Storfa Ddiogelu Cymru: hysbysiad preifatrwydd

Mae Llywodraeth Cymru wedi arwain ar brosiect i greu Adolygiad Diogelu Unedig Sengl (ADUS) yng Nghymru.

Bydd yr ADUS yn darparu proses unedig ar gyfer Byrddau Diogelu wrth iddynt gynnal:

• adolygiadau lladdiad domestig
• adolygiadau ymarfer oedolion
• adolygiadau ymarfer plant
• adolygiadau lladdiad iechyd meddwl
• adolygiadau o laddiad ag arf ymosodol

Storfa Ddiogelu Cymru

Mae Prifysgol Caerdydd wedi datblygu Storfa Ddiogelu Cymru (y Storfa) ac mae'n parhau i ymwneud â'i datblygiad parhaus, ei darpariaeth a'i chynnal ar y cyd â Llywodraeth Cymru.

Bydd yr holl Adroddiadau ADUS sydd wedi'u cwblhau yn cael eu cadw yn y Storfa.

Bydd eu canfyddiadau'n cael eu defnyddio i lywio'r hyn a ddysgir ar sail Cymru gyfan drwy greu adroddiadau thematig.

Bydd Defnyddwyr Cymeradwy yn cael mynediad i'r Storfa er mwyn llywio arferion diogelu a dysgu gweithwyr proffesiynol, gan gynnwys:

• swyddogion yr heddlu
• gweithwyr cymdeithasol
• y rhai sy'n gweithio ym maes iechyd a gofal cymdeithasol

Gellir defnyddio'r Storfa hefyd at ddibenion ymchwil academaidd.

Data personol ac Adroddiadau ADUS

Bydd Adroddiadau ADUS yn cael eu llunio mewn ffordd sy'n dileu unrhyw fanylion personol a/neu'n defnyddio ffugenwau i leihau'r posibilrwydd y gellir adnabod unigolion o Adroddiad ADUS a gedwir yn y Storfa.

Er gwaethaf y defnydd o fesurau diogelu o'r fath, mae posibilrwydd y gallai unigolion y cyfeirir atynt yn Adroddiadau ADUS gael eu hadnabod o hyd drwy ddulliau rhesymol sydd ar gael, megis chwilio ar y rhyngrwyd. Gall hyn fod yn fwy tebygol pan fo'r digwyddiad sydd wedi sbarduno'r adolygiad yn un hysbys neu wedi cael sylw yn y cyfryngau.

Yn sgil hynny, mae Adroddiadau ADUS yn cael eu trin fel pe baent yn cynnwys data personol unigolion.

Bydd data personol yr adolygwyr sy'n ysgrifennu Adroddiadau ADUS a data personol unigolion sy'n cael mynediad i'r Storfa hefyd yn cael eu prosesu.

Rheolydd data

O dan gyfraith diogelu data y DU, Llywodraeth Cymru fydd rheolydd y data personol a brosesir gan y Storfa.

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys gwybodaeth bwysig am y Storfa, gan gynnwys:

• sut a pham y caiff eich data personol eu casglu
• sut y caiff eich data personol eu storio, eu defnyddio a'u rhannu
• eich hawliau mewn perthynas â'ch data personol

Storfa Ddiogelu Cymru a phrosesu data personol

Data personol sydd wedi'u cynnwys yn Adroddiadau ADUS

Bydd Adroddiadau ADUS yn cynnwys gwybodaeth am y digwyddiad sy'n destun yr adolygiad, ynghyd â gwybodaeth ddaearyddol, dyddiadau a gwybodaeth arall y mae unigolion wedi'i rhoi sy'n ymwneud â'r digwyddiad neu'r cefndir iddo.

Gallai'r wybodaeth hon, ynghyd â gwybodaeth berthnasol arall y gall rhywun arall ei defnyddio (er enghraifft, chwiliad ar y rhyngrwyd am wybodaeth), olygu y gellir adnabod unigolion.

Bydd Adroddiad ADUS yn cael ei ddarparu i'r Hwb Cydgysylltu ADUS gan y Bwrdd Diogelu perthnasol.

Y Bwrdd Diogelu fydd yn gyfrifol am sicrhau cywirdeb yr wybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn Adroddiad ADUS.

Unigolion y mae eu gwybodaeth wedi'i chynnwys yn Adroddiadau ADUS

Sut mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio eich data personol

O dan gyfraith diogelu data y DU, caiff Llywodraeth Cymru ddefnyddio eich data personol dim ond pan fo ganddi sail gyfreithlon dros wneud hynny.

Mae'r gwaith prosesu sy'n gysylltiedig â gweithredu Storfa Ddiogelu Cymru fel a ganlyn:

• bydd Adroddiad ADUS yn cael ei lanlwytho i Storfa Ddiogelu Cymru ynghyd â metadata cyfatebol, gan gynnwys teitl, blwyddyn cyhoeddi, blwyddyn y digwyddiad, math o adroddiad a'r casgliadau perthnasol
• bydd Adroddiad ADUS yn cael ei anodi â themâu allweddol, a bydd yr wybodaeth hon yn cael ei hychwanegu at y metadata drwy broses awtomatig nad yw'n dibynnu ar fewnbwn defnyddwyr
• bydd Adroddiad ADUS yn cael ei storio ar weinydd ffeiliau a bydd cyfeirnod yn cael ei ychwanegu at y metadata i nodi ble mae'r ffeil wedi'i storio
• bydd Defnyddwyr Cymeradwy yn gallu cael mynediad i'r Storfa drwy borth ar y we
• bydd Defnyddwyr Cymeradwy yn gallu defnyddio swyddogaeth chwilio'r Storfa i chwilio'r data sy'n cael eu storio yng nghronfa ddata Storfa Ddiogelu Cymru
• bydd y swyddogaeth chwilio yn cyfeirio at yr Adroddiad ADUS perthnasol ac yn darparu cyfeirnod ffeil y gellir ei ddefnyddio i lawrlwytho'r ffeil neu agor yr Adroddiad ADUS yn y syllwr dogfennau

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu

Bydd Llywodraeth Cymru yn dibynnu ar y ffaith bod prosesu'n angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd ac arfer awdurdod swyddogol fel sail gyfreithlon ar gyfer prosesu unrhyw ddata personol a gynhwysir yn Adroddiadau ADUS.

Mae'r sail gyfreithlon hon yn cynnwys swyddogaethau cyhoeddus a phwerau a nodir yn y gyfraith.

Bydd Llywodraeth Cymru yn dibynnu ar adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006, sy'n caniatáu iddi wneud unrhyw beth sy'n briodol i hyrwyddo llesiant cymdeithasol Cymru.

Ystyrir bod cymryd cyfrifoldeb am weithredu Storfa Ddiogelu Cymru yn hyrwyddo llesiant cymdeithasol Cymru.

Data categori arbennig

Data categori arbennig yw data personol sydd angen mwy o amddiffyniad oherwydd ei fod yn sensitif ac yn cynnwys:

• data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
• data personol sy'n datgelu barn wleidyddol
• data personol sy'n datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
• data personol sy'n datgelu aelodaeth o undebau llafur
• data genetig
• data biometrig (lle y'u defnyddir at ddibenion adnabod)
• data sy'n ymwneud ag iechyd
• data sy'n ymwneud â bywyd rhywiol person
• data sy'n ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol person

Er mwyn prosesu data categori arbennig yn gyfreithlon, rhaid nodi amod ar gyfer prosesu'r data hwnnw yn ogystal â sail gyfreithlon.

Amod Llywodraeth Cymru ar gyfer prosesu data categori arbennig a gynhwysir yn Adroddiadau ADUS yw bod prosesu'n angenrheidiol am resymau sy'n ymwneud â budd cyhoeddus sylweddol. Y buddiannau hynny yw rhwymedigaeth statudol Llywodraeth Cymru i hyrwyddo llesiant cymdeithasol Cymru.

Data am droseddau

Yn yr un modd â data categori arbennig, rhoddir amddiffyniad ychwanegol i ddata personol sy'n ymwneud ag euogfarnau troseddol a throseddau.

Mae data am droseddau yn cynnwys ystod eang o wybodaeth, gan gynnwys:

• gweithgarwch troseddol
• honiadau
• ymchwiliadau
• achosion

Gall hefyd gynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud â honiadau heb eu profi, amodau neu gyfyngiadau a osodir ar unigolyn fel rhan o'r broses cyfiawnder troseddol, neu fesurau sifil a allai arwain at gosb droseddol os na chedwir atynt.

Er mwyn prosesu data am droseddau yn gyfreithlon, mae angen i Lywodraeth Cymru nodi amod ar gyfer prosesu data am droseddau yn ogystal â sail gyfreithlon.

Amod Llywodraeth Cymru ar gyfer prosesu data am droseddau a gynhwysir yn Adroddiadau ADUS yw bod prosesu'n angenrheidiol am resymau sy'n ymwneud â budd cyhoeddus sylweddol. Y buddiannau hynny yw rhwymedigaeth statudol Llywodraeth Cymru i hyrwyddo llesiant cymdeithasol Cymru.

Rhannu data personol

Bydd Adroddiadau ADUS yn cael eu darparu i Brifysgol Caerdydd i'w prosesu a'u huwchlwytho i Storfa Ddiogelu Cymru.

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i Gytundeb Prosesu Data gyda Phrifysgol Caerdydd sy'n ei gwneud yn ofynnol i Brifysgol Caerdydd sicrhau diogelwch gwybodaeth sy'n cael ei huwchlwytho i'r Storfa.

Ni chaniateir i Brifysgol Caerdydd ddefnyddio data personol at ei dibenion ei hun a chaniateir iddi brosesu data personol dim ond at y dibenion a nodir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn ac yn unol â chyfarwyddiadau Llywodraeth Cymru.

Bydd Defnyddwyr Cymeradwy yn cael mynediad i'r Storfa.

Efallai y bydd achlysuron lle y gellir adnabod unigolion o wybodaeth sydd wedi'i chynnwys mewn Adroddiad ADUS oherwydd gwybodaeth ychwanegol sydd gan y Defnyddiwr Cymeradwy, neu y mae ganddo fynediad ati.

Mae'n ofynnol i Ddefnyddwyr Cymeradwy gydymffurfio â Thelerau Defnyddio'r Storfa, sy'n eu hatal rhag:

• defnyddio deunydd a data yn y Storfa at unrhyw ddiben heblaw gwella arferion diogelu a dysgu gweithwyr proffesiynol megis swyddogion heddlu, gweithwyr cymdeithasol a'r rhai sy'n gweithio ym maes iechyd a gofal cymdeithasol, a/neu at ddibenion ymchwil academaidd
• ceisio adnabod unigolion y cyfeirir atynt yn y Storfa

Bydd Adroddiadau ADUS yn cael eu cadw yn Storfa Ddiogelu Cymru am gyfnod amhenodol at ddibenion gwella arferion diogelu a dysgu gweithwyr proffesiynol megis swyddogion yr heddlu, gweithwyr cymdeithasol a'r rhai sy'n gweithio ym maes iechyd a gofal cymdeithasol a/neu ymchwil academaidd.

Yn gyffredinol, caiff eich gwybodaeth bersonol ei storio ar systemau cwmwl diogel (Microsoft) Prifysgol Caerdydd.

Mae'r systemau hyn wedi'u lleoli yn y DU neu mewn gwledydd a thiriogaethau yr ystyrir bod ganddynt ddarpariaethau diogelwch preifatrwydd a gwybodaeth digonol, megis yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE).

Gall fod adegau pan fydd angen storio gwybodaeth y tu allan i'r lleoliadau hyn. Pan fydd hynny'n digwydd, bydd asesiadau risg trosglwyddo yn cael eu cynnal lle bo angen er mwyn sicrhau bod mesurau diogelwch priodol ar waith i ddiogelu eich hawliau preifatrwydd.

Gall hyn gynnwys gosod rhwymedigaethau cytundebol ar dderbynwyr eich gwybodaeth bersonol pan nad oes mesurau diogelu perthnasol eraill yn bodoli. Bydd mesurau technegol, megis amgryptio, hefyd yn cael eu hystyried.

Mynediad at ddata personol

Mae Llywodraeth Cymru wedi sicrhau bod gan Brifysgol Caerdydd rwymedigaeth i roi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal data personol rhag cael eu colli yn ddamweiniol neu eu defnyddio neu eu cyrchu'n anghyfreithlon.

Cyfyngir mynediad at eich gwybodaeth bersonol i Ddefnyddwyr Cymeradwy.

Bydd y rhai sy'n prosesu eich gwybodaeth yn gwneud hynny dim ond mewn modd awdurdodedig, yn unol â Thelerau Defnyddio Storfa Ddiogelu Cymru, ac maent yn ddarostyngedig i ddyletswydd cyfrinachedd.

Torri rheolau diogelwch data

Mae gweithdrefnau ar waith i ymdrin ag unrhyw achosion a amheuir o dorri rheolau diogelwch data.

Bydd Llywodraeth Cymru yn rhoi gwybod ichi ac i unrhyw reoleiddiwr perthnasol am achosion a amheuir o dorri rheolau diogelwch data pan fo'n ofynnol yn ôl y gyfraith i wneud hynny.

Data personol a gaiff eu casglu

Er mwyn rhoi enw defnyddiwr a chyfrinair ichi i'ch galluogi i gael mynediad i Storfa Ddiogelu Cymru, ac er mwyn monitro eich defnydd o'r Storfa, bydd y data personol canlynol yn cael eu casglu a'u prosesu gan Hwb Cydgysylltu ADUS a Storfa Ddiogelu Cymru:

• enw
• cyfeiriad e-bost
• cyfeiriad y sefydliad rydych yn gweithio iddo
• data defnydd (er enghraifft, pryd y ceir mynediad i'r Storfa a'r math o ddata y ceir mynediad atynt)

Sut mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio eich data personol

Bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio eich data personol dim ond at y dibenion y cafodd eu casglu.

Mae hyn yn cynnwys:

• eich cofrestru fel Defnyddiwr Cymeradwy
• rheoli eich cofrestriad
• olrhain eich defnydd o'r Storfa er mwyn sicrhau eich bod yn cydymffurfio â'r Telerau Defnyddio
• gwella Storfa Ddiogelu Cymru

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu

O dan gyfraith diogelu data y DU, dim ond pan fo sail gyfreithlon dros wneud hynny y caiff Llywodraeth Cymru ddefnyddio eich data personol.

Ar gyfer cofrestru a rheoli Defnyddwyr Cymeradwy, mae Llywodraeth Cymru yn dibynnu ar y ffaith bod y prosesu'n angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd ac arfer awdurdod swyddogol.

Mae'r sail gyfreithlon hon yn cynnwys swyddogaethau cyhoeddus a phwerau a nodir yn y gyfraith.

Mae Llywodraeth Cymru yn dibynnu ar adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006, sy'n caniatáu iddi wneud unrhyw beth sy'n briodol i hyrwyddo llesiant cymdeithasol Cymru.

Ystyrir bod cymryd cyfrifoldeb am weithredu Storfa Ddiogelu Cymru yn hyrwyddo llesiant cymdeithasol Cymru.

Ar gyfer monitro defnydd o'r Storfa a gwella'r Storfa, mae Llywodraeth Cymru yn dibynnu ar y ffaith ei bod yn cyflawni tasg er budd y cyhoedd er mwyn:

• sicrhau bod y data a gynhwysir yn y Storfa yn cael eu defnyddio'n briodol
• cynnal diogelwch y data a gedwir yn y Storfa
• gwella gweithrediad ac ymarferoldeb y Storfa

Rhannu eich data personol

Ni fydd Llywodraeth Cymru yn rhannu eich data personol ag unrhyw drydydd parti ac eithrio Prifysgol Caerdydd, fel y nodir yn adran rhannu data'r hysbysiad preifatrwydd hwn.

Am ba hyd y bydd eich data personol yn cael eu cadw?

Bydd eich data personol yn cael eu cadw cyhyd â'ch bod wedi'ch cofrestru fel Defnyddiwr Cymeradwy Storfa Ddiogelu Cymru.

Ble caiff eich gwybodaeth bersonol ei chadw?

Bydd eich data personol yn cael eu cadw yn y DU gan Lywodraeth Cymru.

Ni fydd Llywodraeth Cymru yn trosglwyddo eich data personol y tu allan i'r DU nac i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE).

Mae gan Lywodraeth Cymru fesurau diogelwch priodol ar waith i atal data personol rhag cael eu colli'n ddamweiniol neu eu defnyddio neu'u cyrchu'n anghyfreithlon.

Cyfyngir mynediad at eich gwybodaeth bersonol i'r rhai sydd ag angen busnes gwirioneddol i gael mynediad ati.

Bydd y rhai sy'n prosesu eich gwybodaeth yn gwneud hynny mewn modd awdurdodedig yn unig ac yn ddarostyngedig i ddyletswydd cyfrinachedd.

Mae gan Lywodraeth Cymru hefyd weithdrefnau ar waith i ymdrin ag unrhyw achosion a amheuir o dorri rheolau diogelwch data.

Byddwn yn rhoi gwybod ichi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol am achosion a amheuir o dorri rheolau diogelwch data pan fo'n ofynnol yn ôl y gyfraith inni wneud hynny.

O dan gyfraith diogelu data, mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer yn rhad ac am ddim.

Dim ond mewn amgylchiadau penodol y mae rhai o'r hawliau hyn yn berthnasol, ac efallai na fydd pob hawl yn berthnasol i'r ffordd rydym yn defnyddio eich data personol.

I gael rhagor o wybodaeth am bob un o'r hawliau hyn, gan gynnwys yr amgylchiadau lle maent yn berthnasol, cysylltwch â ni neu gweler canllawiau Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) ar hawliau unigolion o dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data.

Arfer eich hawliau

Os hoffech arfer unrhyw un o'ch hawliau, y ffordd hawsaf o roi gwybod inni yw drwy anfon e-bost at:

ADUSCymru@llyw.cymru 

Gallwch hefyd ffonio neu ysgrifennu at ein Swyddog Diogelu Data (gweler Sut i gysylltu â ni isod).

Noder y gall Llywodraeth Cymru ofyn ichi:

• ddarparu digon o wybodaeth i'n helpu i'ch adnabod
• darparu prawf o'ch hunaniaeth a'ch cyfeiriad (er enghraifft copi o'ch trwydded yrru neu basbort)
• rhoi gwybod inni pa hawl yr hoffech ei harfer a'r wybodaeth y mae eich cais yn ymwneud â hi

Mae Llywodraeth Cymru wedi ymrwymo i drin eich data personol yn saff ac yn ddiogel, a dim ond cyhyd ag y mae angen inni wneud hynny.   

Os oes gennych chi unrhyw bryderon ynglŷn â'r ffordd rydym yn defnyddio eich data personol, y peth gorau fyddai ichi eu codi â’r tîm perthnasol i ddechrau.   

Gallwch hefyd gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data drwy e-bostio SwyddogDiogeluData@llyw.cymru neu drwy anfon llythyr i’r cyfeiriad isod:  

Llywodraeth Cymru  
Parc Cathays  
Caerdydd  
CF10 3NQ 

Os hoffech wneud cwyn ffurfiol am y ffordd y mae Llywodraeth Cymru wedi prosesu eich data personol, gallwch ddilyn y canllawiau ar y dudalen Cwyn am Lywodraeth Cymru. 

Byddwn yn cydnabod eich cwyn ac yn ymateb o fewn amserlen briodol, yn unol â deddfwriaeth diogelu data a'n proses gwyno. 

Cyhoeddwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn gyntaf ar 1 Medi 2024.

Bydd Llywodraeth Cymru yn sicrhau bod fersiynau wedi'u diweddaru o'r hysbysiad preifatrwydd hwn ar gael ar wefan Storfa Ddiogelu Cymru.

Sut i gysylltu â ni

Cysylltwch â ni neu â'n Swyddog Diogelu Data drwy'r post, e-bost neu dros y ffôn os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu'r data personol sydd gan Lywodraeth Cymru amdanoch.

Swyddog Diogelu Data

Helen Morris

Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

E-bost: swyddogdiogeludata@llyw.cymru