drwy drefniadau is-gontractio. Mae mynediad at gyllid a llif arian yn hanfodol i unrhyw fusnes yn enwedig busnesau llai sydd ag adnoddau cyfyngedig. Mae CBPau yn lleddfu'r baich amser ar is-gontractwyr a'r costau maent yn gorfod eu hysgwyddo oherwydd eu bod yn gorfod mynd ar drywydd taliadau hwyr ac ymgymryd â gweithrediadau i ddatrys anghydfodau, a hynny drwy sicrhau bod taliadau yn cael eu gwneud yn brydlon. Mae talu cadwyni cyflenwi lleol ar amser yn helpu'r busnesau hyn i dyfu a chynnal eu busnes, sydd yn ei dro yn cefnogi'r economi leol gyda swyddi sefydlog a chyfleoedd i gael swyddi yn y dyfodol.

Mantais arall CBPau yw eu bod yn diogelu taliadau rhag ofn bod prif gontractwyr yn wynebu ansolfedd. Mae hyn yn golygu mewn amgylchiadau o'r fath y bydd is-gontractwyr sy'n rhan o CBP yn dal i gael eu talu.

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i ddefnyddio caffael yn adnodd i ysgogi manteision economaidd, cymdeithasol ac amgylcheddol a chefnogi swyddi a thwf. Dylai caffael cyhoeddus helpu i hyrwyddo Cymru fel lle da ar gyfer rhedeg busnes a dylai gynnig adnoddau sy'n caniatáu i gyflenwyr o bob maint ffynnu. Mae CBPau yn adnodd sy'n cefnogi'r ethos hwn.

Mae'n bwysig bod Awdurdodau Contractio Cymru  yn sicrhau bod manteision CBPau yn cael eu deall ac yn cael eu hegluro i ddarpar dendrwyr a thrwy'r gadwyn gyflenwi.

5.1 Deddf Caffael 2023

Yn yr adran hon (5.1), mae cyfeiriadau at ACCau yn golygu awdurdodau contractio fel y'u diffinnir yn Neddf Caffael 2023, sy'n cael ei ddefnyddio'n ehangach na'r diffiniad o Awdurdodau Contractio Cymru yn Neddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023.

O dan Ddeddf Caffael 2023, mae adran 68 yn darparu bod telerau ar gyfer taliadau ymhlyg mewn contractau cyhoeddus, sy'n golygu bod rhaid talu unrhyw daliadau sy'n codi o dan y contract o fewn 30 diwrnod. Mae'r telerau hyn hefyd yn berthnasol i is-gontractau (adran 73) a chontractau a reoleiddir islaw'r trothwy (adran 88). Dylai ACCau hefyd fod yn ymwybodol bod rhai eithriadau i'r term ymhlyg hwn. Er enghraifft, mae contractau consesiwn, contractau cyfleustodau a chontractau wedi'u dyfarnu gan ysgol wedi'u hesemptio o'r telerau ymhlyg. Dylai ACCauystyried a ellid defnyddio CBP mewn contract i helpu i wneud taliadau  o fewn 30 diwrnod, neu hyd yn oed ynghynt, gan mai bwriad CBP yw helpu i sicrhau taliadau prydlon nid yn unig i brif gontractwyr, ond hefyd drwy'r gadwyn gyflenwi. Gall CBPau hefyd ddiogelu Awdurdodau Contractio Cymru rhag camau cyfreithiol o dan Ddeddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998, sy'n caniatáu i fusnesau o unrhyw faint hawlio llog statudol ar dalu anfonebau diamheuol yn hwyr, a hynny o fewn 30 diwrnod.

5.2 Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023

Bwriad CBP yw cefnogi ACCau i fodloni eu gofynion statudol ynghylch talu'n brydlon fel yr amlinellir o dan y Ddeddf PGChC.

Taliadau prydlon yw un o ffocysau'r dyletswyddau caffael cymdeithasol gyfrifol o dan Ran 3 o Ddeddf PGChC. Mae Deddf PGChC yn creu cymalau gweithiau cyhoeddus cymdeithasol enghreifftiol o dan adran 27 ar gyfer contractau adeiladu mawr dros £2 miliwn. Mae'r rhain yn nodi bod rhaid i Weinidogion Cymru gyhoeddi cymalau enghreifftiol ar gyfer contractau adeiladu mawr, sy'n cynnwys cymalau ar sicrhau a gorfodi taliadau prydlon. O dan Ddeddf PGChC rhaid i awdurdod contractio Atodlen 1gynnwys y cymalau gwaith cyhoeddus cymdeithasol mewn contractau cymwys – a rhaid iddo roi gwybod i Weinidogion Cymru os nad yw'n bwriadu gwneud hynny.

Rhaid cyhoeddi crynodebau o'r hysbysiadau hyn ac ymatebion Gweinidogion Cymru, a chaiff Gweinidogion Cymru gyfarwyddo Awdurdod Contractio i gynnwys y cymalau.

Mae dau fath o CBP gwahanol, sef Cyfrif Unigol a Chyfrif ar y Cyd. Dylai'r awdurdod ddewis pa fath o gyfrif CBP yr hoffai ei sefydlu.

6.1 Cyfrif Unigol

O dan gyfrif unigol, mae'r ACC yn gwneud cais i agor y cyfrif ac yn llofnodi gweithred ymddiriedolaeth i sefydlu ei hun yn unig ymddiriedolwr y cyfrif. Mae'r ACC, fel yr unig ymddiriedolwr, yn gweinyddu'r cyfrif ac yn gyfrifol am gyfarwyddo'r banc i wneud taliadau yn unol ag amserlen taliadau y cytunwyd arni.

6.2 Cyfrif ar y cyd

O dan gyfrif ar y cyd, mae'r ACC a'r prif gontractwr yn llofnodigweithred i sefydlu eu hunain yn gyd-ymddiriedolwyr y cyfrif ac yn gwneud cais i agor y cyfrif mewn enwau ar y cyd. Am ei fod yn gyfrif ar y cyd bydd y ddau barti'n gallu mewngofnodi i'r cyfrif a'i weinyddu. Gall y naill barti neu'r llall gyfarwyddo'r banc i wneud taliad, yn dibynnu ar sut y cytunwyd y bydd y cyfrif yn cael ei weinyddu.

O dan Ddeddf PGChC, rhaid i ACCau gynnwys cymalau gweithiau cyhoeddus cymdeithasol enghreifftiol ym mhob contract gwasanaethau a ddarperir gan gyflenwyr allanol a chontractau adeiladu mawr (dros £2 miliwn) a'u cymhwyso drwy gadwyni cyflenwi, gan hysbysu Gweinidogion Cymru os nad ydynt yn bwriadu cynnwys a chymhwyso'r cymalau. Mae'r cymalau enghreifftiol hyn yn ei gwneud yn ofynnol defnyddio CBP:

• Eithriad – Prosiectau sy'n werth llai na £2 miliwn.

Os nad yw is-gontractwr yn dymuno bod yn rhan o'r CBP, rhaid iddo gwblhau Ffurflen optio allan is-gontractwyr. Ar ôl ei chwblhau dylid ei hanfon at yr ACC.

Os ydych yn talu y tu allan i CBP, dylech roi mecanwaith ar waith i dalu cyflenwyr sy'n darparu anfonebau dilys yn brydlon, a hynny o fewn 30 diwrnod fan bellaf. Dylai hyn gael ei adlewyrchu drwy gadwyn gyflenwi'r prosiect / contract. Bydd hyn yn sicrhau bod is-gontractau'n cydymffurfio â Deddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998 (fel y'i diwygiwyd gan Reoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2002 (OS 1674) a Rheoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2013).

Mae Llywodraeth Cymru wedi penodi Lloyds, Barclays a NatWest yn Ddarparwyr Gwasanaeth Enwebedig ar gyfer CBPau. Gall contractwyr sy'n defnyddio'r banciau hyn ddisgwyl derbyn lefel uchel o gefnogaeth ac arbenigedd wrth sefydlu eu CBPau.

Lloyds

• Ar gyfer sefydliadau sydd â throsiant blynyddol o £25m+
• Gellir anfon ymholiadau at welshgovPBA@lloydsbanking.com

Barclays

• Ar gyfer sefydliadau sydd â throsiant blynyddol o £6.5m+*
• Dylai cwsmeriaid presennol gysylltu â'u rheolwr cyfrif. Dylai cwsmeriaid newydd fynd i Liquidity Management | Barclays Corporate Banking a dewis 'Request a call back', gan nodi yn yr adran 'Additional Comments' bod angen CBP Llywodraeth Cymru

NatWest

• Ar gyfer unrhyw sefydliad beth bynnag fo'i drosiant blynyddol
• Gellir gwneud ymholiadau drwy e-bost at: gig.clientservicesuk@rbs.com a/neu ffôn: 0345 0303 627

Mae'r Gweithredoedd Ymddiriedolaeth ar gyfer y banciau hyn wedi cael eu cymeradwyo gan Lywodraeth Cymru. Fel arfer, gall sefydlu cyfrif gymryd 4–6 wythnos, gan gynnwys cynnal gwiriadau Adnabod Eich Cwsmer gan y banc o dan sylw.

Er bod y banciau hyn yn ddarparwyr gwasanaeth enwebedig, cynghorir contractwyr i gynnal eu hymchwil eu hunain i ddewis eu darparwr CBP.

* Os ydych yn sefydlu cyfrif ar y cyd, dim ond un sefydliad sy'n gorfod bodloni'r trothwy hwn.

8.1 Camau Gweithredu Cyn-Caffael

• Penderfynu a oes angen CBP neu a yw CBP yn briodol ar gyfer y prosiect
• Nodi'r prosesau sy'n ofynnol i fodloni eich gofynion llywodraethu mewnol:
  • Cyfrif unigol neu gyfrif ar y cyd?
  • Pwy fydd yn llofnodi dogfennau'r CBP a sut?
  • Pwy fydd yn cytuno ar daliadau sy'n ddyledus i'r prif gontractwr a phob un o'u cyflenwyr a enwir?
  • Pwy fydd yn gyfrifol am dalu arian i'r CBP?
• Sicrhau eich bod yn cyfathrebu â rhanddeiliaid mewnol a chynigwyr posibl er mwyn iddynt ddeall beth yw CBPau:
  • Cynnwys gwybodaeth am y gofyniad i ddefnyddio CBPau mewn unrhyw ddogfennau caffael perthnasol.
  • Paratoi pecyn gwybodaeth ar gyfer y prif gontractwr a'r gadwyn gyflenwi i'w ddefnyddio yn y broses gaffael. Gallai hyn gynnwys y Taflen Ddigidol Cyfrifon Banc Prosiect.
• Asesu parodrwydd eich sefydliad. Ymhlith y meysydd y mae'n rhaid eu hystyried mae:
  • Newidiadau i ddogfennau caffael a chontractau safonol i gyfeirio at CBPau, e.e. rhestrau gwirio, Telerau ac Amodau.
  • Gofynion hyfforddiant.

8.2 Camau Gweithredu'r Broses Gaffael

Dylech gyhoeddi eich bwriad i reoli telerau talu'r gadwyn gyflenwi o fewn yr Hysbysiad Tendr, drwy nodi:

1. Bydd CBP yn cael ei ddefnyddio yn rhan o'r prosiect
2. P'un a fydd y CBP yn cael ei sefydlu a'i weinyddu fel cyfrif unigol neu gyfrif ar y cyd
3. Os ydych yn talu cyflenwyr y tu allan i Gyfrif Banc Prosiectau, rhaid i hyn gael ei wneud ymhen 30 diwrnod er mwyn cydymffurfio â gofynion Deddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998 (fel y'i diwygiwyd gan Reoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2002 (OS 1674) a Rheoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2013).

8.3 Dogfennau tendr

Yn y cam tendro, dylech gynnwys cymalau yn eich dogfennau Gwahoddiad i Dendro (ITT) sy'n cyfeirio at y defnydd o CBPau, a chynnwys gofynion penodol ynghylch sut y bydd yr CBP yn gweithredu.

1. Geiriad enghreifftiol ar gyfer Hysbysiad Tendro

   Bydd Cyfrif Banc Prosiectau yn cael ei ddefnyddio ar y prosiect / fframwaith hwn ac mae'n ofynnol er mwyn cadw at y gofynion sylfaenol ar gyfer cynnyrch CBP yn Atodiad 2 i ganllawiau Llywodraeth Cymru, "WPPN 011: Cyngor i Awdurdodau Contractio Cymru." Os ydych yn talu cyflenwyr y tu allan i Gyfrif Banc Prosiectau, ni ddylai'r taliad gael ei wneud yn hwyrach na 30 diwrnod o gyflwyno anfoneb ddilys.

2. Gweithdrefn Agored

   Os ydych yn defnyddio'r Weithdrefn Agored, dylech sicrhau eich bod yn cyfeirio'n briodol at CBPau ym manyleb y contract a bod y cwestiynau gofynion sylfaenol cychwynnol ar ddechrau'r tendr yn cael ei lunio fel cwestiwn 'Ydw / Nac ydw' - Pasio / Methu.

3. Gweithdrefn Hyblyg Gystadleuol

   Os ydych yn defnyddio'r Weithdrefn Hyblyg Gystadleuol, dylech sicrhau eich bod yn cyfeirio'n briodol at CBPau ym manyleb y contract a bod y cwestiynau gofynion sylfaenol cychwynnol ar ddechrau'r tendr yn cael ei lunio fel cwestiwn 'Ydw / Nac ydw' - Pasio / Methu.

Defnyddiwch y cwestiwn canlynol yn y cam dewis cyflenwyr i benderfynu a yw prif gontractwyr posibl yn fodlon defnyddio CBPau fel adnodd i sicrhau taliadau teg a phrydlon yn unol â pholisi Llywodraeth Cymru. Dylech wneud hyn yn fater pasio/methu, h.y. bydd ateb 'nac ydw' yn eithrio'r darpar dendrwyr o'r broses.

• Testun y cwestiwn: Os ydych yn brif gontractwr, o dan y contract, mae'r prynwr yn mynnu'ch bod yn defnyddio Cyfrif Banc Prosiectau fel prif ddull talu rhai o'ch is-gontractwyr, neu'ch holl is-gontractwyr. Ydych chi'n fodlon cydymffurfio â'r gofyniad hwn?

  Ateb: Ydw/Nac ydw

  Canllawiau i Gyflenwyr: Dim ond os ydych yn cytuno i ddefnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau fel yr unig ddull o dalu is-gontractwyr yn ystod y cyfnod cytundebol penodedig y bydd y prynwr yn eich dewis i dendro. I gael rhagor o wybodaeth am Gyfrifon Banc Prosiectau, gweler Nodiadau polisi caffael.

4. Dogfennau Safonol:

   Dylech gynnwys cymalau safonol yn eich dogfennau Gwahoddiad i Dendro sy'n nodi gofynion o ran CBP, ynghyd â chopïau o'r dogfennau y bydd angen i'r contractwr llwyddiannus eu cwblhau ar ôl i'r contract gael ei ddyfarnu.

   Os ydych yn gwybod pa fanc y byddwch yn ei ddefnyddio pan fydd y Gwahoddiad i Dendro yn cael ei gyhoeddi, gallwch gynnwys y dogfennau canlynol:

   1. Ffurflen Gais i Agor Cyfrif Banc Prosiectau
   2. Gweithred Ymddiriedolaeth
   3. Gweithred Ymuno
   4. Mandad Banc

Mae'n bwysig cysylltu â banc cyn gynted â phosibl ond os nad ydych yn gwybod pa fanc y byddwch yn ei ddefnyddio pryd y cyhoeddir y Gwahoddiad i Dendro, dim ond y Weithred Ymddiriedolaeth sydd ei angen arnoch.

8.4 Cymalau a ffurfiau safonol y contract

• Mae'r Cymalau Gweithiau Cyhoeddus Cymdeithasol Enghreifftiol wedi'u cynllunio i'w defnyddio gyda: Contract Peirianneg ac Adeiladu NEC3 a 4 ('ECC'), Contract Dylunio ac Adeiladu JCT 2016 / 2024, a Chontractau Pwrpasol
• Ar gyfer unrhyw fathau eraill o gontract a ddefnyddir nad oes ganddynt gymalau CBP eisoes wedi'u paratoi, mae angen rhoi darpariaethau galluogi syml ar waith. Dylai'r rhain gynnwys y canlynol, o leiaf:
  • Nodi fod yn rhaid defnyddio'r CBP i wneud unrhyw daliadau sy'n ddyledus
  • Esbonio sut y bydd yr CBP yn gweithredu
  • Esbonio bod taliadau i'r CBP yn gymwys fel taliad sy'n cael ei ryddhau (hyd at y swm a dalwyd).

8.5 Fframweithiau

• Gellir defnyddio CBPau gyda fframweithiau. Wrth sefydlu fframwaith, dylid nodi'n benodol yn y dogfennau tendr y bydd CBP yn cael ei ddefnyddio fel y dull talu a ffefrir yn y cam llunio contract yn ôl y gofyn. Wrth lunio contractau yn ôl y gofyn o'r fframwaith, bydd y weithdrefn arferol ar gyfer sefydlu CBP yn berthnasol.
• O dan Ddeddf PGChC, mae cytundebau fframwaith yn cael eu hystyried yn gontract Felly, mae'r cymalau gweithiau'n berthnasol i bob Fframwaith gwerth dros £2 miliwn a chontractau yn ôl y gofyn sy'n werth dros £2 miliwn.

8.6 Ar ôl dyfarnu

Dylid dechrau'r broses o agor CBP cyn gynted â phosibl ar ôl i'r contract gael ei ddyfarnu ac, ar gyfer prosiectau gwaith, ymhell cyn y cyfnod adeiladu, a hynny er mwyn sicrhau bod y CBP yn barod i'w ddefnyddio pan fydd y gwaith adeiladu yn dechrau. Dylech sicrhau bod y prif gontractwr yn cysylltu â banc i ddechrau'r broses ymgeisio. Mae Barclays, NatWest a Lloyds i gyd wedi'u penodi'n Ddarparwyr Gwasanaethau Enwebedig, a gellir eu nodi fel y banciau a all ddarparu lefel uchel o gefnogaeth wrth sefydlu CBP. Mae manylion llawn y Darparwyr Gwasanaethau Enwebedig i'w gweld yn WPPN 011 ‘Canllawiau ar gyfer Defnyddio Polisi CBP Llywodraeth Cymru'.

Bydd gan bob banc eibrosesau ei hun, ond bydd angen ichi lenwi rhyw fath o gais am gyfrif yn ogystal â Gweithredoedd Ymddiriedolaeth wedi'u llofnodi.

Mae'r Weithred Ymddiriedolaeth yn cael ei gweithredu gan yr ACC a'r Prif Gontractwr (p'un a yw'r CBP yn gyfrif cleient unigol neu'n gyfrif ar y cyd). Mae'n cael ei weithredu cyn yr asesiad / dyddiad cyntaf ar gyfer taliad interim.

Yn gyffredinol, mae'r broses o agor CBP yn cynnwys y camau canlynol:

• Cwblhau ffurflen gais i agor cyfrif a derbyn telerau ac amodau'r banc ar gyfer Cyfrif Banc Prosiectau – dylai'r telerau a'r amodau gadarnhau y bydd y cyfrif yn bodloni'r gofynion sylfaenol ar gyfer cynnyrch CBP (Atodiad 2).
• Cwblhau mandad banc wedi'i lofnodi gan yr ACC a'r contractwr ar gyfer cyfrif ar y cyd, neu dim ond yr ACC ar gyfer cyfrif unigol.
• Unwaith bod y cyfrif wedi'i sefydlu, dylid gofyn i'r banc neu'r prif gontractwr gadarnhau bod y cyfrif yn bodloni'r gofynion sylfaenol ar gyfer cynnyrch CBP (Atodiad 2).
• Dylech sicrhau bod y broses fancio ar y rhyngrwyd yn cael ei sefydlu - os nad ydych yn defnyddio'ch banc eich hun, efallai y bydd angen i chi osod meddalwedd a ddarperir gan y banc ar gyfrifiaduron penodol i gyrchu meddalwedd trydydd parti er mwyn awdurdodi taliadau ar gyfer cyfrif ar y cyd neu i weld trafodion os yw'n cyfrif unigol. 
• Dylai'r ACC wirio bod dim arian ar ôl yn yr CBP ar ôl y dyddiad dyledus, a gwirio bod y symiau a dalwyd yn cyd-fynd â'r amserlen dalu y cytunwyd arni.

Bydd yr amserlen ar gyfer agor CBP yn dibynnu ar y banc a ddewiswyd ac a oes gan eich sefydliad a/neu'r prif gontractwr berthynas bresennol â'r banc.

• Deddf Caffael 2023
• Rheoliadau Caffael (Cymru) 2024
• Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023
• Rheoliadau Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2026
• Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015

Egwyddor 5

Byddwn yn cefnogi amcanion polisi Llywodraeth Cymru sy'n gysylltiedig â chaffael blaengar, megis yr Economi Sylfaenol a Chylchol, drwy weithgarwch caffael cydweithredol, sy’n seiliedig ar leoedd (boed yn genedlaethol, yn rhanbarthol neu'n lleol) sy'n meithrin cadwyni cyflenwi lleol gwydn.

Mae WPPN 011 'Canllawiau ar gyfer Defnyddio Polisi CBP Llywodraeth Cymru'  yn cefnogi gweithredu'r Polisi hwn.

Mae modiwl e-ddysgu ar Gyfrifon Banc Prosiect (PBA) ar gael drwy borth Partneriaeth Cydwasanaethau GIG Cymru Dysgu@Cymru:. 

Mae Taflen Wybodaeth Cyfrifon Banc Prosiect wedi'i greu i arddangos CBPau a chyfeirio pobl at y WPPNs. Mae hwn yn adnodd defnyddiol i'w rannu gyda chyflenwyr er mwyn iddynt ddeall CBPau a'u cyfeirio at ganllawiau defnyddiol. 

Bydd grŵp Cymuned Ymarfer Cyfrifon Banc Prosiectau yn cael ei sefydlu yn 2026. Bydd y grŵp hwn yn dod â chadwyni cyflenwi at ei gilydd i drafod a rhannu profiadau o CBPau. Os hoffech fod yn rhan o'r grŵp hwn, cysylltwch â PolisiMasnachol@llyw.cymru

Cymalau gweithiau cyhoeddus cymdeithasol enghreifftiol

Canllawiau statudol Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru): hysbysiadau cymalau gwaith a'r gweithlu

Atodlen 1 Awdurdodau Contractio – Atodlen 1 Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023

Dylid cyfeirio ymholiadau ynglŷn â'r WPPN hwn at PolisiMasnachol@llyw.cymru

Mae'r atodiad hwn yn gymwys i Awdurdodau Contractio Cymru nad ydynt wedi'u rhestru yn Atodlen 1 i Ddeddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023 ('ACCau nad ydynt yn Atodlen 1').

Ac eithrio pan gaiff ei addasu gan yr atodiad hwn, dylai ACCau nad ydynt yn Atodlen 1 ystyried y canllawiau ehangach yn y WPPN hwn ar weithredu a gweinyddu CBPau a manteision CBPau.

Ar gyfer yr awdurdodau hyn, nid yw defnyddio CBPau yn deillio o ddyletswyddau statudol o dan Ddeddf PGChC. Yn hytrach, mae'r gofynion a nodir isod yn adlewyrchu polisi Llywodraeth Cymru.

Defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau

Mae Cyfrifon Banc Prosiectau yn un o'r amodau cyllid ar gyfer holl brosiectau adeiladu a seilwaith Llywodraeth Cymru ac unrhyw gontractau eraill sy'n cael eu hariannu'n llawn, yn rhannol neu drwy grant gan Lywodraeth Cymru yr ystyrir eu bod yn briodol gan awdurdodau contractio.

Mae CBPau yn cael eu hyrwyddo fel arfer gorau i gefnogi taliadau teg a phrydlon drwy gadwyni cyflenwi yn sector cyhoeddus ehangach Cymru, gan gynnwys pan na fydd cyllid yn cael ei ddarparu gan Lywodraeth Cymru.

Os nad yw cyllid yn cael ei ddarparu gan Lywodraeth Cymru, dylai ACCau nad ydynt yn Atodlen 1 sicrhau bod y gofyniad i weithredu CBP wedi'i nodi'n glir mewn dogfennau caffael a chontractau.

Eithriadau<

Nid yw CBP yn berthnasol i brosiect adeiladu a seilwaith a ariennir gan Lywodraeth Cymru os yw unrhyw un o'r tri eithriad canlynol yn berthnasol:

• Esemptiad 1 – Prosiectau gwerth isel
  Prosiectau gwerth llai na £2 miliwn.
• Esemptiad 2 – Prosiectau byrdymor
  Prosiectau sy'n fyrrach na chwe mis.
• Esemptiad 3 – Hunangyflawni yn bennaf
  Pan fydd prif gontractwr yn rhoi ymrwymiad cadarn i gyflawni dros 75% o'r contract ei hunan.

Pan gymhwysir Esemptiad, dylai Awdurdodau Contractio ystyried a yw trefniadau amgen yn briodol i gefnogi taliadau prydlon a theg drwy'r holl gadwyn gyflenwi.

Os nad yw Is-gontractwr eisiau bod yn rhan o'r CBP, rhaid iddo lofnodi hwn ffurflen optio allan is-gontractwyr a'i ddychwelyd i'r ACC.

Os ydych yn talu y tu allan i CBP, dylech roi camau ar waith i dalu cyflenwyr sy'n darparu anfonebau dilys yn brydlon, a hynny ymhen 30 diwrnod. Dylai hyn gael ei adlewyrchu i lawr cadwyn gyflenwi'r prosiect / contract. Bydd hyn yn sicrhau bod is-gontractau'n cydymffurfio â Deddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998 (fel y'i diwygiwyd gan Reoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2002 (OS 1674) a Rheoliadau Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr 2013).

Strwythurau CBPau

Caiff ACCau nad ydynt yn Atodlen 1 fabwysiadu naill ai cyfrif unigol ar gyfer CBP, neu gyfrif ar y cyd.

Cyfrif unigol

O dan gyfrif unigol mae'r ACCneu'rprif gontractwr yn gwneud cais i agor y cyfrif a llofnodi gweithred ymddiriedolaeth i sefydlu ei yn unig ymddiriedolwr. Yr unig ymddiriedolwr sy'n gweinyddu'r cyfrif ac ef sy'n gyfrifol am gyfarwyddo'r banc i wneud taliadau ar y dyddiad dyledus yn unol â'r amserlen daliadau y cytunwyd arni. Os caiff ei sefydlu gan y prif gontractwr, rhaid iddo roi copïau o ddatganiadau'r CBP a mynediad 'darllen yn unig' i'r cyfrif ar-lein i'r ACC i sicrhau y gellir monitro taliadau a sicrhau eu bod yn cyd-fynd â'r amserlen y cytunwyd arni.

Cyfrif ar y cyd

Os ydych yn sefydlu cyfrif ar y cyd, mae'r ACC a'r prif gontractwr yn llofnodi gweithred ymddiriedolaeth i sefydlu eu hunain yn gyd-ymddiriedolwyr a gwneud cais i agor y cyfrif yn y ddau enw. Bydd y ddau barti yn gallu mewngofnodi i'r cyfrif ar y cyd a'i weinyddu. Gall y naill barti neu'r llall gyfarwyddo'r banc i dalu yn dibynnu ar sut y cytunwyd y bydd y cyfrif yn cael ei weinyddu.

Er bod y ddau ddull yn sicrhau taliadau prydlon, mae'r cyfrif ar y cyd yn amddiffyn taliadau yn y ffordd orau bosibl.  Mae'r dull hwn yn caniatáu i'r ACC awdurdodi taliadau, sy'n dileu'r risg o weithgarwch afreolaidd gan y prif gontractwr. Anogir ACCau i ddefnyddio'r dull hwn i ddiogelu eu cadwyni cyflenwi yn llawn.

Gofynion sylfaenol Llywodraeth Cymru ar gyfer Cyfrifon Banc Prosiectau:

1. Rhaid cysylltu'r cyfrif â Gweithred Ymddiriedolaeth fel bod yr arian yn cael ei glustnodi.
2. Ni ddylai’r gwasanaeth bancio a ddarparwyd newid gweithrediad y Weithred Ymddiriedolaeth na’r Cyfrif Banc Prosiectau’n sylweddol.
   • Bydd angen i'r banc gadarnhau bod unrhyw gynnyrch neu wasanaeth CBP y maent yn ei gynnig yn cael ei lywodraethu gan y Weithred Ymddiriedolaeth. Mae pwynt 5 yn esbonio'r cam hwn.
3. Er mwyn bod yn fuddiolwr o'r CBP, rhaid i is-gontractwr gwblhau Gweithred Ymuno i gadarnhau ei fod yn cytuno i gael ei dalu drwy'r CBP.
   • Dylai Gweithredoedd Ymuno fod ar wahân i'r Weithred Ymddiriedolaeth.
   • Os nad yw is-gontractwr yn dymuno bod yn rhan o'r CBP, gofynnir iddo gwblhau ffurflen optio allan is-gontractwyr. Ar ôl ei chwblhau dylid ei hanfon at yr ACC.
4. Mae angen cytundeb deuol cyn i'r taliad gael ei wneud, h.y. mae'r prif gontractwr neu'r ACC yn gwybod y gall weithredu dim ond pan fydd y ddau barti wedi cytuno ar y symiau sy'n ddyledus fel y nodir yn yr atodlen taliadau. Ar ôl iddynt gytuno, ni fydd yn bosib i'r un parti na'r llall newid y taliad heb gytundeb y parti arall.
5. Rhaid i'r banc gael gwybod bod Gweithred Ymddiriedolaeth yn bodoli a bod taliadau yn cael eu llywodraethu gan y Weithred hon, a'i chydnabod hynny.
   • Rhaid i'r Prif Gontractwr ofyn i'r Banc gydnabod yn ysgrifenedig y bydd y cyfrif yn gweithredu fel CBP. Nodweddion allweddol a gwmpesir gan bwyntiau 1,9,10, 11 a 12.
6. Rhaid i drafodion fod ar gael yn hawdd i'r awdurdod eu gweld o'r adroddiad banc dim mwy nag un diwrnodar ôl talu.
   • Rhaid i'r Prif Gontractwr sicrhau bod gan yr ACC fynediad i'r cyfrif drwy'r system fancio ar-lein (gellir sefydlu hyn fel mynediad darllen yn unig) neu sicrhau y bydd y banc yn anfon neu'n cynnig datganiad cyfrif y diwrnod ar ôl y dyddiad dyledus ar gyfer taliadau sydd i'w gwneud o'r CBP.
7. Dylid talu'r holl gontractwyr ac is-gontractwyr sydd wedi cofrestru i Weithred Ymddiriedolaeth CBP ar yr un pryd, unwaith y rhoddir awdurdodiad gan yr ymddiriedolwyr. Gwneir taliadau fel arfer o fewn 3-5 diwrnod gwaith.
8. Dylid gwneud taliadau o'r CBP i'r contractwr a buddiolwyr cyflenwyr eraill a enwir yn unig.
   • Dylai'r ACC wirio datganiadau cyfrif i sicrhau mai dim ond buddiolwyr a enwir (y contractwr a'r is-gontractwyr sydd wedi cwblhau Gweithredoedd Ymuno) sy'n cael eu talu o'r CBP.
9. Ni ddylai unrhyw gyfleuster siec fod ar gael ar y cyfrif.
10. Ni ddylai unrhyw gyfleuster gorddrafft fod ar gael ar y cyfrif.
11. Dylid cael cadarnhad gan fanc y CBP fod arian yn cael ei ddal mewn ymddiriedolaeth ac na ellir eu defnyddio i wrthbwyso unrhyw rwymedigaethau contractwr/cadwyn gyflenwi eraill.
12. Mae rhwymedigaeth ar y prif gontractwr i roi gwybod i'r ACC ac aelodau priodol o'r gadwyn gyflenwi ac ymddiriedolwyr am unrhyw newidiadau i'r CBP mewn perthynas â newid unrhyw delerau ac awdurdodiadau talu.