Yn y canllaw hwn
8. Cadw cofnodion ardoll da
Gallwch ddewis eich system eich hun ar gyfer cadw cofnodion.
Ond mae'n rhaid i chi gadw cofnodion ar bob arhosiad ar gyfer Ardoll Ymwelwyr.
Rhaid i'r cofnodion ar bob arhosiad gynnwys:
- dyddiad yr arhosiad
- nifer y gwesteion
- nifer y nosweithiau
Os bydd niferoedd eich gwesteion yn newid
Rhaid talu'r ardoll yn seiliedig ar nifer y gwesteion ar yr archeb. Nid oes angen i chi gadw cofnod o newidiadau yn nifer yr ymwelwyr sy’n aros o ddydd i ddydd yn ystod eu harhosiad.
Os ydych yn talu cyfradd is yr ardoll
Rhaid i chi gofnodi nifer y plant o dan 18 oed.
Nid oes angen i chi gofnodi eu henwau na'u dyddiadau geni.
Os ydych yn talu’r cyfraddau uwch a’r cyfraddau is
Rhaid i chi gadw cyfansymiau ar wahân ar gyfer gwahanol gyfraddau’r ardoll.
Os oes gennych fwy nag 1 lleoliad
Rhaid i chi gadw'r symiau ardoll ar wahân ar gyfer pob lleoliad.
Er enghraifft, pe baech chi'n berchen ar westy a safle gwersylla yng Nghaerdydd. Ar gyfer pob cyfnod cyfrifyddu, rhaid i chi gyflwyno:
- swm yr ardoll sy'n ddyledus ar y gwesty (cyfradd uwch)
- 2 swm ardoll sy'n ddyledus ar y safle gwersylla (cyfradd is ac uwch)
Arosiadau nad ydych chi'n talu'r ardoll arnyn nhw
Rhaid i chi gofnodi manylion yr arosiadau sydd:
- wedi'u canslo neu pan na ddaeth yr ymwelwyr
- yn cael eu darparu gan gyngor lleol i fod yn gartref dros dro
- yn 1 archeb am 32 noson neu fwy
Am faint sydd raid i chi gadw eich cofnodion
Rhaid i chi gadw eich cofnodion am 6 blynedd ar ôl i chi gyflwyno'ch ffurflen.
Gwneud newidiadau i'ch ffurflen
Rhaid i chi gadw eich cofnodion am 6 blynedd ar ôl i chi wneud y newid.
Pryd y gallwn ni wirio'ch cofnodion
Gallwn ofyn i chi ddangos eich cofnodion ardoll:
- pan fo gennym gwestiynau am eich ffurflen
- pan fyddwn yn credu eich bod wedi gwneud camgymeriad