Canllawiau technegol ar yr Ardoll Ymwelwyr ar gyfer darparwyr llety ymwelwyr - Cadw cofnodion Ardoll Ymwelwyr
Canllawiau manwl ar yr Ardoll Ymwelwyr ar gyfer darparwyr llety i ymwelwyr yng Nghymru.
Ar y dudalen hon
Cadw cofnodion Ardoll Ymwelwyr
Bydd angen i ddarparwyr llety ymwelwyr gasglu digon o wybodaeth o ran yr ymwelwyr sy'n aros dros nos yn eu lleoliad llety ymwelwyr er mwyn caniatáu iddynt gyfrifo swm yr ardoll sy'n daladwy ar arhosiad yn gywir. Gall hyn olygu y bydd angen i ddarparwyr llety ymwelwyr gasglu gwybodaeth ychwanegol i'r hyn y maent yn ei gasglu ar hyn o bryd.
Ar gyfer cyfrifo'r ardoll, mae'n hanfodol bod y darparwr llety ymwelwyr yn cadw cofnod o nifer y bobl sydd â hawl i breswylio dros nos yn y lleoliad llety ymwelwyr o dan y contract, a sicrhau bod y contract yn adlewyrchu hyn. Heb hyn, ni fydd y darparwr llety ymwelwyr yn gallu cyfrifo'r ardoll sy'n daladwy ar archeb, ni fydd y contract yn cyfrif am nifer yr ymwelwyr dros nos, ac efallai y bydd angen cyfrifo'r ardoll ar sail yr uchafswm a all ddefnyddio’r lleoliad.
Os bydd gan ddarparwyr llety ymwelwyr leoliad lle gallai’r gyfradd is a’r gyfradd uwch fod yn berthnasol, bydd angen iddynt sicrhau eu bod yn cadw cofnodion digonol ar gyfer y ddwy gyfradd, er mwyn gallu cyfrifo eu sefyllfa ardoll yn gywir.
Mae gan ddarparwyr llety ymwelwyr rwymedigaethau y mae'n rhaid iddynt gydymffurfio â nhw o ran cadw cofnodion ar gyfer yr Ardoll Ymwelwyr. Mae’r rhain yn cynnwys cadw cofnodion cywir i helpu i bennu swm yr ardoll sy'n daladwy a dangos bod y ffurflen dreth yn gywir ac yn gyflawn. Mae cofnodion yn cynnwys cofnodion papur neu ddigidol, yn ogystal â dogfennau ategol megis cyfrifon, llyfrau, gweithredoedd, contractau, talebau a derbynebau.
Gweler DCRhT/1140 am y rheolau ynghylch pa mor hir y bydd angen cadw cofnodion.
Defnyddio llwyfannau archebu neu asiantau
Pan fydd darparwyr llety ymwelwyr yn defnyddio llwyfannau archebu, asiantau teithio ar-lein neu lwyfannau eraill fel rhan o'u busnes, gall y llwyfannau hynny gyfrifo'r ardoll a chasglu symiau cywir fesul archeb, ac anfon yr wybodaeth at y darparwr llety ymwelwyr.
Efallai y bydd angen i ddarparwyr llety ymwelwyr wirio a fydd eu platfform yn addasu ar gyfer yr Ardoll Ymwelwyr yng Nghymru.