Yr Ardoll Ymwelwyr i ddarparwyr llety ymwelwyr: canllawiau technegol - Cadw cofnodion Ardoll Ymwelwyr

Bydd angen i ddarparwyr llety ymwelwyr gasglu digon o wybodaeth o ran yr ymwelwyr sy'n aros dros nos yn eu lleoliad llety ymwelwyr er mwyn caniatáu iddynt gyfrifo swm yr ardoll sy'n daladwy ar arhosiad yn gywir. Gall hyn olygu y bydd angen i ddarparwyr llety ymwelwyr gasglu gwybodaeth ychwanegol i'r hyn y maent yn ei gasglu ar hyn o bryd.

Ar gyfer cyfrifo'r ardoll, mae'n hanfodol bod y darparwr llety ymwelwyr yn cadw cofnod o nifer y bobl sydd â hawl i breswylio dros nos yn y lleoliad llety ymwelwyr o dan y contract, a sicrhau bod y contract yn adlewyrchu hyn. Heb hyn, ni fydd y darparwr llety ymwelwyr yn gallu cyfrifo'r ardoll sy'n daladwy ar archeb, ni fydd y contract yn cyfrif am nifer yr ymwelwyr dros nos, ac efallai y bydd angen cyfrifo'r ardoll ar sail yr uchafswm a all ddefnyddio’r lleoliad.

Mae gan ddarparwyr llety ymwelwyr rwymedigaethau y mae'n rhaid iddynt gydymffurfio â nhw o ran cadw cofnodion ar gyfer yr Ardoll Ymwelwyr. Mae’r rhain yn cynnwys cadw cofnodion cywir i helpu i bennu swm yr ardoll sy'n daladwy a dangos bod y ffurflen dreth yn gywir ac yn gyflawn. Mae cofnodion yn cynnwys cofnodion papur neu ddigidol, yn ogystal â dogfennau ategol megis cyfrifon, llyfrau, gweithredoedd, contractau, talebau a derbynebau.

Gweler DCRhT/1140 am y rheolau ynghylch pa mor hir y bydd angen cadw cofnodion.

Trydydd partïon 

Pan fydd darparwyr llety ymwelwyr yn defnyddio llwyfannau archebu, asiantau teithio ar-lein neu lwyfannau eraill fel rhan o'u busnes, gall y llwyfannau hynny gyfrifo'r ardoll a chasglu symiau cywir fesul archeb, ac anfon yr wybodaeth at y darparwr llety ymwelwyr.

Efallai y bydd angen i ddarparwyr llety ymwelwyr wirio a fydd eu platfform yn addasu ar gyfer yr Ardoll Ymwelwyr yng Nghymru.