Adeiladu diwylliant ar gyfer cyd-gynhyrchu - Pennod 4. Prosiectau a rhaglenni

Mae'n rhaid i bopeth ddechrau yn rhywle. Dyma rai awgrymiadau allweddol ar gyfer dechrau eich gweithgaredd, prosiect neu ymyrraeth:

• Dechreuwch gyda'r egwyddor datblygu cynaliadwy a’r pum ffordd o weithio. Mae'n ddyletswydd arnom i gydymffurfio â Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol ac i gymhwyso'r ffyrdd hyn o weithio i bopeth a wnawn a phopeth a benderfynwn. Beth yw'r tri pheth cyntaf y gallwch chi eu gwneud a fydd yn ymgorffori'r pum ffordd o weithio?
• Nesaf, edrychwch ar yr Asesiad Effaith Integredig (IIA). Sut gallwch chi ymwneud â phobl mewn ffyrdd a fydd yn eich helpu i ateb y cwestiynau yn yr Asesiad Effaith Integredig?
• Gwnewch yn siŵr eich bod yn dechrau cadw cofnod Gwersi i Ddysgu ar gam cynnar, er mwyn casglu barn a phrofiadau wrth i chi symud ymlaen. Adolygwch y cofnod hwn yn rheolaidd yn ystod eich prosiect.
• Sefydlwch broses werthuso barhaus ar gyfer eich prosiect o'r dechrau.
• Sefydlwch ffordd dda a syml o roi'r wybodaeth ddiweddaraf i bobl a chael adborth parhaus.
• Os yw eich prosiect yn gysylltiedig â phrosiectau eraill, cadwch mewn cysylltiad rheolaidd i sicrhau’r synergedd ac effeithlonrwydd gorau.
• Wrth i chi ddechrau arni, defnyddiwch brosesau cynllunio egnïol a phrototeipio i wneud y mwyaf o'ch effaith gadarnhaol a'ch gallu i ymateb i newidiadau yn yr amgylchedd allanol.

Dewch ag arweinwyr y prosiect at ei gilydd yn rheolaidd ar gyfer cyfarfodydd rhaglen. Os nad yw unigolyn yn gallu mynychu, dylai anfon dirprwy sy’n gweithio ar y prosiect. Gweithiwch mewn rowndiau gan ddefnyddio'r cwestiynau canlynol neu debyg

Cyd-destun – yn debyg iawn i sesiwn gyffredin (h.y. mae pob unigolyn yn ateb y cwestiynau canlynol am ei brosiect yn ei dro)

Sut ydw i?

Sut mae’r prosiect (y rhan o’r rhaglen rydych chi’n cyfrifol amdano)?

• Pa deimlad sydd gen i am y prosiect?
• Sut mae tîm y prosiect?
• Beth mae pobl eraill yn ei ddweud a’i wneud?

Cynnydd – ers y cyfarfod diwethaf (eto, mae pob cyfranogwr yn ateb y cwestiynau canlynol yn ei dro)

Beth rydym wedi’i gyflawni?

Beth sy’n achosi anhawster i ni ar hyn o bryd? (problemau)

Beth allai fynd o’i le cyn bo hir? (risgiau uniongyrchol) 

Beth allem ni fod wedi’i fethu? (risgiau hirdymor)

Beth ydym wedi methu â’i ddeall?

Adnoddau (fel cylch cyn symud ymlaen at drafodaeth fwy cyffredinol)

Beth ydym wedi’i ddysgu? (o gyfnod presennol y prosiect a’r drafodaeth hon hyd yn hyn) 

Pa ryngddibyniaethau y mae angen i ni fod yn ymwybodol ohonynt? 

Pa newidiadau sydd angen i ni eu gwneud er mwyn symud y rhaglen ymlaen?

Cam Gweithredu (sicrhau bod llais pawb wedi’i glywed yn y drafodaeth ar adnoddau, cyn gofyn i bobl gynnig neu ofyn o dan y penawdau canlynol) 

Dyraniadau ac addasiadau 

Amserlenni a’r camau nesaf 

(Cytuno ar gamau gweithredu a’u nodi wrth iddynt godi)

Negeseuon

Pwy arall sydd angen cael gwybod am ein penderfyniadau?
Sut y byddwn ni’n gwneud hyn? (yn syth bin!) 

Gorffen – Sut ydym yn teimlo nawr? I bwy ydym ni eisiau diolch a pham?

Byrddau archwilio a byrddau gweithredol

Gellir defnyddio’r dechneg hon ar gyfer byrddau cyfarwyddwyr a grwpiau lefel uchel eraill megis byrddau rhaglenni neu grwpiau cyfeirio rhanddeiliaid.

Hypothesis

Mae gan unrhyw fwrdd o leiaf ddau ddull allweddol y mae angen iddo eu defnyddio i drafod y deunyddiau a gyflwynir iddo: dull cydweithredu a dull herio. Mae’n bwysig dewis y dull cywir ar gyfer y sefyllfa dan sylw. Mae llawer o fyrddau yn dewis un o’r dulliau hyn yn gynnar ac yn datblygu sgiliau cadarn yn y maes hwn. Fodd bynnag, gall hyn arwain at golli’r sgiliau sy’n gysylltiedig â’r dull arall ynghyd â llai o gyfle i’w ymarfer.

Y dull cydweithredu

Drwy ddefnyddio’r dull hwn, byddwch yn gweithio’n gyfartal a bydd pawb yn cyfrannu rhywbeth defnyddiol at y drafodaeth. Byddwch yn hoelio sylw ar ddatrys y broblem gyda’ch gilydd. Byddwch yn edrych yma ar yr hyn allai fod yn bosibl, y cyfleoedd arloesol, a pha gamau y gallech eu cymryd i helpu rheolwyr?

Y dull herio

Drwy ddefnyddio’r dull hwn, bydd y weithrediaeth yn ceisio herio’r rheolwyr i brofi pa mor ymarferol, cynaliadwy neu effeithiol yw’r weithred, y prosiect neu’r rhaglen arfaethedig. Byddwch yn edrych yma am yr hyn allai fynd o’i le a sut y gellir ei droi yn gyfle i wneud rhywbeth hyd yn oed yn well.

Awgrymiadau defnyddiol sy’n berthnasol i’r ddau ddull

• Dechreuwch o’r dechrau un a byddwch yn ddiymhongar. Nid oes atebion parod a bydd pob math o atebion gwahanol ar gyfer pob sefyllfa.
• Byddwch yn chwilfrydig. Bydd hyn yn annog cwestiynau; mwynhewch ddarganfod a dysgu pethau newydd.
• Peidiwch ag ofni amwysedd. Dechreuwch arni beth bynnag!
• Peidiwch ag anghofio’r egwyddor Cydraddoldeb Anabledd ‘dim byd amdanom ni, hebddom ni’. Gwnewch yn siŵr fod pobl yn gallu cymryd rhan o’r dechrau’n deg.
• Nid ydych ar eich pen eich hun. Ceisiwch ddod o hyd i eraill sydd am ddysgu a gweithiwch gyda nhw.

Ffyrdd syml o wella effeithiolrwydd

Ar gyfer pob eitem ar yr agenda, nodwch pa un ai’r dull herio neu’r dull cydweithredu y gofynnir amdano (ee gydag emoticonau addas).

Cynhaliwch ddiwrnodau cwrdd i ffwrdd lle y gall aelodau’r bwrdd ymarfer defnyddio un o’r dulliau, neu’r ddau ohonynt, i fireinio eu sgiliau.

Ar ddechrau unrhyw brosiect neu raglen

Penderfynwch ar eich cyfres gyntaf o dair neges allweddol ar y dechrau a’u rhannu’n eang:

• Cytuno ar neges gychwynnol glir gan gynnwys atebion i’r cwestiynau hyn a’u lledaenu: Beth yw diben y rhaglen hon? Pwy fydd yn gwneud penderfyniadau a phryd? Sut all pobl gynorthwyo, ymuno neu gael yr wybodaeth ddiweddaraf?

Yn ystod y prosiect neu raglen

• Ychwanegu eitem ar ddiwedd agenda pob cyfarfod sef 'negeseuon allweddol' (cyfarfodydd byrddau rhaglen, byrddau prosiect a chyfarfodydd rheolaidd â rhanddeiliaid)
• Yn ystod pob cyfarfod, cytunwchar hyd at dair neges allweddol
• Dosbarthu’r negeseuon allweddol i’r rhai sy’n cymryd rhan yn y cyfarfod drwy e-bost ar yr un diwrnod
• Cyfieithu’r wybodaeth a’u rhoi ar y wefan o fewn wythnos i ddyddiad y cyfarfod
• Gofyn i’r rhai sy’n cymryd rhan yn y cyfarfod i ledaenu’r neges e-bost ymysg eu sefydliadau a’u rhwydweithiau, ei thrafod a rhannu unrhyw adborth yn y cyfarfod nesaf.
• Trafod yr adborth hwn yn eich cyfarfod nesaf

Cyd-destun

Mae Saernïaeth Dyfodol Cynaliadwy yn cynnwys manylion am y newidiadau rydym yn ceisio eu gwneud yn Llywodraeth Cymru er mwyn gweithredu Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol. Dyma beth mae'n ei ddweud am risgiau:

Mae angen i ni symud oddi wrth;

Ddogfennu risgiau lle rydym yn rhoi ein ffydd mewn cofnodion risg a phrosesau manwl wedi’u cynllunio’n ofalus sy'n ein hamddiffyn rhag beirniadaeth ac yn ein helpu i nodi'r achos ar ôl i fethiannau ddigwydd. Rydym yn mynd i'r afael â symptomau yn hytrach na’r achosion sylfaenol.

Tuag at;

Reoli risgiau lle gallwn ond ddysgu a gwella drwy gymryd risgiau. Mae cynyddu ein dealltwriaeth o'r risgiau hirdymor sylweddol sy'n ein hwynebu nawr ac yn y dyfodol yn ein helpu i gynyddu’n aruthrol ein hawydd i gymryd risgiau tymor byr a reolir yn briodol.

Prosesau risg

Nid y gwaith papur yw’r agwedd bwysicaf ar reoli risgiau ond y ffordd rydym yn trafod, prosesu ac ymateb i'r gwaith papur hwnnw. Gallwn wella'r agwedd hon ar yr hyn a wnawn drwy wella ansawdd ein cyfarfodydd risgiau.

• Sut mae eich cyfarfodydd adolygu risgiau?
• Ydych chi (a chyfranogwyr eraill) yn teimlo'n frwdfrydig ac yn rhan o’r broses?
• Ydych chi’n gweithredu i atal, yn ogystal ag ymateb i risgiau?
• Ydych chi’n gweithredu i wella pethau nawr, mewn ffyrdd sydd hefyd yn cynyddu ein siawns o ddyfodol gwell?
• Sut ydych chi'n ymgorffori Tueddiadau’r Dyfodol yn eich gwaith rheoli risgiau?

Defnyddiwch eich ymateb i'r cwestiynau hyn i ail-ddylunio neu ail-ddyfeisio eich proses risgiau.

Un o'r pethau pwysicaf i'w wneud yw cynnal momentwm cyfarfod. Peidiwch â chanslo cyfarfod oherwydd dim ond dau ohonoch all fod yno. Yn hytrach, defnyddiwch y cyfarfod llai hwn fel cyfle i fynd yn ddyfnach neu i fyfyrio ar y broses risgiau ei hun.

Cyfarfodydd adolygu risgiau

Dyma rai o'r cwestiynau efallai yr hoffech eu gofyn (gan ddefnyddio rowndiau) yn ystod eich cyfarfodydd adolygu risgiau. Dewiswch un i dri i'w rhannu ym mhob cyfarfod.

• Beth yw'r risg fwyaf ar hyn o bryd y mae pob un ohonom wrthi’n ei rheoli?
• Cymorth pwy sydd ei angen arnaf/arnom i reoli'r risg (benodol) hon?
• Beth yw'r risg fwyaf (yn gyffredinol) sy'n ein hwynebu ar hyn o bryd? Sut ydyn ni'n ymgorffori mynd i'r afael â hyn yn ein hymatebion i risgiau eraill?
• Pa risg ydw i'n poeni fwyaf amdani heddiw?
• Pa risg ydw i'n teimlo'n fwyaf hyderus amdani heddiw?
• Pa mor dda mae ein rheolaeth o'r risg hon wedi'i hintegreiddio i'n prosesau rheoli cyffredin?
• Pa un o'r risgiau hyn sy'n broblem mewn gwirionedd (h.y. mae eisoes wedi digwydd)?
• Beth sydd ar goll (o hyd) o'n cofrestr risg?

Meddyliwch am eich cwestiynau penodol eich hun sy'n addas i'ch amgylchiadau chi. Rhowch gyfle i bawb ymateb. Defnyddiwch beth o'r cyngor cyffredinol ar wella ansawdd eich cyfarfodydd i'ch helpu.

Yn ogystal â dechrau, mae’n rhaid i bopeth hefyd ddod i ben. Dyma rai awgrymiadau gwych ar gyfer dod â'ch gweithgaredd, prosiect neu ymyrraeth i ben. Efallai y bydd rhai o'r gweithgareddau hyn yn cael eu cyfuno ar gyfer prosiectau bach ond peidiwch â'u drysu, gan fod angen yr holl gydrannau arnoch chi.

• Cynhaliwch gyfarfodydd tîm arferol am yn hirach nag yr ydych chi'n meddwl y byddwch eu hangen. Bydd angen o leiaf cwpl arnoch i drafod cwblhau a chau eich dogfennau prosiect a rheoli camau olaf eich proses werthuso. Yn ogystal, byddwch am gynnal nifer o weithdai allweddol.
• Dylech gynnal o leiaf un gweithdy Gwersi i'w Dysgu. Estynnwch wahoddiad i bawb sydd wedi bod yn rhan o'r gwaith. Rhannwch y cofnod gwersi a ddysgwyd diweddaraf gyda chyfranogwyr a gofynnwch iddynt fyfyrio ar hyn a'u profiadau nhw, a chyflwyno'r tair prif wers y credant sydd angen eu dysgu.
• Cynhaliwch o leiaf un gweithdy Rhannu gyda Rhanddeiliaid i drafod sut mae'r prosiect wedi datblygu, yr hyn a gyflawnwyd a chael adborth pellach ar gyfer y dyfodol.
• Cwblhewch eich asesiad cyfunol neu derfynol.
• Defnyddiwch y pum ffordd o weithio i sicrhau bod eich gwersi i'w dysgu yn rhan annatod o unrhyw strwythurau a phrosesau newydd ar gyfer beth bynnag rydych chi a'ch tîm yn mynd i'w wneud nesaf.
• Os yw'r tîm yn dod i ben, cynhaliwch sesiwn olaf i gydnabod llwyddiant a heriau eich prosiect cyn i chi symud ymlaen. Os byddwch yn parhau i weithio gyda'ch gilydd, gall hwn fod yn gyfarfod tîm arferol. Dylech gydnabod colledion yn ogystal ag enillion, ac efallai y gallwch osod rhai cwestiynau da gan ddefnyddio cadw a gollwng.
• Dywedwch diolch a hwyl fawr a dymunwch yn dda i bawb.